Nuevo diseño CI

Ciencias de la Información Vol. 43, No. 3, septiembre - diciembre, pp. 33 - 42, 2012
Propuestas informativas que integran el Manual
de Información Institucional
Liuris Rodríguez Castilla
Yudeisy Pérez González
La investigación describe aspectos
The research describes the theoretical
teóricos conceptuales sobre los sistemas
conceptual aspects on information systems
de información en las Instituciones, como
in the institutions as a tool for decision making
herramienta para la toma de decisiones y
and organization of information. Cuban
la organización de la información. Se
auditable laws taking into consideration the
exponen las legislaciones cubanas
use and importance of information for
auditables que perciben el uso e importancia
organizations are shown and compared
de la información para las entidades y se
searching for the common aspects helping
comparan buscando los aspectos comunes
to develop an information handbook as a
que ayuden a elaborar un manual de
tool for the organization’s information system.
información como herramienta en el
It is shown that through the information
sistema de información en la Organización.
system of an organization, all of the legal
Se evidencia que a través del sistema de
dispositions can be integrated organizing the
información en una entidad, se pueden
totality of information generated, allowing
integrar las disposiciones legales logrando
their rapid location and guaranteeing their
organizar toda la información que se
preservation. It is shown that the information
genera, localizarla rápidamente y garantizar
handbook is a very useful tool for information
su conservación. Se demuestra que el
management in the enterprise.
manual de información constituye una
herramienta útil para el trabajo con la
Keywords: Information system; laws on
información en una empresa.
Cuban information, organization of
information, decision - making
Palabras clave: Sistema de información;
legislaciones de información cubanas;
organización de información; toma de
decisiones
Introducción
oda organización, institución,
Las instituciones tienen como procesos
hasta el momento son la base de la gestión
empresa o entidad, se sustenta
comunes la planificación, organización,
empresarial. Durante los últimos años se han
T en documentos que recogen distribución y el control y a su vez, adquieren incrementado las investigaciones sobre el
información. Esta se ha convertido en un
una gran importancia para la gestión y
análisis de la información como factor clave
recurso fundamental a gestionar como factor
aplicación de dichos procesos, los recursos
para la toma de decisiones, la gestión y el eje
crítico en sus procesos para llegar al éxito.
humanos, económicos, materiales y de
conceptual sobre el que afectan los sistemas
Para que una empresa funcione legalmente,
información.
de información empresariales. (Muñoz
debe tener un conjunto de regulaciones
Cañavate, 2003).
establecidas entre las que se encuentran,
En la denominada «Era de la Información»,
por ejemplo, la resolución de creación, los
se considera a la información como un recurso
La autora Ponjuán Dante define la gestión
nombramientos de los directivos, el objeto
que se encuentra al mismo nivel de los
de información como el proceso mediante el
empresarial, el registro comercial, entre otros.
financieros, materiales y humanos, los que
cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos
Ciencias de la Información
33

Rodríguez y Pérez
básicos (económicos, físicos, humanos,
La información es la base de los sistemas
dicho sistema y el valor que comienza a
materiales) para manejar información en y
tales como: gestión de información, gestión
dársele a este recurso como vía para que las
para la sociedad a la que se sirve. Tiene como
documental, gestión de contenidos, gestión
empresas puedan formular estrategias que
elemento básico, la gestión del ciclo de
del conocimiento, entre otros. Todos estos
les permitan insertarse en el mercado y
vida de este recurso y ocurre en cualquier
recursos se pudieran manejar mejor y contribuir
obtener mejores resultados.
organización. (Ponjuán Dante, 2005)
a la toma de decisiones si se encuentran
organizados en un sistema de información. El
De forma general, están presentes varias
Artiles Visbal coincide con Ponjuán Dante
desarrollo o implantación de un sistema de
disposiciones nacionales que son auditadas
y considera que la gestión de información
Información en una empresa, se aplica en
en una u otra medida y que recogen la
es un proceso de alta dirección que facilita
función de las necesidades a las que va
importancia de la Información en la empresa,
la creación de un conocimiento nuevo. Se
dirigido. No se puede ver la información
indicando en algunos puntos, cómo
concreta en acciones estratégicas a partir
fuera de un sistema, pues esta es usada
organizarla y usarla como un recurso
del redireccionamiento de los recursos con
constantemente en los procesos.
necesario. Existen además otros estatutos
los cuales opera (humanos, tecnológicos, de
específicos que solo se aplican en sectores
información), con el objetivo de elevar los
propios en Cuba y otros de carácter
niveles de eficiencia, eficacia y efectividad
Transformaciones en el
internacional que inciden en los sistemas
en el cumplimiento de un fin deseado (meta
sistema empresarial cubano
de información del sector empresarial.
- misión - objetivo) de cualquier organización,
y añade valor a los productos y servicios para
En Cuba, durante el periodo especial, en la
Método
satisfacer una demanda. (Artiles Visbal, 2009)
década del ‘90, se buscaron alternativas
para la administración y organización en las
Este artículo tiene como objetivo identificar
La gestión de información se rige
empresas que favorecieran el desarrollo
las reglamentaciones generales y específicas
fundamentalmente por los principios
eficiente de estas, ante la adversa situación
que respaldan el uso, organización y control
derivados de las teorías de sistemas y del
económica que tenía el país. Para ello, 1987
de la información en las empresas en Cuba,
ciclo de vida de la información. Según
se introdujo en las empresas pertenecientes
y analizar detalles, aquellas que son auditadas
Ponjuán Dante, citada por Visbal, la gestión
al Ministerio de las Fuerzas Armadas
nacionalmente, buscando los puntos en
de información es esencial en los sistemas de
Revolucionarias (MINFAR), el Sistema de
Perfeccionamiento Empresarial, logrando
común que permitan realizar un manual de
información. Estos están integrados por un
tras sus estrategias resultados positivos. Esto
información en la empresa abarcando los
conjunto de componentes que almacenan,
permitió que en el V Congreso del Partido
requerimientos de esas legislaciones,
procesan y distribuyen información, y cuyo
Comunista de Cuba (PCC), se tomara la
utilizándolas como una herramienta necesaria
propósito es obtener salidas de información
decisión de extenderlo a todas las empresas
para la organización del sistema de información
relacionadas con los procesos que componen
estatales del país. (Comité Ejecutivo del
y la toma de decisiones.
la organización. (Artiles Visbal, 2009)
Consejo de Ministros, 2007)
El método de trabajo utilizado para esta
Coincidiendo con Visbal, «si la gestión de
Como parte de la idea de establecer
indagación se sustento en una especializada
información se asocia con el sistema de
transformaciones en el sistema de
búsqueda orientada en la identificación de
información de una organización, entonces
organización de las empresas cubanas para
la información que propiciará la realización
esta debe»:
que obtuvieran ventajas competitivas,
de dicho Manual de información. La aplicación
de técnicas documentales y para la selección
1. Identificar los tipos de información que
mediante el proceso de perfeccionamiento
bibliografía se propició realizar una selección
maneja la organización.
empresarial, se comienza un uso diferente
en la información. Es vista como un recurso
y clasificación de la información a tratar en
2. Organizar los flujos de información en
estratégico y por tanto en los documentos
este estudio. El método documental y de
diagramas, que constituyen los mapas de
regulatorios que orientan esta actividad, la
análisis bibliogarfico fue el implementado
información en la empresa.
información tiene su espacio, en el que se
para el proceso investigativo.
3. Identificar el ciclo de vida de la información
hace alusión a varios elementos que forman
según los tipos de información.
parte del proceso de organización, lo que
Resultados y discusión
resulta importante para el apoyo de la toma
4. Identificar las necesidades de información
de decisiones y así lograr la competitividad.
En las Ciencias de la Información el ciclo de
por procesos en la organización.
vida de la información representa las etapas
5. Identificar las necesidades de información
Al implantarse el perfeccionamiento
por las que esta transita, desde su generación
personales según categorías (directivos,
empresarial en Cuba, se hace necesario
hasta su uso.
tener en cuenta diferentes documentos
mandos medios, empleados).
legales que rigen este proceso. En los
La perspectiva de un Sistema de Información,
6. Diseñar y estructurar los servicios de
mismos se hace alusión a la forma en que
se fundamenta en cuatro actividades básicas:
información en función de las necesidades.
debe manejarse la información, incluso en
algunos de ellos a través de la implementación
7. Registrar, controlar y almacenar la
Entradas de información (asociándola en la
de un sistema de información, lo que puede
etapa de Origen y su representación en los
información producida en la organización.
entenderse como un paso de avance en
flujos de información); el Procesamiento de
8. Difundir y socializar la información para
cuanto al reconocimiento que se tiene en el
Información (se puede ubicar en la etapa que
la generación de nuevos conocimientos.
sentido de documentar la forma de organizar
lleva este mismo nombre y en los sistemas
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volumen 43, no. 3, septiembre-diciembre, 2012

Propuestas para la integración informativa en un Manual de Información Institucional
Perfeccionamiento Empresarial. (Comité
Ejecutivo del Consejo de Ministros, 2007).
• Decreto 281/2007. Reglamento para la
implantación y consolidación del Sistema
de Dirección y Gestión Empresarial Estatal.
Establece las características, principales
normas técnicas y de actuación, los diferentes
procedimientos, las facultades delegadas a
las empresas y organizaciones superiores de
dirección y enmarcamientos que se establecen
en el desarrollo para la implantación del Sistema
de Dirección y Gestión. (Consejo de Estado
de la República de Cuba, 2011)
• Decreto Ley 265/2009. Del Sistema
Gráfico 1. Ciclo de vida de la Información. Modelo de la escuela Soviética.
Nacional de Archivos de la República de
Cuba. Establece las disposiciones generales
para la protección del Patrimonio Documental
generalmente abarca los modelos o sistemas
decisiones, por lo que cada empresa deberá
de la Nación, así como las normas y principios
automatizados que se utilizan); el
hacer un estudio de la información necesaria,
que rigen la Gestión Documental en el territorio
Almacenamiento de Información (se puede
teniendo en cuenta los requerimientos de
nacional. (Consejo de Estado de la República
ubicar en la etapa que lleva este mismo nombre
de Cuba, 2009)
su nivel superior. (Comité Ejecutivo del
y representarlo en la gestión documental o
Consejo de Ministros, 2007)
proceso archivístico); y las Salidas de
• Ley de Bibliotecas- Decreto-Ley No. 271/
Información (se pueden ubicar en la etapa
2010: establece los principios y bases
La información cobra gran importancia en la
de diseminación y también se representan
fundamentales que rigen la actividad
Organización porque es la evidencia física
bibliotecaria del Estado cubano, fortaleciendo
en flujos)
y legal de su existencia y es por ello que
el papel que juegan las bibliotecas en el
cuando estas son inspeccionadas o auditadas,
cumplimiento del derecho constitucional de
En las entradas el sistema toma los datos que
la documentación es la constancia de las
los ciudadanos al acceso a la educación, la
requiere para procesar la información. Se
funciones realizadas y el cumplimiento de
historia, la cultura y las ciencias en todas
recepciona y analiza toda la información que
sus objetivos. Los auditores siempre solicitan
sus manifestaciones, así como regular las
existe o llega. El procesamiento de la información
la información palpable, y los sistemas de
funciones de la Biblioteca Nacional de Cuba
permite la transformación de los datos en
información son la clave para el éxito de la
José Martí. (Consejo de Estado de la República
fuentes de información y conocimientos que
organización y el control de sus procesos,
de Cuba, 2010)
pueden ser utilizados para la toma de
pues establecen las entradas (flujos), la
decisiones. En el almacenamiento se
organización (Almacenamiento- Archivos),
• Resolución 60/2011 de la Contraloría
establecen las formas de organizar y guardar
el uso (Procesamiento- modelos) y sus salidas
General de la República. Poner en vigor las
la información con el objetivo de recuperarla
(circulación y destino).
definiciones del Control Interno, el contenido
con mayor rapidez y facilidad.
de sus componentes y sus normas. Establece
las normas y principios básicos de obligada
Las salidas facilitan obtener la información
Legislaciones que amparan la
observancia para la Contraloría General de
nuevamente del sistema y que esta circule
información en Cuba
la República y los sujetos a las acciones de
constantemente en un ciclo, pues al ser usada
auditoría, supervisión y control de este
por los recursos humanos, genera nuevo
Las legislaciones que indican el uso y
Órgano. Constituye un modelo estándar del
conocimiento y nueva información.
organización de la información para las
Sistema de Control Interno. (Contraloría
empresas en Cuba se pueden describir en
General de la República de Cuba, 2011).
Importancia y uso de un Sistema
dos grupos, aquellas que son obligatorias
Sustituyó la Resolución 297/2003 Control
y auditadas a nivel nacional y otras
Interno.
de Información en la Empresa
legislaciones específicas de algunos sectores
o empresas.
• Decreto-Ley no. 281/2011. Del Sistema de
La dirección de una Institución se beneficia
Información del Gobierno. Establece los
al disponer, en todo momento, de la información
principios de organización y funcionamiento
que le resulte verdaderamente útil para dirigir
Algunas de las Legislaciones
del Sistema de Información del Gobierno.
y tomar decisiones. Para ello deberán analizar
Generales (auditadas nacionalmente):
Agrupa el conjunto integrado de los sistemas
su sistema informativo tanto interno como
informativos del país, que interactúan para
externo, partiendo del criterio de que, sin
• Decreto-Ley No. 252/2007 Sobre la
satisfacer las necesidades informativas en
información no se puede dirigir, pero para
Continuidad y el Fortalecimiento del Sistema
todos los niveles. Incluye en su composición
dirigir, no hace falta «cualquier información
de Dirección y Gestión Empresarial Cubano.
a los sistemas informativos del Gobierno
o mucha información», sino la que
Actualiza y amplía las disposiciones jurídicas
Central, de los organismos de la Administración
verdaderamente resulte útil para tomar
normativas de carácter general sobre el
Central del Estado, de las administraciones
Ciencias de la Información
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Rodríguez y Pérez
locales del Poder Popular, y del resto de las
la información y garantizar un respaldo legal
conservación de archivos en diferentes
entidades empresariales y presupuestadas
que responda a las condiciones y necesidades
soportes y define los conceptos básicos,
del país, que gestionan información relevante
del proceso de informatización del país.
los principios y los requisitos de la gestión
para el Gobierno. (Consejo de Estado de la
(Ministerio de la Informática y las
de documentos en las organizaciones.
República de Cuba, 2011)
Comunicaciones, 2007)
(International Standard Organization, 2001)
• Decreto Ley 199/1999 OCIC. Sobre la
Por otro lado, en los Lineamientos de la Política
Algunas de las Legislaciones
seguridad y protección de la Información
Económica y Social del Partido y la Revolución,
específicas:
Oficial. Establece y regula el Sistema para la
en el acápite I Modelo de gestión económica,
Seguridad y Protección de la Información
se hace referencia a la racionalidad de los
• Resolución 41/2009 CITMA Lineamientos
Oficial. Comprende la clasificación y
sistemas de información en las entidades a
para la conservación de las fuentes
desclasificación de las informaciones, las
partir de los controles de gestión en las
documentales, instrumentación de los
medidas de seguridad con los documentos
empresas. Planteando en el punto 11 de los
mecanismos que permitan la conservación
clasificados, la Seguridad Informática, la
lineamientos generales que:
preventiva y la restauración de documentos
Protección Electromagnética, la Protección
en papel y formatos especiales, para lo cual
Criptográfica, el Servicio Cifrado y el conjunto
«El control externo sobre la gestión de las
resulta conveniente establecer los lineamientos
de regulaciones, medidas, medios y fuerzas
que garanticen su aplicación. (González
entidades se basará principalmente en
que eviten el conocimiento o divulgación no
Bermúdez, 2009)
mecanismos económico-financieros, sin
autorizados de esta información. (Consejo
excluir los administrativos, reduciendo la
de Estado de la República de Cuba, 1999)
• Resolución No. 63/2006 CITMA Dictamina
carga actual de tales controles y haciendo
a través del reglamento para los consejo
más racionales los sistemas de información».
La tercera y cuarta legislación mencionada
científico en las entidades de ciencia e
(Partido Comunista de Cuba, 2011)
en este acápite corresponden a regulaciones
innovación tecnológica. Define objetivos y
específicas de instituciones del Ministerio
funciones, como órgano colectivo asesor
Para el trabajo estratégico en el sistema
de Salud Pública, se presentan como
de la dirección de cada Entidad de Ciencia e
empresarial cubano sobre todo en el sector
institucionales y del sector, pero están muy
Innovación Tecnológica, para propiciar y
técnico-productivo se estipulan cuatro
vínculadas a otras instituciones que gestionan
estimular, de forma sistemática, el análisis
pilares que sustentan la Política de Ciencia
y comercializan bajo estas resoluciones.
de temas de interés para el desarrollo
e Innovación Tecnológica en Cuba que son:
científico y tecnológico en las entidades, así
como elaborar recomendaciones sobre la
Legislación que amparan la
• La formación de un potencial científico y
base de las prioridades del desarrollo
información Internacionalmente
tecnológico autóctono, con una amplia cultura
económico, político y social del país y las
general integral y principios y valores propios.
directivas y normas trazadas por las
En el ábito internacional también existen
instituciones estatales competentes.
• La orientación de las actividades científicas
documentos normativos que hoy inciden en los
y tecnológicas al desarrollo económico y
sistemas de información del sector empresarial,
• Resolución 79/2003 CITMA Aprobar y
social del país, garantizando la protección
dentro de los que pueden mencionarse:
poner en vigor la Regulación No. 6-2003
ambiental y de los miembros de la sociedad.
«Requisitos de los Concentrados Leucocitarios
• Norma de Calidad ISO 9000:2000. Sistema
• La asimilación de conocimientos y
Humanos como materia prima para la
de gestión de la calidad-fundamentos y
tecnologías provenientes de otros países que
Industria Farmacéutica» que constituye la
vocabularios. Contiene todos los fundamentos
signifiquen una elevación de la calidad de
actualización de la Regulación No.2/97.
o principios de gestión de la calidad que
vida de nuestra población y del desarrollo
(Pérez Cristiá, 2003)
constituyen la filosofía para los requisitos
socioeconómico del país y que respeten los
de la norma ISO 9001:2000. Contiene todo el
principios éticos, sociales, ambientales y
• Regulación 6/2006 CECMEC. Requisitos de
vocabulario utilizado en la serie de normas
culturales de nuestra sociedad.
los Concentrados Leucocitarios Humanos como
ISO 9000. (International Standard
materia prima para la Industria Farmacéutica.
Organization, 2000)
• La generación de tecnologías propias.
(Ministerio de la Salud Pública, 2003)
• Norma de Calidad ISO 9001/2008 especifica
¿Qué tienen en común?
• Políticas de Información del CITMA. Es la
los requisitos para un sistema de gestión de
concertación de la acción nacional en torno
la calidad que pueden utilizarse en su
Usando estas legislaciones generales, y
a la generación, recolección, organización,
aplicación interna por las organizaciones,
teniendo en cuenta los pilares mencionados,
comunicación y asimilación de la información
para certificación o con fines contractuales.
se puede organizar el Sistema de Información
que el país requiere para modernizar sus
Se centra en la eficacia del sistema de gestión
en la entidad, que abarque en su conjunto los
procesos de desarrollo y afianzar la dirección
de la calidad para satisfacer los requisitos
aspectos comunes, de manera tal que pueda
del progreso. (Ministerio de Ciencia Tecnología
del cliente. (International Standard
ser útil para organizar toda la información que
y Medio Ambiente, 2003)
Organización, 2008)
se genera constantemente, localizarla de
manera rápida y conservar la información el
• Resolución 127 del MIC Seguridad
• ISO 15489-1 y 2: 2001 Información y
tiempo que sea necesario. Si se analiza cada
Informática. Aprueba y poner en vigor el
documentación - Gestión de documentos.
reglamentación en detalles, observará que
Reglamento de Seguridad para las Tecnologías
Proporcionan una guía sobre cómo gestionar
al llevarlas a la práctica, unas incluyen tareas
de la Información. Establece los requerimientos
o administrar los documentos y su relación
de otras, solo que están interpretadas de
que rigen la seguridad de las tecnologías de
con los sistemas electrónicos para la
forma diferentes.
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volumen 43, no. 3, septiembre-diciembre, 2012

Propuestas para la integración informativa en un Manual de Información Institucional
Tabla 1. Comparación entre las legislaciones auditables nacionalmente.
Ciencias de la Información
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Rodríguez y Pérez
Tabla 2. Comparación por indicadores entre legislaciones.
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volumen 43, no. 3, septiembre-diciembre, 2012

Propuestas para la integración informativa en un Manual de Información Institucional
El sistema de información
sistemas que tributen a la gestión y flujo
blog, repositorios, sistema de capital humano,
constante de información en la entidad,
de la gestión de conocimiento en la entidad,
De seguro su entidad es auditada por algunas
como puede ser: intranet, sistema de control
blog, repositorios, sistema de capital humano,
de estas regulaciones. Para desarrollar el
interno, aplicaciones informáticas para la
dirección de investigaciones y postgrado,
sistema de información en su organización,
gestión económica y contable, vigilancia
entre otros.
debe seguir un conjunto de pasos lógicos
tecnológica, biblioteca, estructuras de una
que le ayudarán a tomar aspectos coincidentes
empresa, entre otros.
2. Utilice el organigrama de la Empresa y realice
de estas legislaciones. Apoyándose en lo que
un levantamiento de toda la información que
- Subsistema de Gestión Documental: a través
plantea la autora Visbal (Artiles Visbal, 2009)
circula por las estructuras existentes, con esto
de este subsistema podrá agrupar y almacenar
citada en acápites anteriores:
logrará identificar todo el flujo informativo
la información de la entidad por tipos de
que haya, como también se le conoce, el Cuadro
archivos (archivos de gestión, archivo central,
1. Identifique todos los subsistemas de
de Origen y Destino de la Información. Puede
archivo histórico)
información que hayan en su entidad y
auxiliarse de una tabla en Excel que le ayudará
clasifíquelos según corresponda:
- Subsistema de Gestión del Conocimiento:
a organizar y filtrar el flujo de información
todos aquellos sistemas que tributen
fácilmente, describiendo la información por
- Subsistemas de Gestión de Información:
generación información (documentos) a partir
indicadores (en columnas) como el ejemplo que
se pueden agrupar en él todos aquellos
de la gestión de conocimiento en la entidad,
se muestra debajo u otros que considere:
Tabla 3. Cuadro de Origen y Destino de la Información (levantamiento del flujo informativo).
3. Para relacionarlo con el Sistema de Gestión
de la Calidad y de Control Interno, describa
los procesos identificados a través del Manual
de Procedimientos que existe en la empresa,
ambas legislaciones lo establecen siguiendo
modelos específicos. Estos procedimientos
describirán de forma detallada un proceso,
Figura 2. Ejemplo de símbolos a utilizar para representar diagramas de flujos de datos.
el cual podrá representar gráficamente a través
de un diagrama de flujo de datos, como lo
indica el Sistema de Calidad, utilizando para
a realizar el cuadro de clasificación, herramienta que le permitirá organizar toda la información
ello la simbología que se determine por los
identificada para su posterior almacenamiento y recuperación. Este cuadro de clasificación
especialistas, puede tomar como ejemplo
debe ir acompañado del un cuadro de plazo de trasferencia, a través del cual se indicarán los
algunas de estas:
períodos de permanencia de cada nivel de archivo.
Con estos símbolos puede representar también
Se recomienda usar la descripción funcional que plantea el autor Michel Roberge (Roberge,
el diagrama de contexto de un área, que el
1995), pues los cuadros de clasificación orgánicos y funcionales, tienden a variar
ayudará a ver gráficamente la relación de
constantemente debido a los cambios en las estructuras de las organizaciones.
cada estructura con el resto de las áreas de
la empresa, y a su vez, explotar los procesos
Todas estas tareas tributan al subsistema de Gestión Documental, que incluye además las
más importantes definidos en el sistema de
normas de conservación de los documentos, los modelos establecidos para el traslado y
calidad.
acceso a la información, así como las normas para la descripción física.
4. Una vez identificada toda la información
1. Cuando haya realizado todas estas tareas, integre todo en un documento «Manual de
existente, apóyese en la ley de archivos para
Información», siguiendo una estructura coherente.
identificar todos los niveles de archivos
existentes (archivos de gestión u oficina,
- Caracterización general de la Empresa: describir brevemente los datos generales sobre
archivo central, archivo histórico) y proceda
la Entidad (nombre, localización, misión y estructura-organigrama)
Ciencias de la Información
39

Rodríguez y Pérez
Figura 3. Ejemplo de un Diagrama de Contexto de una estructura de la Entidad.
- Objetivos y Alcance del Reglamento:
decisiones de la Empresa y agrúpela por orden
Conclusiones
describir los objetivos para los que es
de prioridad.
elaborado el manual y el alcance que va a tener.
- La información se ubica dentro de los
- Sistemas automatizados de la Entidad:
principales recursos de una entidad, unido
- Generalidades del Sistema de Información:
Describir brevemente los sistemas automatizados
a los financieros, materiales y humanos, por
descripción general del sistema de información
de la Organización y cómo funciona la
lo que toda organización se sustenta en
en la Empresa, los subsistemas que lo conforman
infraestructura tecnológica del Centro.
documentos que recogen información
y cómo será organizado cada uno de ellos.
- Gestión Documental: organizar la
reglamentaria, general y específica que
respalde el uso, organización y control de la
- Cuadro de Origen y Destino de la
información identificada a través de un cuadro
información en las empresas como un factor
Información: descripción de los flujos de
de clasificación, establecer los tipos de archivos
crítico para todos los procesos de una entidad
información existentes en todas las áreas
existentes, el cuadro de plazos de transferencia
que le llevará a su éxito.
de la Empresa, puede apoyarse como ejemplo
y las normas de conservación y archivo.
en los campos descritos anteriormente. Según
- Disposiciones Finales: elementos de
- La dirección de una empresa se beneficia
el nivel de detalle al que desee llevar su sistema
aprobación, modificación, acceso y
al disponer, en todo momento, de la información
de Información, después de realizar todo el
conocimiento el Manual en la Organización,
que le resulte verdaderamente útil para dirigir
levantamiento de información a través del
así como términos y definiciones aclaratorias.
y tomar decisiones. En Cuba, sus empresas
cuadro de origen y destino, puede explotar
son auditadas a través de un esquema nacional,
los procesos usando la representación de
Al concluir contará en la entidad con un manual
buscando los puntos en común en nuestro
los diagramas de flujo de datos.
de información único que abarque todos los
sistema de información legislativo, permitirá
aspectos relacionados con la información
realizar un manual de información en la
- Cuadro de Mando de la Información: de
en las legislaciones auditadas y le servirá como
empresa.
toda la información identificada en el cuadro
una herramienta útil para la identificación,
de origen y destino, clasifique aquella que
organización, control y acceso a la información
-A través del sistema de información en una
verdaderamente influye en la toma de
en su empresa.
entidad, se pueden integrar las disposiciones
40
volumen 43, no. 3, septiembre-diciembre, 2012

Propuestas para la integración informativa en un Manual de Información Institucional
legales logrando organizar toda la información
que se genera, localizarla rápidamente y
garantizar su conservación. Por lo que
identificando a la información necesaria, se
catalogan los requerimientos de esas
legislaciones, utilizándolos como una
herramienta necesaria para la organización
del sistema de información y la toma de
decisiones.
- Los sistemas de información son la clave
para el éxito en la organización, y para el control
de sus procesos y la toma de decisiones. Un
manual de información constituyen una
herramienta útil para el trabajo con la
información en una empresa, un documento
indispensable para la estrategia institucional.
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documental, de información y
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Gráfico 4. Ejemplo de un Diagrama de flujo de datos de un proceso.
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Ciencias de la Información
41

Rodríguez y Pérez
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