Revista Española de Documentación Científica, Vol.
31, No 3 (2008)
Estudios
Rodrigo Costas, Luz Moreno, María Bordons. Solapamiento y singularidad de
MEDLINE, WoS e IME para el análisis de la actividad científica de una región en
Ciencias de la Salud. Vol. 31, No.3 (2008), pp. 327-343

Gregorio González Alcaide, Miguel Castellano Gómez, Juan Carlos Valderrama
Zurián, Rafael Aleixandre Benavent. Literatura científica de autores españoles sobre
análisis de citas y factor de impacto en Biomedicina (1981-2005). Vol. 31, No.3
(2008), pp. 344-365

Irene Ramos Vielba, Néstor Clabo Clemente. Calidad de las sedes web de las OTRI
universitarias andaluzas: contenidos, usabilidad y accesibilidad. Vol. 31, No.3 (2008),
pp. 366-395

Javier Valenciano Valcárcel, Miguel Villamón, José Devís-Devís. Evaluación y
clasificación de las revistas científicotécnicas españolas de Ciencias de la Actividad
Física y el Deporte. Vol. 31, No.3 (2008), pp. 396-412

Alicia Arias Coello, José Simón Martín. Estudio de los hábitos de uso de los
estudiantes en la biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. Vol. 31, No.3
(2008), pp. 413-431

Internet
Gonzalo Mochón Bezares, Ángela Sorli Rojo. Tesauros de Humanidades en internet.
Vol. 31, No.3 (2008), pp. 437-452

Normas
Equipo Editorial. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de
documentos. Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación. ISO 23081-2. Vol.
31, No.3 (2008), pp. 453-506
Noticias
Elisa García-Morales. VIII Congreso de Anabad. Madrid 13-15 de febrero 2008. Vol.
31, No.3 (2008), pp. 507-508



Rosa Sancho. Congreso Internacional de Información INFO2008 y IV Seminario
Internacional sobre Estudios Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la Tecnología
«Gilberto Sotolongo Aguilar». Vol. 31, No.3 (2008), pp. 508-512

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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 327-343, 2008
ISSN 0210-0614
ESTUDIOS / RESEARCH STUDIES
Solapamiento y singularidad de MEDLINE, WoS e IME
para el análisis de la actividad científica de una región
en Ciencias de la Salud
Overlapping and singularity of MEDLINE, WoS and IME for the analysis of the
scientific activity of a region in Health Sciences
Rodrigo Costas*, Luz Moreno*, María Bordons*
Resumen: La inclusión de un solo lugar de trabajo en los registros bibliográ-
ficos de MEDLINE constituye una conocida e importante limitación para
el uso de la base de datos con fines bibliométricos. En este documento se
ofrecen datos cuantitativos sobre las repercusiones que esta limitación
tiene sobre el volumen e impacto de la producción científica de una deter-
minada región española en un estudio basado en MEDLINE. En concreto,
se estima que 1/3 de los documentos de la región no se identifican en esta
base de datos por figurar la región en una posición distinta a la primera; y
tiende a infravalorarse el impacto regional, ya que son documentos en
colaboración que se publican en «mejores» revistas y reciben más citas que
el promedio de la producción.
Palabras clave: ciencias de la salud, bases de datos bibliográficas, lugar de
trabajo, solapamiento, cobertura, singularidad, bibliometría, MEDLINE,
Web of Science, IME.
Abstract: The inclusion of a single affiliation address in MEDLINE biblio-
graphic records is a well-known important limitation for the use of this
database for bibliometric purposes. This paper provides quantitative data
regarding the effects of this limitation on the quantity and impact of the
scientific production of a Spanish region measured via MEDLINE. It is
estimated that 1/3 of the papers produced by this region cannot be identi-
fied in this database because the region does not appear in the affiliation
address. Moreover, the impact of the region tends to be undervalued since
* Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnología (IEDCYT, antes CINDOC). CSIC.
Madrid (España). Correo-e: rodrigo.costas@cindoc.csic.es.
Recibido: 11-10-2007; 2.a versión: 30-1-08.
327

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RODRIGO COSTAS Y OTROS
these collaborative papers are published in «better» journals and receive
more citations than many other publications.
Keywords: health sciences, bibliographic databases, institutional address,
overlapping, coverage, singularity, Bibliometrics, MEDLINE, Web of
Science, IME.
1. Introducción
Las bases de datos bibliográficas desempeñan un papel fundamental en la inves-
tigación bibliométrica, ya que permiten analizar la actividad científica realizada por
investigadores, centros, regiones y países; detectar sus fortalezas y debilidades e
identificar tendencias en la investigación. Las bases de datos multidisciplinares
–por ejemplo, el Web of Science o, más recientemente, Scopus– son muy adecua-
das para el estudio de la actividad de un país o región en todas las áreas del conoci-
miento, mientras que las bases de datos especializadas adquieren especial relevan-
cia en los estudios de áreas temáticas concretas, ya que, en general, presentan una
mayor cobertura del área y un tratamiento más elaborado de la información temáti-
ca (descriptores, términos de indización, códigos de clasificación, etc).
La selección de las bases de datos a utilizar en un estudio bibliométrico consti-
tuye una fase esencial del mismo, ya que existen diferencias entre ellas en su cober-
tura, en la información proporcionada para cada registro y en sus prestaciones de
descarga de documentos. En lo que se refiere al vaciado de fuentes primarias, algu-
nas bases de datos vacían solo artículos de revistas, mientras que otras incluyen
libros, actas de congresos, e incluso patentes o informes. Por otro lado, algunas
bases sólo proporcionan la información bibliográfica básica de cada registro (autor,
título, revista, etc.), frente a otras que añaden el lugar de trabajo de los autores, o
indizan los documentos (palabras clave, códigos de clasificación). Especialmente
relevante es la exhaustividad y grado de normalización de la información contenida
en algunos campos como el campo «autor» (Costas y Bordons, 2007; Ruiz-Pérez et
al., 2002; Spinak, 1995) o el «lugar de trabajo» de los investigadores (Gálvez y
Moya-Anegón, 2007; Gómez y Galban, 1986). Todas estas características determi-
nan la selección de una u otra fuente y, en última instancia, repercuten sobre los
resultados de los estudios.
En el área de las Ciencias biomédicas, MEDLINE es sin duda la base de datos
de referencia por su amplia cobertura temática y la indización de sus documentos a
través de un lenguaje controlado. Pero existen algunas limitaciones en su uso biblio-
métrico, como es la poca normalización de algunos de sus campos (autores, centros,
países) y la inclusión de un solo lugar de trabajo. Este último factor limita su uso
como base de datos única en los estudios bibliométricos en que se emplea una deli-
mitación geográfica, es decir, aquellos en los que se plantea una búsqueda basada en
el campo lugar de trabajo, como es el caso de la identificación de los documentos
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
de una región o un país, ya que sólo se recuperan aquéllos en los que la región o país
estudiado aparece como primer firmante. Aunque esta limitación es bien conocida,
no se ha descrito cómo puede repercutir en los resultados de los estudios. En con-
creto, nos planteamos en este trabajo cuál es la recuperación que ofrece MEDLINE,
frente a la ofrecida por el Web of Science (WoS) o el Indice Médico Español (IME),
de la producción científica de una determinada región española en Ciencias de la
Salud, qué porcentaje de su producción no se recupera por incluir MEDLINE un
solo lugar de trabajo, y qué repercusiones puede tener esta pérdida de documentos
sobre el impacto de la región obtenido en los estudios. Dado que la producción no
recuperada comprende documentos en colaboración (todos tienen más de 1 lugar de
trabajo), para los que habitualmente se describe un mayor impacto esperado y obser-
vado (Bordons et al, 1993; Torres Salinas, 2007), ¿podría infravalorarse el impacto
medio de la región a causa de esta pérdida de documentos?
Recientemente se ha realizado en el IEDCYT un análisis de la producción cien-
tífica de la Comunidad de Aragón en Ciencias de la Salud (Gómez et al., 2007b). En
dicho estudio se utilizaron tres bases de datos para obtener una cobertura lo más
amplia posible del área: a) MEDLINE, principal base de datos en Ciencias de la
Salud, que presenta una amplia cobertura de revistas biomédicas. b) WoS, base de
datos multidisciplinar e internacional, que recoge una selección de revistas de alta
calidad y prestigio, y aporta indicadores específicos como el factor de impacto de
las revistas. c) IME, base de datos española especializada en Medicina, que aporta a
las bases anteriores la investigación de interés más local. En este estudio se analizan
los aspectos antes mencionados tomando como unidad de análisis la producción
científica en Ciencias de la Salud de esta región.
2. Objetivos
Se plantea el estudio de la producción científica de Aragón durante 2001-2005
en la base de datos MEDLINE, así como en WoS e IME, con el fin de analizar los
siguientes aspectos:
• solapamiento y singularidad de las bases de datos MEDLINE, WoS e IME en
su cobertura de las publicaciones de la región;
• cuantificar el volumen de documentos no recuperados de MEDLINE por no
pertenecer a esta región el primer centro firmante de las publicaciones (único
recogido en esta base de datos);
• analizar la posible repercusión que la recuperación incompleta de documentos
puede tener sobre las medidas más habituales de impacto de una región.
Se desean extraer conclusiones útiles de cara a la realización de futuros estudios
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RODRIGO COSTAS Y OTROS
bibliométricos en el área de Ciencias de la Salud. Aunque los datos aquí analizados
se refieren a una determinada región española, ésta es una región de tamaño medio
cuyo comportamiento podría ser representativo del de otras comunidades españolas,
aunque confirmar este último aspecto queda fuera de los objetivos de este trabajo.
3. Metodología
3.1. Descripción de las Bases de Datos: MEDLINE, WoS, IME
MEDLINE (http://www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez/query/static/overview.html)
Base de datos bibliográfica elaborada por la National Library of Medicine
(NLM) de Estados Unidos. Presenta una cobertura temática amplia en biomedicina
y salud, abarcando también ciencias de la vida, del comportamiento, ciencias quí-
micas y bioingeniería; todas ellas son disciplinas necesarias para los profesionales
de la salud, y para otros profesionales dedicados a la investigación básica en cien-
cias biomédicas, a la atención sanitaria, a la sanidad pública y al desarrollo de polí-
ticas sanitarias. Incluye documentos publicados en más de 5.000 revistas y en 37
idiomas diferentes. El 90% de las revistas se recogen «cover to cover». Un aspecto
distintivo de MEDLINE es que los registros son indizados con el vocabulario con-
trolado de la NLM, los Medical Subject Headings (MeSH), lo que facilita las bús-
quedas de información. En los primeros años, para cada documento se incluía un
máximo de seis autores, añadiendo luego «et al» para indicar la presencia de otros
colaboradores. Desde el año 2000 no existe límite en el número de autores, y desde
2002 aparecen los nombres completos de los mismos. En los primeros años tampo-
co se recogía el lugar de trabajo de los autores, y a partir de 1988 se incluye la direc-
ción institucional del primer autor del artículo. El campo de la dirección del autor
no está normalizado, apareciendo la dirección tal como es especificada por el autor,
pudiéndose encontrar en inglés y/o en español. En algunos registros no aparece el
país, sino la provincia, la capital de provincia o la ciudad y en otros incluso no apa-
rece el campo dirección (Rodríguez Gairín y Somoza Fernández, 2003). La presen-
cia de un solo lugar de trabajo y la falta de normalización complica el uso de la base
de datos con fines bibliométricos. En este estudio se empleó la base de datos MED-
LINE disponible a través del Web of Knowledge.
Web of Science (WoS) (http://scientific.thomson.com/products/wos/)
Elaborada por Thomson Scientific (antes Institute for Scientific Information,
ISI), comprende tres importantes bases de datos: Science Citation Index (SCI),
Social Sciences Citation Index (SSCI) y Arts & Humanities Citation Index
(A&HCI). Es una base de datos bibliográfica multidisciplinar e internacional que
proporciona información sobre aproximadamente 9.300 revistas científicas de gran
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
prestigio internacional. El WoS presenta diversas características que la convierten
en la base de datos más utilizada con fines bibliométricos: recoge todos los autores
de un documento y la dirección de todos ellos –con cierto grado de normalización–,
lo que permite realizar estudios de colaboración científica; y además incluye las
referencias de cada documento, así como el número de citas que recibe, siendo posi-
ble mediante esta información calcular distintos indicadores basados en citas. Por
otro lado, Thomson publica anualmente el Journal Citation Reports (JCR), que
incluye una elaborada recopilación de indicadores sobre las revistas incluidas en el
SCI, entre ellos el factor de impacto de las revistas, útiles para identificar las revis-
tas más prestigiosas dentro de cada disciplina. El WoS presenta cierto sesgo a favor
de la ciencia básica frente a la aplicada y a favor de las revistas en lengua inglesa
(Moed, 2005).
Indice Médico Español (IME) (http://bddoc.csic.es:8080)
Esta base de datos recoge en la actualidad una selección de más de 200 revistas
médicas españolas. Cubre todas las disciplinas básicas, las especialidades clínicas y
las áreas relacionadas con aspectos asistenciales, organizativos y metodológicos de
la medicina y campos afines. Para cada registro se incluye un conjunto de términos
y códigos que representan el contenido del documento (descriptores, palabras
clave). La base de datos recoge el lugar de trabajo de todos los autores, pero en los
últimos años, debido a una serie de vicisitudes por las que atraviesa esta base datos,
este campo falta en parte de los documentos (Osca Lluch, 1999).
3.2. Delimitación y obtención de la población de estudio.
Se ha obtenido la producción de Aragón en las bases de datos MEDLINE, WoS
e IME durante el periodo 2001-2005 (Gómez et al., 2007b) a través de una búsque-
da en el campo lugar de trabajo. Dicha búsqueda incluyó el nombre de las provin-
cias, así como el de las principales ciudades de la región, esto último necesario en
MEDLINE porque este campo no está normalizado. Todos los documentos de la
región incluidos en las bases de datos MEDLINE e IME, especializadas en medici-
na, se consideraron relevantes para el estudio. En la base de datos WoS, la delimi-
tación temática se hizo atendiendo a la clasificación de revistas en disciplinas ela-
borada por Thomson Scientific; de forma que se consideraron documentos médicos
aquéllos publicados en alguna de las revistas incluidas en las disciplinas que se pre-
sentan en el Anexo I.
Los documentos obtenidos a partir de las diferentes bases de datos se enfrenta-
ron entre sí a través de distintos algoritmos, que se basan en la comparación iterati-
va de los registros de las distintas bases de datos a través de diferentes campos (títu-
lo del documento, título de revista, fecha publicación, etc.) lo que permite detectar
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RODRIGO COSTAS Y OTROS
documentos solapados en diferentes pasos y con alto grado de acierto (Costas e Iri-
barren-Maestro, 2007).
3.3. Indicadores de solapamiento
Con el fin de cuantificar el solapamiento de documentos entre las diferentes
bases de datos, se han utilizado las siguientes medidas:
– Índice de Meyer (Meyer et al., 1983), también denominado índice relativo de
singularidad o peculiaridad (Cañedo Andalia, 1999; Pulgarín y Escalona,
2007). Este indicador permite comparar la cobertura de varias bases de datos
sobre un tema determinado. Para este índice, las fuentes primarias únicas, con-
tenidas en una sola base de datos, son las que tienen un mayor peso o valor
(peso=1), que se reduce progresivamente para las fuentes duplicadas
(peso=0,5) o triplicadas (peso=0,3). De este modo se premia las bases de datos
que presentan más documentos de forma única. Cuánto mayor es el índice,
mayor es la singularidad de la base de datos, es decir, que ésta recoge un
mayor número de documentos únicos, sólo recogidos en dicha base, lo cual
tiene un gran interés para realizar una adecuada selección de fuentes de infor-
mación en los estudios bibliométricos.
Sumatorio número de documentos * Peso
Índice Meyer =
Núm. total documentos recuperados
– % solapamiento relativo. Es una medida usada originalmente por Bearman y
Kunberger (1977) y definida por Gluck (1990). Consiste en calcular el sola-
pamiento de una base de datos en otra, teniendo en cuenta el peso de los docu-
mentos solapados respecto de los de presencia única. La fórmula general es:
|A ∩ B|
% solapamiento en A =
|A|
|A ∩ B|
% solapamiento en B =
|B|
3.4. Indicadores bibliométricos
Para analizar el impacto de la producción de la región se han obtenido los
siguientes indicadores:
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
– Factor de impacto anual de las revistas de publicación de los documentos. A
cada documento se le ha asignado el Factor de Impacto (FI) de su revista de
publicación en el año correspondiente (Journal Citation Report, JCR). El Fac-
tor de Impacto es un indicador del prestigio de las revistas científicas. Puede
considerarse un indicador del «impacto esperado» de un documento.
– Número total de citas. Total de citas recibidas por cada documento desde su
año de publicación hasta la actualidad. Es un indicador de la visibilidad o
«impacto observado» de cada documento en la comunidad científica.
Dado que sólo se dispone de datos de impacto para los documentos contenidos
en WoS, este análisis se centra en el conjunto de documentos publicados en revistas
comunes a WoS y MEDLINE. Se analiza si hay diferencias en el impacto de los
documentos firmados por la región en primera posición y aquéllos firmados en pos-
teriores posiciones (estos últimos no identificados por la búsqueda en MEDLINE,
pero sí en WoS).
Se utilizan tests para muestras no paramétricas y la U de Mann-Whitney, consi-
derándose las diferencias significativas cuando p < 0,05.
4. Resultados
4.1. Cobertura y solapamiento de documentos entre bases de datos
Se identifican 1.530 documentos en MEDLINE, frente a 2.392 en WoS y 1.381
en IME. Las tres bases de datos analizadas proporcionaron un total de 3.692 docu-
mentos diferentes, publicados en un total de 1.114 revistas. En total, 2.269 docu-
mentos (62%) son documentos únicos, recogidos en una sola de las bases de datos,
y 1423 (38%) están solapados entre dos o más bases de datos. En la figura 1 se pre-
senta la distribución del total de documentos y artículos por bases de datos, así como
los datos de solapamiento entre ellas.
En las tres bases de datos predominan los artículos de revista, pero su propor-
ción varía desde el 95% de artículos en MEDLINE hasta el 75% en WoS. En esta
última base de datos se incluye un mayor porcentaje de resúmenes de congresos y
cartas. Las distintas políticas de indización de las bases de datos, que difieren en su
cobertura de los tipos documentales, contribuyen a explicar estas diferencias y
deben tenerse en cuenta en los estudios de solapamiento ya que algunas revistas pue-
den estar incluidas en dos bases de datos, pero no todos sus documentos están dupli-
cados. Los análisis incluidos en este documento se limitan al tipo documental «Ar-
tículo», por ser el que tiene mayor importancia en la transmisión de resultados ori-
ginales de investigación.
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RODRIGO COSTAS Y OTROS
Figura 1
Datos generales del solapamiento de documentos entre bases de datos
Nota: Total = 3.692 documentos; 3.001 artículos.
Figura 2
Tipología documental por bases de datos
MEDLINE
95 %
N=1530
IME
90%
N=138
Artículo
Resumen congreso
Cartas
WoS
73%
Revisiones
N=2392
Editorial
Otros
Total
81%
N=3692
0%
20%
40%
60%
80%
100%
% Documentos
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
4.1.1. «Singularidad» de las bases de datos
El análisis de la «singularidad» de las diferentes bases de datos se puede realizar
a través del porcentaje de documentos «únicos» a cada base de datos, pero también a
través del índice de Meyer, que no sólo considera los documentos únicos, sino el
grado de solapamiento con las otras bases. A través de ambos indicadores se obser-
va la mayor singularidad de IME, seguida de WoS. MEDLINE presenta la menor sin-
gularidad, debido principalmente a su gran solapamiento con WoS (tabla I).
Tabla I
Singularidad de las distintas bases de datos (artículos)
Base de datos
% Documentos únicos
Índice Meyer
WoS
659*100/1.753=38%
659*1+939*0,5+155*0,3 = 0,67
1.753
MEDLINE
206*100/1.455=14%
206*1+1.094*0,5+155*0,3 = 0,55
1.455
IME
834*100/1.205=69%
834*1+263*0,5+155*0,3
= 0,81
1.250
4.1.2. Análisis del solapamiento
El porcentaje de solapamiento de cada base de datos con respecto a cada una de
las otras dos se muestra en la tabla II.
Tabla II
Porcentaje de solapamiento entre bases de datos (artículos)
WoS
MEDLINE
IME
WoS
0,59
0,12
MEDLINE
0,72
0,25
IME
0,17
0,29
Como se puede observar, el mayor grado de solapamiento de documentos se
produce entre MEDLINE y WoS, estando el 72% de los documentos de MEDLINE
recogidos también en WoS. Por su parte, el 59% de los documentos de WoS están
también en MEDLINE. El menor solapamiento se produce entre IME y WoS y afec-
ta al 17% de los documentos IME y al 12% de los documentos WoS.
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RODRIGO COSTAS Y OTROS
4.2. Consecuencias de la inclusión en MEDLINE de un solo lugar de trabajo
La recuperación de documentos de MEDLINE a través de una búsqueda efec-
tuada en el campo lugar de trabajo tiene el inconveniente de que esta base de datos
sólo recoge el centro de trabajo del primer firmante, por lo que hay que asumir la
pérdida de aquellos documentos en los que la región estudiada firma en una posi-
ción diferente a la primera. En este apartado se pretende realizar una estimación de
la importancia de dicha pérdida de documentos.
a) Recuperación incompleta de la producción
Una primera aproximación a la pérdida de documentos en MEDLINE consiste
en cuantificar el número de artículos en los que la región estudiada firma en una
posición diferente a la primera en la base de datos WoS, y extrapolar este compor-
tamiento a la base de datos MEDLINE. La región firma el 33% de sus artículos en
WoS en una posición diferente a la primera, por lo que en una primera estimación,
su producción MEDLINE estaría infravalorada en un 33%.
Una aproximación más rigurosa se obtiene identificando las revistas comunes a
WoS y MEDLINE y cuantificando los documentos no recuperados de MEDLINE a
pesar de aparecer en revistas comunes. Una vez desechadas las pérdidas por dife-
rencias en cobertura de tipos documentales u otras razones, se identificaron 625 ar-
tículos en los que la región analizada aparecía en segunda posición o posteriores.
Esta cifra corresponde al 30% del total de los documentos WoS-MEDLINE, y está
muy próxima al 33% antes estimado.
Estos datos indican que el conjunto total de artículos comunes a WoS y MED-
LINE ascendería en realidad a 1666 artículos (1.041+625) y que el solapamiento
entre WoS y MEDLINE sería superior al observado directamente de los artículos
descargados (tabla III). De este modo se puede observar que el 95% de los artículos
de WoS están recogidos en MEDLINE, aunque parte de ellos no se pueden obtener
de una búsqueda directa por lugar de trabajo a causa de la mencionada limitación de
MEDLINE. La tabla III incluye los datos de solapamiento entre WoS y MEDLINE.
El solapamiento «observado» se basa en los documentos recuperados mediante las
estrategias de búsqueda empleadas, mientras que el «estimado» calcula el solapa-
miento real entre bases de datos una vez corregido para los defectos en la recupera-
ción de documentos.
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
Tabla III
Solapamiento observado y estimado entre WoS y MEDLINE (IME no considerado)
Únicos
WoS y
Total
Total
Solapamiento
Solapamiento
WoS
MEDLINE MEDLINE
WoS
WoS-MEDLINE
MEDLINE-WoS
Observado
712
1.041
1.455
1.753
1.041/1.753=0,59
1.041/1.455=0,72
(659+53)
(155+886)
Estimado
87
1.666
2.080
1.753
1.666/1.753=0,95
1.666/2.080=0,80
(712-625)
(1.041+625) (1.455+625)
Nota: 625 artículos comunes a WoS y MEDLINE no se recuperan de MEDLINE por figurar la región estu-
diada en un lugar de trabajo diferente al primero.
Se pone así de manifiesto la limitación que supone para la realización de estu-
dios bibliométricos delimitados geográficamente la inclusión en MEDLINE de un
solo lugar de trabajo. En el caso concreto de la región estudiada, cerca de 1/3 de sus
artículos no se recuperarían de la base de datos por figurar dicha región en un lugar
de firma distinto al primero. Esta pérdida se produciría en los estudios basados sólo
en MEDLINE, pero se reduce si se usan además otras bases de datos con las que
existe solapamiento de documentos y que incluyen todos los lugares de trabajo de
los autores. Así, el uso combinado de MEDLINE y WoS reduce la pérdida de artí-
culos a un 9%, considerando que del total de los artículos de MEDLINE, el 72%
están solapados con WoS y el 28% restante son únicos (0,33*0,28=0,09). Si además
se añade IME, el porcentaje de artículos únicos a MEDLINE se sitúa en un 14% y
la pérdida se reduciría a un 5% (0,33*0,14=0,05).
b) Impacto
La inclusión de un solo lugar de trabajo en los registros de MEDLINE también
puede tener repercusiones sobre el impacto medio calculado para la región sobre
dicha producción. Considerando los documentos publicados en revistas comunes a
WoS y MEDLINE, se distinguen dos grupos de documentos que vamos a denomi-
nar: «Firma 1», formado por los artículos en los que la región firma en primer lugar
(identificados en MEDLINE a través de la estrategia de búsqueda empleada); y
«Firma 2», que incluye el conjunto de artículos en los que la región firma en segun-
do lugar o posteriores posiciones (no identificables en MEDLINE a través del lugar
de trabajo). Se observa entonces que el grupo «Firma 2» incluye con más frecuen-
cia investigación realizada en colaboración (presenta un mayor numero de autores y
centros/documento) (p<0,000), que tiende además a publicarse en revistas de más
prestigio atendiendo a su factor de impacto (p<0,000) y a recibir un mayor número
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de citas (p<0,000) que los artículos del grupo «Firma 1». Así, los indicadores de
impacto calculados sin tener en cuenta los registros «perdidos» estarían infravalo-
rando la visibilidad e impacto real de la producción de la región (figura 3).
Figura 3
Diferencias en colaboración e impacto de los artículos solapados entre WoS y
MEDLINE en los que a) la región firma en primer lugar (Firma 1) (N=1041);
b) la región firma en posiciones posteriores (Firma 2) (N=625)
5. Conclusiones
Conocer las ventajas y limitaciones de las distintas bases de datos es esencial
para seleccionar la más adecuada para cada estudio, sobre todo si consideramos que
dicha selección puede incidir en los resultados de los análisis. Este trabajo muestra
que, aunque MEDLINE es la base de datos de referencia en el área biomédica, la
inclusión de un solo lugar de trabajo en sus registros constituye un grave inconve-
niente que limita su uso en los estudios bibliométricos. Hay que señalar que los
resultados obtenidos en este trabajo se refieren al comportamiento de una determi-
nada región, y que podrían existir diferencias inter-regionales que habría que anali-
zar en un futuro.
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
Cobertura, solapamiento y singularidad
A pesar de la amplia cobertura de las ciencias biomédicas repetidamente descrita
para la base de datos MEDLINE, ésta solo aporta el 41% de la producción de la región
estudiada, mientras que WoS permite recuperar el 65% e IME el 37%. Se observa,
pues, que a través de una búsqueda en el campo lugar de trabajo, WoS es la base de
datos que permite una mayor recuperación de las publicaciones de la región. El mayor
solapamiento se produce entre MEDLINE y WoS, mientras que IME presenta la mayor
singularidad, es decir, que cuenta con el mayor porcentaje de documentos únicos no
incluidos en las otras bases de datos –todas ellas revistas españolas-, y tiene especial
valor para analizar la investigación biomédica con una orientación más local. La baja
cobertura y singularidad de MEDLINE se asocia a la imposibilidad de recuperar aque-
llos documentos en los que la región firma en segunda o posteriores posiciones.
¿Hasta qué punto estas diferencias en cobertura, descritas para una región con-
creta, son extrapolables al resto de las regiones españolas? Creemos que podrían
existir pequeñas diferencias entre regiones en función del peso de la investigación
básica y clínica en las mismas. Una mayor orientación básica se acompañaría de un
mayor porcentaje de publicaciones internacionales (mejor cobertura en WoS); mien-
tras que el peso de MEDLINE e IME podría incrementarse paralelamente con la
actividad clínica. Estudios previos han señalado la mejor cobertura de la base de
datos SCI frente a MEDLINE en ciencias biomédicas, mientras que la situación se
invierte para la investigación clínica (Pestaña, 1997).
Un solo lugar de trabajo en MEDLINE: implicaciones sobre indicadores
de actividad e impacto
Nuestro análisis muestra que si se realizara el estudio de esta región basado solo
en MEDLINE se infravaloraría su actividad en cerca de un 30%, ya que éste es el
porcentaje de su producción no identificable por el campo lugar de trabajo, porque
la base de datos solo incluye la dirección del primer firmante de los documentos. En
realidad, MEDLINE proporcionaría más documentos que WoS si incluyera el lugar
de trabajo de todos los autores firmantes de un documento. Atendiendo a nuestros
datos, las distintas comunidades autónomas españolas firman en segundo lugar o
posteriores alrededor del 32% de sus publicaciones en el Web of Science (rango:
26%-46%) (datos de elaboración propia), por lo que podrían producirse pérdidas
similares en el caso de otras regiones.
El análisis del conjunto de artículos solapados entre WoS y MEDLINE permite
evidenciar el mayor impacto y número de citas recibidas por los artículos de la
región firmados en segunda o posteriores posiciones (no identificables a través del
campo lugar de trabajo en MEDLINE) en comparación con los firmados en prime-
ra posición. Aunque este hallazgo hay que interpretarlo con cautela, dadas las dife-
rencias que existen entre algunas disciplinas en sus hábitos de citación, creemos que
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RODRIGO COSTAS Y OTROS
puede ser significativo. En primer lugar, la presencia de colaboración en todos los
documentos en los que la región firma en una posición distinta a la primera –todos
ellos con al menos dos centros firmantes– puede facilitar el mayor impacto de estos
documentos, ya que la colaboración se ha asociado en la literatura a trabajos de
mayor prestigio y calidad (véase, por ejemplo, Persson et al., 2004). Los beneficios
del trabajo colectivo, en el que se comparten recursos económicos, materiales e inte-
lectuales serían la razón subyacente (Lee y Bozeman, 2005). Pero el mayor índice
de citación podría deberse también a una mayor autocitación por parte de los diver-
sos grupos colaboradores (Herbertz, 1995). En cualquier caso, estos artículos no
sólo reciben más citas sino que además consiguen situarse en revistas de mayor
prestigio, que cuentan con filtros de calidad más estrictos, lo que apunta a que real-
mente estamos ante una investigación de mayor calidad. Este hecho tiene una impli-
cación importante de cara al desarrollo de estudios bibliométricos: en aquellos basa-
dos sólo en MEDLINE no sólo se infravalora cuantitativamente la producción de la
región, sino también el impacto medio de la misma.
Complementariedad entre bases de datos
La inclusión de un solo lugar de trabajo en MEDLINE constituye un importan-
te inconveniente para el uso de la base de datos con fines bibliométricos. Aunque el
centro primer firmante de una publicación suele corresponder al de los autores más
implicados en su desarrollo (Shapiro et al., 1994), el papel de los otros centros fir-
mantes no puede ignorarse, sobre todo ante el creciente papel de la colaboración en
la investigación.
Aunque el uso de MEDLINE de forma aislada tiene los mencionados inconve-
nientes, su uso combinado con otras bases de datos puede ser muy enriquecedor, si
se aprovechan las ventajas propias de cada fuente, pudiéndose obtener: a) amplia
cobertura: en nuestro caso concreto WoS aporta el 65% de los documentos, la inclu-
sión de IME añadiría un 30% de documentos, y MEDLINE un 6% adicional; b) aná-
lisis de contenido: la gran fortaleza de MEDLINE radica en la posibilidad de anali-
zar temas de investigación a través de sus descriptores normalizados, que pueden
asignarse a todos los registros solapados entre bases; c) análisis de impacto: a través
de diversos indicadores de impacto ligados a WoS e IME; d) análisis de colabora-
ción: a través de los lugares de trabajo incluidos en WoS e IME. Aquí se comentan
las tres bases de datos utilizadas en este estudio, pero existen actualmente otras fuen-
tes cuya aportación sería interesante analizar (por ej. Scopus). Como contrapartida
a la mayor riqueza de información asociada al uso combinado de varias fuentes de
información, existen dificultades técnicas como son las derivadas de la necesidad de
integrar datos procedentes de diversas fuentes en una sola base de datos o de detec-
tar registros y revistas solapados para identificar potenciales duplicados (Cañedo
Andalia, 1999; Cholvy y Moral, 2001; Hood and Wilson, 2003).
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SOLAPAMIENTO Y SINGULARIDAD DE MEDLINE, WOS E IME PARA EL ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD CIENTÍFICA
En definitiva, la inclusión en MEDLINE de un solo lugar de trabajo constituye
un problema en los estudios bibliométricos delimitados geográficamente, ya que no
sólo se infravalora la actividad de la unidad analizada sino también su impacto. El
uso combinado de distintas bases de datos reduce la incidencia de estas limitaciones.
Agradecimientos
Se agradece la ayuda técnica de diferentes miembros del grupo ACUTE (Análi-
sis Cuantitativo en Ciencia y Tecnología) del Instituto de Estudios Documentales
sobre Ciencia y Tecnología (IEDCYT, antes CINDOC) del CSIC. Este trabajo deri-
va de un estudio previo para el Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud, al que se
agradece su interés y apoyo.
Anexo I
Relación de disciplinas incluidas en la delimitación temática de las Ciencias
de la Salud en el Web of Science
Alergia, Anatomía y Morfología, Andrología, Anestesiología, Biofísica, Biología
Celular, Biología de la Evolución, Biología del Desarrollo, Biométodos, Bioquímica
y Biología Molecular, Ciencias del Comportamiento, Cirugía, Corazón y Sistema
Cardiovascular, Dermatología, Drogodependencias, Endocrinología y Metabolismo,
Enfermedades Infecciosas, Enfermedades Vasculares Periféricas, Enfermería, Ergo-
nomía, Ética Médica, Farmacología y Farmacia, Fisiología, Gastroenterología y
Hepatología, Genética y Herencia, Geriatría, Gerontología, Hematología, Inmunolo-
gía, Medicina Alternativa, Medicina de Urgencia, Medicina Deportiva, Medicina
Forense, Medicina Intensiva, Medicina Interna y General, Medicina/Investigación,
Medicina Tropical, Medicina/Técnicas de Laboratorio, Micología, Microbiología,
Neumología, Neurociencias, Neuroimagen, Neurología Clínica, Nutrición y Dietéti-
ca, Obstetricia y Ginecología, Odontología y Estomatología, Oftalmología, Oncolo-
gía, Otorrinolaringología, Parasitología, Patología, Pediatría, Psiquiatría, Química
Médica, Radiología y Medicina Nuclear, Rehabilitación, Reproducción, Reumatolo-
gía, Salud Pública, Medioambiental y Laboral, Servicios Médicos, Toxicología,
Trasplantes, Traumatología y Ortopedia, Urología y Nefrología, Virología.
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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 344-365, 2008
ISSN 0210-0614
Literatura científica de autores españoles sobre
análisis de citas y factor de impacto en Biomedicina
(1981-2005)
Scientific literature by Spanish authors on the analysis of citations
and impact factor in Biomedicine (1981-2005)
Gregorio González Alcaide*, Miguel Castellano Gómez**, Juan Carlos
Valderrama Zurián*, Rafael Aleixandre Benavent*
Resumen: Se analiza el desarrollo de la literatura científica sobre análisis de
citas y Factor de Impacto (FI) en Biomedicina en España a lo largo del
período 1981-2005, mediante la aplicación de metodologías bibliométricas
y análisis de redes sociales a los trabajos indizados en las bases de datos
Science Citation Index-Expanded (SCI-Expanded), Social Sciences Cita-
tion Index (SSCI), MEDLINE, Índice Médico Español (IME) e Índice de
Ciencias Sociales y Humanidades (ISOC). Se han recuperado 184 trabajos,
el 79,89% artículos originales. Únicamente cuatro de ellos han sido publi-
cados con anterioridad a la década de 1990. Es a partir de mediados de esta
década cuando se multiplica el número de trabajos (8-14 trabajos/año),
alcanzándose las mayores cotas de productividad a partir del año 2002 (14-
25 trabajos/año). IME y SCI-Expanded/SSCI reúnen los mayores índices
de aporte, tanto absoluto (67,93% y 40,76%, respectivamente) como espe-
cífico (42,39% y 21,74%, respectivamente). Los trabajos se distribuyen en
76 revistas, tanto del área de Biomedicina (82,06% de los trabajos) como
de Documentación (15,22%). Se ha identificado el núcleo de autores más
productivos y las principales redes de coautoría y colaboración institucio-
nal en el área, poniéndose en relación los datos del estudio con la impor-
tancia cobrada por el FI a nivel nacional e internacional.
Palabras clave: bibliometría, análisis de redes sociales, factor de impacto,
publicaciones científicas, biomedicina, España.
Abstract: This paper analyses the development of Spanish research literature
in the field of citation analysis and impact factor (IF) in biomedicine over
the period 1981-2005. Bibliometric methods and social network analysis
were used to examine papers indexed in the Science Citation Index-Expan-
ded (SCI-Expanded), Social Sciences Citation Index (SSCI), MEDLINE,
Índice Médico Español (IME) and Índice de Ciencias Sociales y Humani-
* Instituto de Historia de la Ciencia y Documentación López Piñero. Universitat de València-
CSIC. e-mail: {gregorio.gonzalez, juan.valderrama,rafael.aleixandre}@uv.es
** Dirección General de Drogodependencias. Conselleria de Sanitat. Generalitat – Valencia.
Correo-e: castellano_mig@gva.es
Recibido: 19-12-2007; 2.a versión: 11-2-2008.
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
dades (ISOC) databases. 184 papers were identified, 79.89% of which
were original research articles. Only four of these papers had been publis-
hed before the 1990s. The mid 1990s saw a remarkable increase in the
number of papers published (8-14 papers/year) with the highest producti-
vity being reached from 2002 onwards (14-25 papers/year). The IME and
SCI-Expanded/SSCI databases were those recording the largest numbers
of papers, both in absolute (67.93% and 40.76 respectively) and singula-
rity terms (42.39% and 21.74% respectively). The detected papers were
published in 76 Biomedical and Documentation journals (82.06% and
15.22% respectively). The most productive authors were identified along
with the main co-authorships and institutional collaboration networks ope-
rating in the field. These results are related to the importance of impact fac-
tor at both national and international level.
Keywords: bibliometrics, social network analysis, impact factor, scientific
publications, biomedicine, Spain.
1. Introducción
La evaluación de las publicaciones científicas es un aspecto de capital interés,
tanto para los autores como para los editores y los responsables de la asignación de
recursos para la investigación. Junto a la evaluación a priori de los manuscritos rea-
lizada por los propios científicos (peer review), se ha consolidado la utilización de
indicadores bibliométricos de repercusión o impacto que evalúan las publicaciones
a posteriori, midiendo la influencia que ejercen esas publicaciones en la literatura
ulterior (López Piñero, 1992a; 1992b; Aleixandre Benavent, 2000). Estos indicado-
res constituyen un método de evaluación estructurado, objetivo, barato, rápido y
global (Seglen, 1993).
El indicador bibliométrico de repercusión más utilizado es el factor de impacto
(FI) de las revistas científicas. Aunque con algunos precedentes anteriores (Shapiro,
1999; Godin, 2006), su cálculo regular fue establecido por Eugene Garfield, que en
1965 publicó el primer volumen del Science Citation Index (SCI), el índice de citas
de uso más extendido en la actualidad, publicándose anualmente en el Journal Cita-
tion Reports (JCR) los FI de las revistas incluidas en el mismo (Garfield, 2006).
El FI de una revista científica de un año determinado, según el procedimiento de
cálculo empleado en el JCR, es el cociente entre el número de citas que han recibi-
do ese año los artículos publicados en la revista los dos años anteriores entre el
número total de artículos publicados en esos dos años. Ello responde a la idea de que
la frecuencia de citación debe ser medida durante periodos de tiempo determinados
y se considera que dos años es el promedio de tiempo que se estima necesario para
que un trabajo circule plenamente entre la comunidad científica y pueda ser utiliza-
do y citado (Seglen, 1993; Aleixandre Benavent, 2004a). Se trata de un indicador
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
bibliométrico objetivo, cuantificable y relativamente estable a la hora de considerar
la repercusión de una revista en el ámbito científico internacional (Álvarez Sala,
1995). Además, en la actualidad, que una revista disponga de FI es garantía de que
la misma cumple una serie de estándares cualitativos, que son exigidos para formar
parte de los repertorios de citas (Aleixandre Benavent, 2004a).
No obstante, el FI presenta numerosas limitaciones señaladas reiteradamente en
la literatura científica (Moravcsik, 1989; Camí, 1997; Aleixandre Benavent, 2007).
Algunas de ellas están relacionadas con la generalización de su cálculo a diferentes
períodos o niveles analíticos, ya que, por ejemplo, el hecho de que un trabajo sea
aceptado en una revista con elevado FI no significa que ese artículo concreto sea
muy citado (Gónzalez de Dios, 1998); en otros casos, se expone que existen múlti-
ples razones para citar que no se pueden tratar de forma uniforme (Cronin, 1984;
Amsterdamska, 1989); que las citas pueden contener errores o ser realizadas por
mero «formulismo» sin ningún tipo de rigor (Moravcsic, 1975); que aquellas referi-
das a autores muy conocidos o métodos contrastados son omitidas (Garfield, 1955);
que los artículos largos y las revisiones son más proclives a ser citados; la existen-
cia de sesgos idiomáticos o relacionados con las características y dinámicas de cada
una de las disciplinas y un largo etcétera (Seglen, 1997). También se ha criticado el
procedimiento de cálculo del FI y la utilización generalizada de los índices del JCR,
proponiéndose indicadores complementarios o alternativos y planteando, en cual-
quier caso, que debe evitarse su uso de forma aislada y como una medida de carác-
ter absoluto prescindiendo de evaluaciones cualitativas complementarias (López
Piñero, 1992c; Aleixandre Benavent, 2007).
Los estudios basados en los análisis de citas y en particular en el FI, constituyen
uno de los ámbitos más desarrollados y complejos de la Bibliometría, utilizándose,
entre otros aspectos, para el estudio del consumo de la información científica y la
repercusión de la actividad de autores, instituciones y revistas, especialmente en la
investigación básica y experimental, la Medicina Clínica y las distintas especialida-
des médico quirúrgicas. Esto se explica por el importante peso que tiene el artículo
de revista y por la rapidez de circulación y obsolescencia de la literatura en estas
áreas, lo que conlleva que las referencias bibliográficas tengan una importancia
capital en el proceso de comunicación científica en las mismas (López Piñero,
1992a; 1992d).
El objetivo del presente estudio es analizar el desarrollo de la literatura científi-
ca sobre análisis de citas y FI generada por autores españoles en relación con el área
de la Biomedicina. Para ello, se analiza el aporte de las bases de datos Science Cita-
tion Index-Expanded (SCI-Expanded) y Social Sciences Citation Index (SSCI),
MEDLINE, Índice Médico Español (IME) e Índice de Ciencias Sociales y Humani-
dades (ISOC) en el período 1981-2005, se identifican las revistas nucleares de
publicación de los trabajos, los autores e instituciones más productivas y sus redes
de colaboración.
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
2. Material y métodos
La metodología seguida para la realización del estudio ha sido la siguiente:
1. Búsquedas documentales y descarga de información.
Se construyeron diferentes perfiles de búsqueda ejecutados sobre los campos
título, resumen y palabras clave o descriptores, teniendo presentes las características
idiomáticas, los criterios de indización y las posibilidades de recuperación de cada
una de las bases de datos. En la tabla I se recogen los términos empleados en los per-
files de búsqueda, con las limitaciones geográficas y cronológicas y los truncados
aplicados. El hecho de que en MEDLINE solamente se recoja la institución de tra-
bajo del primero de los autores firmantes, ha motivado que sea necesario incluir los
términos geográficos en la ecuación general y no en el campo específico de filiación.
Para analizar la información de los registros recuperados, se ha creado una base de
datos con distintas tablas relacionadas entre sí en Microsoft Access 2000 para Win-
dows, donde se ha almacenado la información bibliográfica y de contenido de los
registros.
Tabla I
Términos y limitaciones empleadas en los perfiles de búsqueda utilizados para
la recuperación de documentos sobre FI en Biomedicina
Base de datos
Perfil de búsqueda
Limitaciones
IME
(repercusión Y científica) O (consumo Y información)
Campo
ISOC
O (indicadores Y repercusión) O (impacto Y revista*)
año publicación:
O (factor de impacto) O (cita* Y revista*) O (impacto
«Después de 1980»
Y publicaciones) O (cita* Y articul*)
MEDLINE
((impact factor) OR (citation analysis) OR (cit*
Campo dates:
index*)) AND (spain OR espana)
«1-1-1980 to
31-12-2005»
SCI-Expanded
(impact factor) OR (citation analysis) OR (cit*
Campo Publication
SSCI
index*)
Year: 1980-2005
Campo Address: Spain
2. Tratamiento de la información.
Se realizaron tres procesos sobre los registros bibliográficos recuperados:
– Revisión manual para descartar los trabajos no pertinentes. Para ello, se con-
sultó la información de contenido de los registros bibliográficos recuperados,
accediéndose al texto completo cuando ésta no era lo suficientemente explíci-
ta de los aspectos abordados en los trabajos. Los principales motivos por los
que se descartaron documentos fueron porque no habían sido realizados por
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
autores de instituciones españolas o porque no se ajustaban a la temática y
ámbito objeto de estudio, por ejemplo, por tratarse de estudios referidos a
áreas distintas a la Biomedicina, no elaborados a partir de revistas científicas
sino a través de medidas de la web o bien que se tratase de «ruido documen-
tal» por sinonimia con otros términos.
– Normalización de las diferentes variantes en los nombres de revistas, autores
e instituciones. La falta de uniformidad en las denominaciones de revistas,
autorías y afiliaciones institucionales es el principal problema que se ha pre-
sentado, acrecentado por el hecho de tratar registros procedentes de varias
bases de datos. Para evitarlo, se ha realizado un proceso de normalización con
el objeto de unificar las diferentes variantes: en las revistas se ha utilizado la
base de datos ISSN Register, editada por el ISSN International Centre y acce-
sible a través del ISSN Portal (http://portal.issn.org); en el caso de los autores,
el criterio seguido ante la existencia de dos o más variantes susceptibles de
corresponder a una misma persona, ha sido cotejar la coincidencia en la ads-
cripción de la firma institucional asociada a las diferentes variantes y la bús-
queda en directorios como Medibooks (http://www.medibooks.es) o en los
motores de búsqueda de contenido científico Google Académico (http://scho-
lar.google.es) y Scirus (http://www.scirus.com). Respecto a las afiliaciones
institucionales, además de uniformizar las diferentes variantes, hay que resal-
tar que en muchos registros se recogían dentro de una única adscripción insti-
tucional dos o más instituciones, fundamentalmente en el caso de institutos de
investigación y de hospitales vinculados a universidades. En estos casos, a fin
de no perder información, se ha procedido a diferenciar estas firmas, consig-
nando para cada registro bibliográfico tantas firmas institucionales como
macroinstituciones se podían individualizar.
– Eliminación de los registros duplicados que se recuperaron en más de una base
de datos. Para calcular los aportes de cada una de las bases de datos y el resto
de indicadores, se eliminaron los registros duplicados, dejando constancia de
las bases de datos de procedencia de cada uno de ellos.
3. Obtención de indicadores bibliométricos, construcción de redes y análisis de
resultados.
Se calcularon los siguientes indicadores: índice de aporte, índice de aporte espe-
cífico e índice de solapamiento de las bases de datos consultadas (Abad, 1995), pro-
ductividad de revistas, autores e instituciones (Price, 1972; Knorr, 1980; Kretsch-
mer, 1990), e índice firmas/trabajo o índice de colaboración (Lawani, 1986). Asi-
mismo, se construyeron las redes de relaciones de coautoría y de colaboración ins-
titucional mediante la aplicación de técnicas procedentes del análisis de redes socia-
les (Scott, 1991) utilizando el programa Pajek (http://vlado.fmf.uni-lj.si/pub/net-
works/pajek).
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
3. Resultados
Se identificaron 184 trabajos sobre análisis de citas y FI en Biomedicina publi-
cados entre los años 1981 y 2005 (tabla II), de los cuales el 79,89% (n=147) fueron
artículos originales, entendiendo como tales los propiamente dichos, así como los
artículos especiales, metodológicos, de investigación y las comunicaciones breves.
Tabla II
Distribución del número de documentos sobre FI en Biomedicina en
relación con la tipología documental
Tipología documental
Núm. de trabajos
Porcentaje
Originales
147
79,89%
Cartas
13
7,06%
Editoriales
9
4,89%
Revisiones
6
3,26%
Informes
5
2,72%
Notas
2
1,09%
Comentarios
2
1,09%
TOTAL
184
100%
La distribución cronológica de los trabajos por año de publicación (figura 1)
muestra una evolución ascendente de la productividad a lo largo del periodo. Sola-
mente se han identificado cuatro trabajos anteriores a 1990, que aparecen concen-
trados en dos años y fueron publicados en revistas especializadas en Documenta-
ción. Si se exceptúa el «pico» correspondiente a 1992 (con 10 trabajos), el punto de
inflexión lo marca el año 1995, fecha a partir de la cual se produce un salto cuanti-
tativo en el número de trabajos, que se sitúan entre ocho y 14 por año hasta el año
2001, siendo publicados muchos de ellos fuera de los círculos especializados de la
Documentación, ya que un gran número de trabajos han sido publicados por profe-
sionales del ámbito sanitario de diferentes especialidades médicas. A partir del año
2002, se alcanzan las mayores cotas de productividad, con un número de trabajos
comprendido entre 14 y 25 por año (figura 1).
Del total de documentos recuperados, 125 circulan en la base de datos IME, 78
de ellos de manera exclusiva. En SCI-Expanded/SSCI circulan 75 documentos, de
los cuales 40 lo hacen de manera exclusiva, en MEDLINE 30 documentos, de los
cuales únicamente tres circulan exclusivamente en esta fuente y, finalmente, la base
de datos ISOC aporta un total de 15 documentos, 12 de ellos de manera exclusiva.
En la tabla III se recoge el número total de documentos recuperados en cada una de
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
Figura 1
Evolución diacrónica de los trabajos publicados sobre FI en Biomedicina
30
25
20
15
10
5
0
1985 1987 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Todos los documentos
1
3
4
1
10
5
2
8
14
14
12
13
14
8
18
14
25
18
Artículos origin ales
1
3
2
0
9
3
2
7
12
12
10
10
12
8
14
9
18
15
las bases de datos, el índice de aporte absoluto de cada una de ellas y la matriz de
coincidencias entre las mismas.
Las bases de datos con mayores índices de aporte son IME, seguida de SCI-
Expanded/SSCI y de MEDLINE, que tiene un índice de aporte total mayor que
ISOC pero un índice de aporte específico menor debido a su mayor índice de sola-
pamiento (figura 2).
Tabla III
Número de documentos, índice de aporte y matriz de co-ocurrencia de documentos
sobre FI en Biomedicina en las bases de datos analizadas.
Celdas grises: aporte específico
IME
SCI/SSCI
MEDLINE
ISOC
N.º de documentos
125
75
30
15
Índice de aporte (%)
67,93%
40,76%
16,30%
8,15%
IME
78
33
24
2
SCI/SSCI
33
40
2
0
MEDLINE
24
2
3
1
ISOC
2
0
1
12
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
Figura 2
Índices de aporte específico y de solapamiento de trabajos sobre FI en Biomedicina en las bases
de datos analizadas
1,63%
6,52%
ISOC
1,63%
14,67%
MEDLINE
21,74%
19,02%
SCI-Expanded/SSCI
42,39%
25,54%
IME
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Índice de aporte específico
Índice de s olapamiento
Los trabajos han sido publicados en 76 revistas diferentes (tabla IV), encabeza-
das por Medicina Clínica (n=25), Revista Española de Documentación Científica y
Scientometrics (n=11, respectivamente) y Archivos de Bronconeumología (n=10).
Un número muy reducido de revistas (n=4) publican casi un tercio del total de tra-
bajos (n=57), el 30,98%. Un segundo grupo (n=8), publican entre cuatro y ocho tra-
bajos, recogiendo el 24,46% de los trabajos. Un tercer grupo de revistas (n=15), que
publican entre 2 y 3 trabajos cada una de ellas, reúnen el 17,93% de los trabajos, y
finalmente, un amplio número de revistas (n=49, el 64,47% de las revistas), con un
único trabajo cada una de ellas, publican el 26,63% de trabajos (tabla IV).
Considerando el conjunto de trabajos analizados, predominan los publicados en
revistas de Biomedicina (n=151) frente a los difundidos en revistas de Documenta-
ción (n=28) y en revistas de carácter multidisciplinar (n=5). Entre las especialidades
de las revistas biomédicas se sitúa en primer lugar la Medicina Interna (n=28),
seguida por el Aparato Respiratorio (n=12) y la Pediatría (n=10). En revistas de 18
especialidades se han publicado entre dos y nueve trabajos y revistas de otras 13
especialidades reúnen un trabajo.
Se han identificado 360 autores, de los cuáles únicamente el 1,11% (n=4) han
firmado 10 o más trabajos. El Índice de productividad (IP) de estos autores (logarit-
mo del número de trabajos publicados) se sitúa entre 1 y 1,32. Un 23,89% de los
autores (n=86) han firmado entre 2 y 9 trabajos, oscilando su IP entre 0,3 y 1. Final-
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
Tabla IV
Ranking de productividad de las revistas fuente de publicación de trabajos sobre FI
en Biomedicina
Número
N.º de
% acumu-
% acumu-
Revista
de
%
trabajos
%
lado
lado
trabajos
originales
Medicina Clínica
25
13,59
13,59
21
14,29
14,29
Revista Española de
Documentación Científica
11
5,98
19,57
10
6,80
21,09
Scientometrics
11
5,98
25,55
11
7,48
28,57
Archivos de Bronconeumología
10
5,43
30,98
7
4,76
33,33
Anales de Pediatría
8
4,35
35,33
5
3,40
36,73
Revista Española de
Anestesiología y Reanimación
8
4,35
39,68
7
4,76
41,50
Atención Primaria
6
3,26
42,94
4
2,72
44,22
Cirugía Española
5
2,72
45,66
5
3,40
47,62
Revista Española de Cardiología
5
2,72
48,38
3
2,04
49,66
Revista Española de
Enfermedades Digestivas
5
2,72
51,10
5
3,40
53,06
Enfermedades Infecciosas
y Microbiología Clínica
4
2,17
53,27
2
1,36
54,42
Enfermería Clínica
4
2,17
55,44
4
2,72
57,14
Medifam. Revista de Medicina
Familiar y Comunitaria
3
1,63
57,07
3
2,04
59,18
Psicothema 3
1,63
58,70
3
2,04
61,22
Revista Clínica Española
3
1,63
60,33
2
1,36
62,59
12 Revistas con 2 trabajos
24
13,04
73,37
14
9,52
72,11
49 Revistas con 1 trabajo
49
26,63
100
41
28,89
100
TOTAL
184
100
100
147
100
100
mente, el 75% de los autores (n=270), han participado en un solo trabajo, siendo su
IP de cero. En la tabla V se recoge el listado de autores más productivos y sus patro-
nes de colaboración.
En los trabajos han participado 112 instituciones diferentes (tabla VI), que apa-
recen encabezadas por el Instituto de Historia de la Ciencia y Documentación López
Piñero (IHCDLP) (n=30), seguido por el Centro de Información y Documentación
Científica (CINDOC) (n=22). A continuación se sitúa el Hospital Universitario La
Paz (n=14) y la Universidad de Granada (n=12). Otras 28 instituciones han firmado
entre tres y nueve trabajos, 19 instituciones han participado en dos trabajos y, final-
mente, 61 instituciones han firmado un único trabajo. El análisis de la participación
institucional por tipo de centro ha puesto de manifiesto un predominio de los cen-
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
Tabla V
Ranking de autores más productivos sobre FI en Biomedicina y patrones
de colaboración
Número de
Número de
Número de
Autor
Índice F/T
IP
trabajos
coautorías
firmas
Aleixandre Benavent R
21
74
95
4,52
1,32
Bordons Gangas M
11
21
32
2,91
1,04
Terrada Ferrandis ML
11
27
38
3,45
1,04
Valderrama Zurián JC
10
39
49
4,9
1,00
López Piñero JM
9
17
26
2,89
0,95
García Río F
8
44
52
6,5
0,90
Álvarez Sala JL
6
38
44
7,33
0,78
Castellano Gómez M
6
25
31
5,17
0,78
Navarro Molina C
6
24
30
5
0,78
Simó Meléndez R
6
24
30
5
0,78
Miguel Dasit A
6
18
24
4
0,78
Gómez Caridad I
6
15
21
3,5
0,78
Ramón Rincón, JM
6
12
18
3
0,78
Jiménez Contreras E
6
9
15
2,5
0,78
Álvarez Sala R
5
30
35
7
0,70
Sáez Gómez JM
5
26
31
6,2
0,70
Granda Orive JI de
5
18
23
4,6
0,70
Fernández Muñoz MT
5
13
18
3,6
0,70
Delgado López-Cózar E
5
8
13
2,6
0,70
Figueredo E
5
7
12
2,4
0,70
Índice F/T: Índice de Firmas por trabajo; IP: Índice de Productividad.
tros sanitarios, que encabezan el ranking de participación institucional (n=60,
53,57%), seguidos por las universidades (n=27, 24,11%), institutos de investigación
del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) y otras instituciones
(n=21, 18,75%), situándose finalmente otros organismos como administraciones
públicas o empresas (n=4, 3,57%). En relación con la participación en los trabajos
de departamentos, servicios y áreas de conocimiento, existe un predominio de los
servicios especializados en Documentación, que han intervenido en el 34,79% de los
trabajos; seguidos por diferentes especialidades médicas, entre las que cabe resaltar
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
Tabla VI
Listado de instituciones de más elevada productividad sobre FI en Biomedicina
y patrones de colaboración
N.º de
% colab.
N.º institucio-
Nº colabo-
N.º de
trabajos en
inter-
nes con las
raciones
Institución
trabajos
colabora-
institucio-
que ha
interins-
ción
nal
colaborado
titucionales
IHCDLP (UV-CSIC)
30
16
53,33
11
24
CINDOC (CSIC)
22
10
45,45
9
12
Hospital Universitario La Paz
14
14
100
16
33
Universidad de Granada
12
2
16,67
2
2
Hospital Clínico San Carlos
9
9
100
13
19
Generalitat Valenciana
7
7
100
4
9
Hospital Clínic i Provincial de
Barcelona
7
7
100
13
23
Hospital General Universitario
de Elche
7
2
28,57
4
4
Universidad de Murcia
7
7
100
4
8
Hospital Torrecárdenas
6
2
33,33
1
2
Hospital Universitario Doctor
Peset
6
4
66,67
3
7
Hospital Vall d’Hebrón
6
4
66,67
6
9
Universidad Complutense de
Madrid
6
5
83,33
3
6
Hospital Universitario Virgen
de la Arrixaca
5
3
60
4
5
Hospital Comarcal del Noroeste
4
4
100
2
5
Hospital Universitario La Fe
4
4
100
9
16
Hospital Universitario San Juan
4
3
75
4
4
Universidad de Jaén
4
2
50
3
3
Universitat Autònoma de
Barcelona
4
2
50
2
2
Complejo Hospitalario
Donostia
3
3
100
2
5
Hospital Clínico Universitario
de Valencia
3
3
100
3
4
Hospital de Cruces
3
2
66,67
2
2
Hospital de La Plana
3
3
100
5
7
Hospital de la Santa Creu i Sant
Pau
3
3
100
7
14
Hospital General Universitario
Gregorio Marañón
3
3
100
7
7
Hospital Juan Canalejo
3
0
0
0
0
Hospital Universitario Germans
Trias i Pujol
3
1
33,33
3
3
Universidad Autónoma de
Madrid
3
3
100
4
6
Universidad de Alcalá de
Henares
3
2
66,67
2
2
Universidad de Alicante
3
1
33,33
1
1
Universidad Carlos III
3
1
33,33
1
1
Universidad de Extremadura
3
1
33,33
1
1
IHCDLP (UV-CSIC): Instituto de Historia de la Ciencia y Documentación López Piñero (Universitat de Valèn-
cia-Consejo Superior de Investigaciones Científicas). CINDOC (CSIC): Centro de Información y Documentación
Científica (Consejo Superior de Investigaciones Científicas).
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
los servicios de Medicina Interna en sus distintas especialidades, destacando los
departamentos de Neumología y Cardiología, que han participado en el 22,77% de
los trabajos; los departamentos de Cirugía, Anestesia y Reanimación han interveni-
do en el 10,58% de los trabajos; los Servicios Centrales en el 6,74%; los departa-
mentos de Investigación Médica en el 5,46% y los departamentos de Farmacología
y Salud Pública en el 4,46% de los trabajos, respectivamente.
En la figura 3 se recogen los 17 grupos de la red de coautorías de los trabajos
sobre análisis de citas y FI (> de 1 trabajo en colaboración). En el grupo con mayor
número de miembros (n=14) destaca en el centro de la red R. Aleixandre Benavent.
En el siguiente grupo (n=12) destacan tres autores: F. García Río, J. L. Álvarez Sala
y A. Dorgham. En otro de los grupos (n=7) no existe ningún autor destacado sobre el
resto, ya que todos ellos presentan los mismos vínculos entre sí, mientras que en otro
(n=6) hay que resaltar el papel de M. Bordons Gangas en el centro de la red. Final-
mente, 13 grupos conformados por entre dos y cuatro autores reúnen 36 miembros.
En lo referente a las instituciones, la red de relaciones de colaboración institucional
recogida en la figura 4 ha permitido identificar dos núcleos destacados de relaciones
de colaboración institucional: uno de ellos (n=9) en el que predominan los centros
hospitalarios, con el Hospital Clínic i Provincial de Barcelona y el Hospital Univer-
sitario La Paz de Madrid en el centro de la red; y un segundo núcleo (n=7) articula-
do en torno al IHCDLP, centro mixto de la Universitat de València y el CSIC.
En cuanto al contenido, los principales aspectos abordados son: estudios biblio-
métricos realizados a partir de revistas incluidas en el JCR; análisis comparativos
del FI de determinadas revistas o disciplinas y su evolución; reflexiones acerca de
la utilidad y limitaciones del FI, particularmente en lo relativo a su utilización como
indicador de calidad y para la evaluación de la actividad científica, y propuestas de
indicadores complementarios o alternativos.
4. Discusión
Con el presente estudio se ha realizado una aproximación bibliométrica a los tra-
bajos sobre análisis de citas y FI en biomedicina publicados por investigadores espa-
ñoles a lo largo del período 1981-2005.
Se han seleccionado las bases de datos IME y MEDLINE por tratarse de las
principales bases de datos biomédicas a nivel español e internacional, respectiva-
mente, en razón de su antigüedad y amplia cobertura (Aleixandre Benavent, 2004b;
Katcher, 2006). En el caso de la base de datos SCI-Expanded, su concepción y
desarrollo están estrechamente vinculados al FI, permitiendo un producto derivado
de la misma, el JCR, la consulta del FI de las revistas fuente recogidas en esta base
de datos (Garfield, 2006). Además, se trata de una base de datos con una amplia
cobertura biomédica, utilizada frecuentemente como instrumento de evaluación de
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
Figura 3
Red de relaciones de coautoría de los autores que han publicado trabajos sobre FI
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
Figura 4. Red de relaciones de colaboración de las instituciones que han publicado trabajos
sobre FI en Biomedicina.
la actividad científica y de los científicos, siendo una de las fuentes más habituales
para la realización de estudios bibliométricos (Maltrás Barba, 2003). Finalmente, la
elección de ISOC y SSCI se justifica porque en estas bases de datos se incluyen las
revistas del área de Documentación a nivel español e internacional, respectivamen-
te. Se debe en cualquier caso tener presente la limitación de que la aplicación de un
perfil de búsqueda puede haber conllevado que no se hayan recuperado todos los
documentos relevantes en relación con el objeto de estudio.
El hecho de que a partir de mediados de la década de los noventa se produzca
un notable incremento en el número de trabajos, que se mantiene hasta la actualidad,
está en relación con que es precisamente en esas fechas cuando se explicita como
criterio para el reconocimiento de la actividad de los investigadores la publicación
en revistas incluidas en los listados del JCR, lo que multiplica el interés por el tema,
tanto en las revistas nacionales difundidas en el IME como en las revistas incluidas
en el JCR. Así, en la Resolución de 26 de octubre de 1995 de la Comisión Nacional
Evaluadora de la Actividad Investigadora (CNEAI) para la evaluación de los profe-
sores universitarios y de las escalas científicas del CSIC se recogía, tanto para las
Ciencias Biomédicas como para otras muchas áreas del conocimiento, que «se valo-
rarán preferentemente las aportaciones que sean artículos en revistas de prestigio
reconocido, aceptándose como tales las que ocupen posiciones relevantes en los lis-
tados por ámbitos científicos en el Subject Category Listing del Journal Citation
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GREGORIO GONZÁLEZ ALCAIDE Y OTROS
Reports» (Boletín Oficial del Estado, 1995), sancionando las posteriores convocato-
rias esta situación hasta la actualidad (Boletín Oficial del Estado, 2007).
La dispersión de los artículos en gran número de revistas muestra unos resulta-
dos en consonancia con los estudios realizados por Bradford que le condujeron a
exponer su modelo matemático conocido como «Ley de Bradford», basada en la
idea de que todas las revistas pueden distribuirse en zonas concéntricas de produc-
tividad decreciente en relación con una determinada materia científica y que repre-
sentarían niveles decrecientes de densidad informativa (Bradford, 1948). Tal y como
evidenció Bradford, en las zonas de mayor densidad se encuentran revistas especia-
lizadas en la materia (tales como Revista Española de Documentación Científica y
Scientometrics), aunque, como él decía, con frecuencia aparecen revistas de aspec-
tos generales, directa o indirectamente relacionados con el área de estudio, de uso
muy frecuente por los investigadores (este sería el caso de Medicina Clínica y
Archivos de Bronconeumología, situadas entre las revistas de más elevada produc-
tividad). En cambio, considerando el conjunto de artículos analizados, predominan
los trabajos publicados en revistas de Biomedicina, con un 82,06% de los trabajos
frente a un 15,22% de trabajos publicados en revistas de Documentación, reflejo sin
duda del interés concedido al tema FI no solo en las revistas especializadas de Docu-
mentación (Campanario, 2003, Aleixandre Benavent, 2007) sino en prácticamente
todas las revistas de las diferentes disciplinas biomédicas, lo que viene apoyado por
el hecho de que se han identificado 34 especialidades diferentes que han publicado
al menos un trabajo sobre FI.
En cuanto a la productividad de los autores, hay que destacar que los dos auto-
res más prolíficos (0,55%) han participado en más del 17% del total de trabajos
(n=32). Aunque estos valores superarían en sentido estricto la ley cuadrática de
Lotka (1926), esta ley, como ocurre con la totalidad de leyes generales aplicadas en
ciencias sociales y humanas, si que se verifica de forma aproximada, ya que coexis-
ten un pequeño número de autores muy productivos con una gran masa de investi-
gadores de productividad mucho menor, observándose un desvío importante única-
mente en los extremos (Callon, 1995).
En relación con las instituciones, predominan los centros hospitalarios, que tota-
lizan el 53,57% de las instituciones identificadas frente a las universidades, con el
24,11%, si bien hay que destacar que los dos centros más productivos, el IHCDLP
y el CINDOC, pertenecen al CSIC, reuniendo entre ambas instituciones el 17,21%
de los trabajos. El IHCDLP (centro mixto del CSIC y la Universitat de València) fue
el centro pionero en la introducción en España de los estudios bibliométricos y en el
desarrollo de la Documentación médica, desarrollando desde la década de los 70 una
activa labor en el campo de la bibliometría, a través de la publicación de numerosos
trabajos y tesis doctorales de tema bibliométrico, en un primer momento centrados
en la realización de repertorios bibliográficos y en el análisis del desarrollo de la
Medicina, surgiendo a partir de la década de los 80 los estudios relacionados con el
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FI. Por su parte, el CINDOC, que ha pasado a denominarse a partir de 2007 Institu-
to de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnología (IEDCYT), se ha consti-
tuido en el principal centro español para el análisis de la información científica en
todas las áreas del conocimiento, con numerosos grupos y líneas de investigación,
muchas de ellas relacionadas con los análisis de citas y el impacto científico de los
trabajos en el área de la Biomedicina. Muchos de los focos productivos están vincu-
lados a hospitales, reflejo de la estrecha relación entre la Medicina y los estudios
bibliométricos, si bien destacan, además de los centros del CSIC mencionados,
diversos centros universitarios como la Universidad de Granada, la Universidad de
Murcia o la Universidad Complutense de Madrid, entre otras, confirmando el
amplio interés por los estudios documentales sobre los análisis de citas y el factor
de impacto en Biomedicina (López López, 1996; Delgado López-Cózar, 2006).
Pese a sus sesgos y limitaciones, reiteradamente señalados en numerosos traba-
jos, El FI es un indicador bibliométrico ampliamente utilizado para la evaluación de
la actividad científica, cuyo uso en España, tanto en la comunidad científica en
general como en Biomedicina en particular, ha ido creciendo y consolidándose, de
ahí el interés despertado en la literatura científica constatado en el presente trabajo.
La importancia del FI se pone de manifiesto además a través de otros indicadores:
– En el considerable incremento del número de trabajos publicados por institu-
ciones españolas en revistas científicas con FI en el JCR. Así, en la evolución dia-
crónica por quinquenios analizada en el presente estudio se han producido notables
tasas de crecimiento, que se sitúan en un 60,26% en el período 1991-1995, en un
54,31% en el 1996-2000 y en un 32,29% en el 2001-2005. Estos incrementos son el
reflejo del interés de los autores por publicar en este tipo de revistas, ya que les per-
mite una mayor difusión internacional y también una mayor rentabilidad para su tra-
bajo, al haberse sancionado la utilización del FI del JCR como criterio para la eva-
luación de la actividad científica, para la concesión de becas, ayudas, puestos de tra-
bajo o de proyectos de investigación.
– En los numerosos editoriales aparecidos en los últimos años referidos al FI en
revistas españolas, que muestran también el interés para los editores de las revistas
por el tema, valorando positivamente la inclusión de sus publicaciones en el JCR
(Bosch, 2000; Perpiñá Tordera, 2003; Pascual Hernández, 2004) o bien reflejando
esa aspiración (Culebras Fernández, 1995; Canet Capeta, 1999; Fernández, 2003;
González Pérez Yarza, 2003). Para los editores, el FI se ha convertido en una espe-
cie de garantía editorial, ya que les obliga a mantener unos estándares cualitativos
que suponen un importante atractivo para los autores, entre los que se pueden des-
tacar la revisión por expertos, el cumplimiento de las convenciones internacionales
en cuanto a publicaciones periódicas, la puntualidad en las publicaciones, la inter-
nacionalización de sus consejos editoriales, la difusión de los contenidos en forma-
to electrónico y de forma bilingüe o preferentemente en inglés. Todo ello, ha propi-
ciado un incremento en el número de revistas editadas en España incluidas en el
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JCR, que han pasado de ser únicamente seis en español en 1998 (Actas Españolas
de Psiquiatría, Medicina Clínica, Nefrología, Neurocirugía, Revista Clínica Espa-
ñola y Revista Española de Enfermedades Digestivas) a 11 en 2005, con la incorpo-
ración de Revista Española de Cardiología y Revista de Neurología en 1999 y de
Archivos de Bronconeumología, Enfermedades Infecciosas y Microbiología Clínica
y Neurología en 2003.
El interés y la importancia del FI queda reflejado también en el desarrollo de
proyectos y nuevas iniciativas para complementar las limitaciones o sesgos geográ-
ficos e idiomáticos de las bases de datos de Thomson Corporation, ya que pese a la
reciente inclusión de nuevas revistas españolas, su grado de cobertura y de represen-
tatividad sigue siendo escaso. En el caso de las publicaciones biomédicas, cabe
resaltar el proyecto Factor de Impacto Potencial de las Revistas Médicas Españo-
las del Instituto de Historia de la Ciencia y Documentación López Piñero
(http://ime.uv.es/imecitas/impacto_ime.asp), cuya plataforma permite consultar el
factor de impacto nacional e internacional de alrededor de un centenar de revistas
biomédicas de calidad en español. Para las áreas de las Ciencias Sociales y Huma-
nidades, hay que mencionar el Índice de Impacto de las Revistas Españolas de Cien-
cias Sociales (IN-RECS) del grupo de Evaluación de la Ciencia y la Comunicación
Científica (E3C) de la Universidad de Granada (http://ec3.ugr.es/in-recs) y el Pro-
yecto Revistas Españolas de Ciencias Sociales y Humanas (RESH): valoración
integrada e índice de citas (http://resh.cindoc.csic.es), del Centro de Información y
Documentación Científica del CSIC (Alcaín y Román, 2005; Delgado López-Cózar,
2005; Aleixandre Benavent, 2007).
También a nivel internacional se ha cuestionado la utilización del FI para eva-
luar la actividad investigadora de los científicos, habiéndose propuesto indicadores
alternativos o complementarios. El más sencillo de ellos es el recuento del número
de citas recibidas por los documentos, que si bien permite solventar algunos proble-
mas relacionados con el FI de las revistas científicas aplicado a la evaluación de los
agentes científicos, como la desigual distribución de las citas entre los trabajos
publicados en una misma revista o la limitación cronológica del período de cálculo
a las citas que han recibido los documentos publicados los dos años anteriores al de
citación, no solventa el hecho de que se citen trabajos por razones de índole muy dis-
tinta a las estrictamente científicas o que las citas sean negativas, incorrectas o ina-
propiadas por algún motivo (MacRoberts, 1996).
Se debe recurrir a cuestiones de practicidad para encontrar una justificación para
la utilización indiscriminada y generalizada del FI, ya que el coste y la dificultad
para realizar los recuentos de citas contrasta con la facilidad y rapidez de acceso a
los factores de impacto de las revistas incluidas en el JCR u otros índices de citación
de las revistas fuente de publicación de los trabajos (Bordons, 2002).
Entre los múltiples índices alternativos que se han propuesto al FI (Aleixandre
Benavent, 2007), hay que destacar por el eco obtenido en la comunidad científica el
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LITERATURA CIENTÍFICA DE AUTORES ESPAÑOLES SOBRE ANÁLISIS DE CITAS
índice o factor-h propuesto por Hirsch (2005), que presenta como una de sus prin-
cipales ventajas la sencillez de su cálculo y que combina una medida cuantitativa
con el impacto aplicado al conjunto de la trayectoria científica de un investigador,
si bien no está exento de muchas de las limitaciones mencionadas además de intro-
ducir otras adicionales (Costas, 2007) y no plantea una alternativa a la utilización de
la cita como mecanismo de evaluación científica, ya que pese a que algunos autores
han determinado la existencia de una alta correlación entre citas y calidad (Porter,
1988; Lindsey, 1989), existe cada vez un mayor consenso en la literatura científica
acerca del hecho de que las citas reflejan, más que la calidad de los trabajos, el
impacto de los mismos en la comunidad científica, algo reiteradamente manifestado
incluso por el ideólogo de los «Citation Index» del Institute for Scientific Informa-
tion (Garfield, 2006).
En relación con el cuestionamiento del FI, se han desarrollado diversas bases de
datos y plataformas que pretenden complementar o ser una alternativa a las bases de
datos Thomson Corporation y al FI del JCR. Entre ellas, destaca por su amplia
cobertura la base de datos de citas de literatura científica y recursos web de la edi-
torial Elsevier Scopus (http://www.scopus.com), que recoge 15.000 revistas de más
de 4.000 editores de todo el mundo frente a las 8.700 recogidas en la Web of Scien-
ce (http://scientific.thomson.com), así como la importancia cada vez mayor que
están cobrando los motores de búsqueda de contenidos científicos Scirus
(http://www.scirus.com) o Google Académico (http://scholar.google.es), bases de
datos e iniciativas a partir de los cuales se han desarrollado plataformas que ofrecen
diferentes indicadores estadísticos de citación (Grupo Scimago, 2007; Harzing
2007).
Agradecimientos
Este trabajo ha sido realizado gracias al Programa I3P cofinanciado por el Fondo
Social Europeo del Consejo Superior de Investigaciones Científicas.
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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 366-395, 2008
ISSN 0210-0614
Calidad de las sedes web de las OTRI(1) universitarias
andaluzas: contenidos, usabilidad y accesibilidad
Quality of the Offices for the Transfer of Research Results websites
of Andalusian Universities: contents, usability and accessibility
Irene Ramos Vielba*, Néstor Clabo Clemente**
Resumen: Este estudio presenta un análisis comparativo de contenidos, usabi-
lidad y accesibilidad de las sedes web de las nueve OTRI universitarias
andaluzas a partir de la construcción de un esquema analítico para la eva-
luación de la calidad de las sedes web de las OTRI españolas. Se han reali-
zado tres tipos de análisis complementarios mediante la creación, selección
y aplicación de una serie de indicadores de contenido, usabilidad y accesi-
bilidad respectivamente. Para el análisis de accesiblidad se han usado dos
programas informáticos aplicados a 135 páginas, quince por cada sede web,
con especial atención a sus páginas de acceso. La ponderación de las pun-
tuaciones conseguidas en cada uno de los apartados se traslada a una nota
final procedente de la media obtenida entre el test de contenidos, por un
lado, y la puntuación media conjunta entre el test de usabilidad y accesibi-
lidad por otro. La evaluación de las sedes web de las OTRI de las universi-
dades andaluzas ha revelado la existencia de graves deficiencias que afec-
tan a la calidad de las mismas, lo que produce un impacto negativo en la
comunicación y difusión de sus funciones como institución de enlace en
materia de I+D entre las universidades y la sociedad.
Palabras clave: Oficinas de transferencia de resultados de investigación; Uni-
versidades; Andalucía; sedes web; evaluación de calidad; análisis de con-
tenido; usabilidad; accesibilidad.
Abstract: This paper presents a comparative analysis of the contents, usabili-
ty and accessibility of the nine technology transfer office websites belong-
ing to Andalusian universities, using an analytical framework developed
for measuring the quality of this kind of website in Spain. Three types of
complementary analysis were performed via the creation, selection and use
of a set of indicators of content, usability and accessibility. Two computer
programs were used to check the accessibility of 135 webpages (15 for
each website), paying special attention to the homepages. The points
obtained in each analysis were weighted and used to produce a final score,
(1) Oficinas de Transferencia de Resultados de Investigación.
* Instituto de Estudios Sociales Avanzados, Consejo Superior de Investigaciones Científicas
(IESA-CSIC), Córdoba. Correo-e: iramos@iesa.csic.es.
** Centro de Investigaciones Sociológicas (CIS), Biblioteca, Madrid. Correo-e: nclabo@cis.es.
Recibido: 23-11-2007; 2.a versión: 28-1-08.
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CALIDAD DE LAS SEDES WEB DE LAS OTRI UNIVERSITARIAS ANDALUZAS
i.e., the average of the content analysis score and the mean of the usabili-
ty and accessibility scores. The evaluation of these websites revealed them
to have important quality deficiencies that might have a negative impact on
the communication of their functions as institutions linking universities
and society in matters of R&D.
Keywords: Technology transfer offices, universities, Andalusia, websites,
quality evaluation, content analysis, usability; accessibility.
1. Introducción
La Comisión Europea (2003) y el Comité para las Políticas Científicas y Tec-
nológicas de la OCDE (2004) subrayan el papel destacado de los mecanismos de
difusión y transferencia de conocimientos científicos, incidiendo en la urgente nece-
sidad de un cambio cultural en las universidades que intensifique la tercera misión
de las mismas. Junto a las tareas tradicionales de educación e investigación, la deno-
minada tercera misión se identifica con el compromiso directo de las instituciones
de educación superior respecto a su entorno social y económico (Molas-Gallart,
2005), pudiendo llevar a cabo importantes funciones para las regiones donde se
encuentran situadas (Lambooy, 2000), y contribuyendo a generar riqueza, ya sea
mediante apoyo técnico o actuando como agente formador e innovador, entre otras
facetas (Michavila, 2004). Por estas razones las actividades de tercera misión se han
convertido en asunto de creciente importancia en la agenda política de I+D (Etzko-
witz et. al. 2000). Siguiendo esa línea, la reciente reforma en España de la Ley Orgá-
nica de Universidades1 aboga por una mayor implicación de las universidades fren-
te a las demandas de la sociedad y del sistema productivo, actuando como motor
para el desarrollo social y económico a través del impulso de la transferencia de los
resultados de investigación, aspecto éste que también pretende fomentar el nuevo
Plan Nacional de I+D+I 2008-2011. Las Oficinas de Transferencia de Resultados de
Investigación (OTRI), como estructuras de interfaz, desarrollan una actividad esen-
cial en el fomento y la dinamización de los vínculos entre universidad y sociedad en
el área de I+D, en especial en el entorno regional. Una de las formas más eficaces
de dar a conocer los servicios que prestan es a través de sus sedes web. De ahí la
pertinencia de evaluar su calidad mediante el análisis de los contenidos y del nivel
de cumplimiento de criterios de usabilidad y accesibilidad.
En el ámbito científico se utiliza el término «sitio web» para referirse a un con-
junto unitario de páginas web. Sin embargo, en este trabajo, en aras de una mayor
clarificación de la unidad de análisis, preferimos tomar la expresión de «sede web»
1 Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de
diciembre, de Universidades.
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propuesta por Aguillo (1998), cada vez más extendida. Con ella identificamos un
conjunto de páginas web que parten de una página de inicio común (URL específi-
ca) y aparecen interrelacionadas jerárquicamente mediante enlaces internos. La sede
web conforma una unidad documental en función de sus contenidos y también una
unidad institucional diferenciada e independiente, si nos atenemos a la organización
responsable de la misma. Son múltiples las razones que respaldan la necesidad de
evaluación de las sedes web entre las que se encuentra la de mejora general, ligada
al uso eficiente de los recursos empleados y a la obtención del máximo rendimien-
to. Ese argumento sería suficiente para abordar nuestro objeto de estudio. La tras-
cendencia de las funciones OTRI acrecienta dicha exigencia evaluadora.
En cuanto a los métodos de evaluación de sedes web, han sido varios los inten-
tos académicos por aplicar un sistema coherente de pautas y criterios verificables.
Jiménez y Ortiz-Repiso (2007) recogen algunos de los modelos nacionales e inter-
nacionales más importantes, señalando el predominio de los procedentes de las
instituciones universitarias estadounidenses. Estos últimos, aunque presentan cri-
terios e indicadores muy variados, se caracterizan por centrarse más en el conte-
nido que en los aspectos formales o tecnológicos. Frente a ello, como señala Cal-
derón (2006), en los nuevos estudios cada vez están más presentes los criterios de
acceso, navegación y diseño. A esto contribuyeron notablemente los análisis cen-
trados en la usabilidad, entendida como la facilidad del usuario para interactuar
con el sistema de información digital, y cuyo máximo representante es Nielsen
(2002). Otra vía abierta por una nueva disciplina denominada Cibermetría, nacida
a mediados de los años noventa, incluye a la Webmetría, dedicada al «estudio de
los aspectos cuantitativos de la construcción y uso de los recursos de información,
estructuras y tecnologías en el web desde perspectivas bibliométricas e informé-
tricas» (Arroyo et al., 2005). En consonancia con las líneas de investigación cita-
das, en España también han aparecido varios sistemas para evaluar sedes web.
Entre los que integran aspectos diversos cabe destacar, entre otros, el propuesto
por Jiménez y Ortiz-Repiso (op. cit.), denominado BRACAD, articulado en torno
a cinco criterios (búsqueda, recuperación de la información, autoridad, contenido,
administración y diseño), y el elaborado por Codina (2006, I), cuya última versión
disponible incluye nueve parámetros agrupados en torno a cuatro secciones: con-
tenido, acceso a la información, visibilidad y usabilidad. Ambos sirven de refe-
rencia genérica para aproximaciones posteriores, en las que será preciso atender
necesariamente a las singularidades del tipo de sedes web que examinar. Desde el
punto de vista exclusivo de la usabilidad, resulta especialmente reseñable la apor-
tación de Hassan (2006), que al analizar la satisfacción del usuario, distingue entre
factores higiénicos (imprescindibles, su aparición impide la insatisfacción de uso)
y motivadores (animan a usar la sede web, son motivadores). Entre los primeros
incluye la accesibilidad, la funcionalidad y la findabiliy o «encontrabilidad»,
mientras que los segundos serían la utilidad, la estética y la credibilidad. Sin
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embargo, el aspecto más relevante procede de la concepción de la usabilidad como
un factor adicional, con características higiénicas y motivadores simultáneamen-
te, cumpliendo «la función de factor vertebral relacionando el resto de factores de
diseño» (ibid., pág. 244). También insiste en la estrecha relación entre la accesi-
bilidad y la usabilidad, llegando a considerar a la primera un aspecto de la segun-
da. Respecto a los análisis cibermétricos, Ortega y Aguillo (2007), al realizar una
representación visual de la red académica española dentro del contexto del Espa-
cio Europeo de Educación Superior, hacen una breve revisión del desarrollo de
esta disciplina en España, donde sobresalen los análisis cuantitativos de enlaces
llevados a cabo por Thelwall y Aguillo (2003) y Ortega (2007) sobre la web uni-
versitaria española y europea respectivamente.
Debido a su proximidad temática nos fijamos, precisamente, en los estudios
sobre las sedes web universitarias españolas. En lo referente únicamente a la acce-
sibilidad, Térmens, Ribera y Sulé (2003) observan el grado de cumplimiento de las
recomendaciones de la World Wide Web Consortium (W3C), especialmente de los
indicadores de la prioridad 1, a los que añaden otros complementarios. Por su parte,
Toledo (2001) toma los mismos criterios internacionales para someter a escrutinio
–mediante el test del programa Bobby– a las universidades públicas andaluzas. Si
bien no incluye entre ellas a la Universidad Pablo de Olavide, institución pública
con sede en Sevilla creada en 1997. Ciñéndose a otro aspecto concreto, García
(2007) detecta y enumera las principales malas prácticas de diseño web de las uni-
versidades españolas. Entre las evaluaciones de calidad que engloban tanto indica-
dores de contenido como de usabilidad y accesibilidad, es posible mencionar a Bue-
nadicha (2002), con un alcance excesivamente limitado en los criterios, además de
las contribuciones de Fernández de Lucio et al. (2007) y Pinto Molina et al. (2004),
que se pueden considerar los antecedentes más cercanos de nuestro trabajo, aunque
presentan dos diferencias fundamentales frente al mismo. La primera de ellas radi-
ca en la importancia relativa que conceden a las OTRI, bien como parte de un estu-
dio más amplio sobre el uso de las sedes web por las universidades españolas y fran-
cesas en las relaciones con el entorno socioeconómico (Fernández de Lucio et. al.,
op. cit.), bien como uno de los tipos de entidades, junto a departamentos y vicerrec-
torados de investigación, donde observar la visibilidad de la investigación de las
universidades españolas a través de sus páginas web (Pinto Molina et al., op. cit.).
La segunda divergencia consiste en la presencia en cada uno de ellos de sólo una
universidad andaluza –Jaén en el primer caso y Granada en el segundo.
Sin embargo, las Oficinas de Transferencia de Resultados de Investigación
(OTRI) presentan identidad suficiente per se como para constituir un objeto de estu-
dio específico. En ello incide de una manera significativa la creciente importancia
que han adquirido sus funciones, especialmente en el ámbito regional. De ahí, la
selección de una comunidad autónoma como marco geográfico. En lo que respecta
a la opción metodológica escogida, partiendo de la literatura existente en esta mate-
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ria, para solventar la dificultad de traslación de algunos indicadores no aplicables
a este caso, hemos creado nuestro propio esquema de evaluación de calidad adap-
tado a la especificidad de las web OTRI, en especial en lo referente a los conteni-
dos, donde se pone gran énfasis, pero en combinación con aspectos de usabilidad
y accesibilidad, que complementan y confieren un carácter integral al sistema eva-
luador.
El objetivo principal de este trabajo lo constituye, por tanto, el análisis compa-
rativo de contenidos, usabilidad y accesibilidad de las sedes web de las nueve OTRI
universitarias andaluzas. El objetivo general se concreta en los siguientes objetivos
específicos:
• Construir un esquema analítico aplicable a las sedes web de las OTRI univer-
sitarias de las distintas regiones españolas.
• Evaluar los contenidos incluidos en las nueve sedes web.
• Valorar el nivel de homogeneización existente entre las sedes web de las
OTRI universitarias andaluzas.
• Identificar las diferencias de sus sedes web, tanto en usabilidad como en acce-
sibilidad.
• Realizar un ranking de calidad de sus sedes web.
• Hacer propuestas de mejora de contenidos, usabilidad y accesibilidad de sus
sedes web que contribuyan al mejor desempeño de sus funciones y la satis-
facción de las necesidades del usuario demandante de sus servicios.
El estudio comparativo de la calidad de las nueve sedes web de las OTRI uni-
versitarias de Andalucía se realiza mediante tres tipos de análisis complementarios2,
que se abordan en el texto de manera consecutiva:
• Análisis de contenido: se seleccionan una serie de ítems atendiendo a su grado
de importancia entre los contenidos de las sedes web. Se usa un parámetro de
medición no frecuencial para tener en cuenta la presencia o ausencia de cada
ítem en las sedes web observadas. El recuento cuantitativo permite evaluar
comparativamente los contenidos de las nueve sedes web.
• Análisis de usabilidad: para su medición se realiza una evaluación heurística,
utilizando la plantilla http://usalo.es/documentos/plantilla.doc3, de la que se
extraen aquellos ítems considerados más apropiados para el caso que nos ocupa.
• Análisis de accesibilidad: la Web Accesibility Initiative establece tres niveles
de prioridad que se valoran de manera automática con la aplicación de dos de
las herramientas disponibles en red (test TAW4 y HERA5).
2 La recogida de datos se realizó en octubre de 2007.
3 Utilizada por García (2006) para realizar su evaluación de sedes web.
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La novedad que presenta este estudio reside en la aplicación de técnicas de aná-
lisis de sedes web al objeto de estudio seleccionado: las OTRI universitarias anda-
luzas, mediante el que es posible obtener resultados cuantitativos diferenciados para
cada uno de los tres aspectos analizados: contenidos, usabilidad y accesibilidad. El
ranking de las sumas totales permite valorar comparativamente la calidad de las
sedes web. De todo ello se extraen valoraciones acerca del uso adecuado de las sedes
web por parte de las OTRI universitarias andaluzas en el desempeño de las tareas de
intermediación, promoción y difusión desde el ámbito científico que le son propias.
2. Análisis de contenido
Andalucía cuenta con nueve universidades públicas, cada una de las cuales dis-
pone de una OTRI como estructura de intermediación que opera en sus entornos res-
pectivos. Su función principal consiste en dinamizar, fomentar y canalizar las rela-
ciones en materia de innovación, transferencia y cooperación entre el mundo cientí-
fico universitario y el de la empresa para el aprovechamiento por parte de ésta de las
capacidades de I+D y los resultados de la actividad investigadora universitaria.
Su objetivo es servir de enlace entre los grupos de investigación y el entorno
económico, suministrando a los grupos información sobre posibles colaboraciones
con empresas o entidades, y ayudando al establecimiento y desarrollo de las mismas,
con el fin de favorecer el acercamiento de la universidad a la sociedad e incremen-
tar el potencial tecnológico del entorno. De igual modo, es misión común de las
OTRI potenciar la participación de los grupos de investigación en los programas de
I+D (…)6, para lo cual incluyen entre sus cometidos actividades de difusión de
información, organización de jornadas, búsqueda de socios para proyectos y aseso-
ramiento en la presentación de las propuestas. La mayoría de ellas trabaja en las
áreas de especialización de sus correspondientes universidades y, en menor medida,
en áreas destinadas a cubrir las necesidades de su entorno, dado el carácter que han
adquirido como unidades al servicio de las universidades para su proyección al exte-
rior (Fernández de Lucio y Conesa, 1996, pág. 242).
4 Test de Accesibilidad Web, financiado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el
Gobierno del Principado de Asturias, desarrollado por la Fundación CTIC (Centro Tecnológico de la
Información y de la Comunicación) con la colaboración de CEAPAT (Centro Estatal de Autonomía
Personal y Ayudas Técnicas). Puede usarse y descargarse en: http://www.tawdis.net/taw3/cms/es.
5 HERA es una herramienta gratuita desarrollada por la Fundación Sidar para facilitar la revisión de
la accesibilidad de las páginas y sedes web. Puede usarse en: http://www.sidar.org/ex_hera/index.php.
6 El texto original se refiere a los programas de I+D europeos. Sin embargo, hemos prescindido
de esa especificación porque las actividades que se nombran a continuación también son, con carácter
general, aplicables a los programas de I+D nacionales.
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Esta enumeración detallada de las tareas encomendadas y asumidas por parte de
las OTRI lleva, en efecto, aparejada la necesidad de cuidar al máximo los aspectos
relativos a la comunicación y la difusión externa para desarrollar su labor de una
manera eficiente. En la actualidad, las sedes web representan un escaparate idóneo
para darse a conocer, proyectar información de forma ordenada y transparente, así
como para captar a posibles agentes interesados en la oferta científico-tecnológica
de la universidad y otros servicios asociados que les pueden prestar las OTRI. Con-
tar con una sede web de calidad se convierte, por tanto, en un instrumento impres-
cindible donde adquieren especial importancia los contenidos allí vertidos y su
estructuración.
Atendiendo a los parámetros de medición y evaluación, el análisis de contenido
que se aplica en este estudio tiene carácter cuantitativo. Para su realización se esta-
blecen cuatro criterios básicos, cada uno de ellos divididos en dos categorías. Den-
tro de cada categoría se define un repertorio de indicadores múltiples, plasmados en
diferentes ítems7, que responden a los objetivos y planteamientos de partida. En la
medición se utiliza un sistema no frecuencial basado en la presencia (plena y par-
cial) o ausencia de cada ítem en las sedes web observadas. El recuento cuantitativo
de ocurrencias permite la evaluación comparativa de los contenidos de las nueve
sedes web de las OTRI universitarias andaluzas. En función del grado de importan-
cia otorgado a los contenidos seleccionados, se aplica una ponderación relativa para
cada uno de los diferentes grupos de ítems con el fin de equilibrar su peso en la pun-
tuación total obtenida en este apartado y convertirlo a una escala de cero a diez que
posibilite la valoración conjunta de los tres tipos de análisis realizados.
Los criterios de evaluación son cuatro, cada uno de ellos equivale a un grupo de
contenidos:
A. Estructura de contenidos
B. Datos relativos a la OTRI
C. Información para las empresas
D. Otros elementos adicionales
7 Tomamos la terminología de Jiménez y Ortiz-Repiso (2007:76): «criterio: elemento general que
sirve de norma intelectual para juzgar o decidir; categoría: cada una de las distintas clases en las que
se divide un determinado criterio; indicador: parámetro específico usado para evaluar dentro de una
categoría». A ellos se une ítem, división inferior de los indicadores.
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A. Estructura de contenidos
Resulta tan decisivo para una sede web contar con unos buenos contenidos como
con una adecuada estructuración de los mismos. En términos generales, la estructu-
ra se refiere al modo en que los contenidos están organizados e interrelacionados.
Implica la reflexión previa por parte de la organización acerca de su funcionamien-
to interno, de los aspectos más destacados que se pretenden transmitir y a quién van
dirigidos. A partir de ahí precisa construir un esquema jerárquico de secciones y
subsecciones con hiperenlaces entre ellas que permitan al usuario potencial seguir
una secuencia lógica y, de ese modo, satisfacer sus necesidades de información e
interacción. La elaboración del texto y la integración de otros elementos comple-
mentarios –textuales o no– han de servir para comunicar de forma clara, concisa e
inequívoca. A su vez, se han de articular en torno a un enfoque eminentemente prag-
mático, facilitando en todo momento la navegación y la consecución de los posibles
objetivos de quien acude a su sede web.
Entre los indicadores referidos a la estructura se incluyen, en primer lugar, los
de la categoría emplazamiento de los contenidos, tales como la disponibilidad de
una sede web propia y su ubicación en el primer nivel de engarce con la sede web
de la universidad, que logre conjugar grado de autonomía –identificación de conte-
nidos propios– con una fácil localización. Sólo cuatro de las nueve OTRI presentan
una adecuada ubicación de la sede web con respecto al de la universidad, mientras
que en determinadas ocasiones es difícil encontrar el enlace con la OTRI en la sede
web de la universidad –o viceversa–, o parte de sus contenidos se encuentran repar-
tidos en otros menús despegables de la sede web general, que permanecen como vín-
culos comunes. A su vez, una distribución equilibrada de la página de inicio (barra
de navegación, texto, imágenes), la presencia en dicha barra de los contenidos esen-
ciales y la aparición de la información más relevante en el primer nivel de navega-
ción reflejan la estructuración interna que, pese a contar con algunas deficiencias,
presenta una relativa coherencia. Un elemento importante lo constituye el buscador
de contenidos, por lo que resulta llamativo que ninguna sede web de las analizadas
ofrezca esta herramienta a los internautas. En algunos casos (escasos) se incluye un
buscador de publicaciones, de noticias o el de la sede web de la universidad, que
introduce distorsión al actuar sobre una base más amplia, pero ninguno de estos bus-
cadores cubre la necesidad de localización de contenidos circunscritos a la OTRI. Es
destacable la presencia parcial (44,44%) de estos indicadores referidos al emplaza-
miento, seguida de un 40% de ausencia de los mismos en el conjunto de las nueve
sedes web (ver tabla I).
El segundo bloque de elementos estructurales se refiere a la categoría facilida-
des previstas para los usuarios. Aquí se incluyen el carácter informativo, breve y
directo de los párrafos –no siempre respetado–; la creación de apartados tanto para
el personal docente e investigador como para los empresarios –sólo tres OTRI lo
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contemplan–; la reserva de zonas restringidas para la realización de transacciones
básicas de usuarios específicos (tales como el registro en línea o la consulta e inter-
cambio de información relativa a experiencias concretas de cooperación entre inves-
tigadores y empresas o entidades) –ninguna OTRI lo incorpora– y la inclusión de
componentes de interactividad general, entre los que se encuentra, por ejemplo, un
buzón de sugerencias. Este último se incluye en cinco sedes web, aunque no siem-
pre se acompaña de un formulario ad hoc, sino que en varias ocasiones simplemen-
te se corresponde con una dirección de correo electrónico. Ningún otro elemento de
interactividad queda recogido en los casos analizados. Los ítems de este subgrupo
están ausentes de las sedes web en un 55,56% del total, y sólo tienen presencia plena
en el 17,78%.
Tabla I
Porcentaje de presencia y ausencia de ítems de contenido
% de presencia
% de presencia
% de ausencia
Total
plena
parcial
A. Estructura de contenidos
16,67
35,56
47,78
100
Emplazamiento de contenidos
15,56
44,44
40,00
100
Facilidades a usuarios
17,78
26,67
55,56
100
B. Datos OTRI
41,11
20,00
38,89
100
Misión
28,89
37,78
33,33
100
Información de contacto
53,33
2,22
44,44
100
C. Información a empresas
30,00
28,89
41,11
100
Servicios
31,11
17,78
51,11
100
Transferencia
28,89
40,00
31,11
100
D. Otros elementos adicionales
17,78
15,56
66,67
100
Mantenimiento
25,93
11,11
62,96
100
Proyección externa
5,56
22,22
72,22
100
B. Datos relativos a la OTRI
Este es el único de los cuatro criterios que presenta un porcentaje de presencia
plena de los ítems evaluados (41,11%) superior al de presencia parcial (20%) y al
de ausencia de los mismos (38,89%), lo que se explica por el carácter básico, sim-
ple y estático de tales elementos. No obstante, también es posible detectar algunas
insuficiencias que requieren matizar esta primera valoración.
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El subconjunto identificado con la categoría misión recoge toda una serie de
indicadores dirigidos a calibrar si el usuario percibe de forma transparente la razón
de ser y la esencia de la OTRI. Para que se comprenda sin ambigüedad cuál es su
cometido ha de incluirse en la sede web, en primer lugar, una breve autopresenta-
ción (quiénes somos y qué hacemos). Algo tan sencillo, sin embargo, no aparece
siempre, si no que en una ocasión se obvia, en otra se comprime en exceso, y en
varias se sustituye por largos y farragosos párrafos donde se mezclan cuestiones fun-
damentales con referencias, por ejemplo: al proceso de creación, a la valoración de
las leyes y planes que las originaron, a la red OTRI, o a la política científica. Por el
contrario, sería preciso abordarlo de modo sinóptico y sin ambages, con indepen-
dencia de la posible inclusión de otros contenidos en sucesivos niveles de navega-
ción para aquel usuario que busque una mayor profundización. También es preciso
que quede clara su relación con otras instituciones de referencia, en especial la uni-
versidad. De manera complementaria a lo anterior, resulta recomendable disponer
de un apartado específico donde enumerar y describir las funciones y actividades,
así como plasmar resumida y nítidamente los servicios que se prestan y quiénes son
los potenciales usuarios demandantes de dichos servicios, cuestiones todas ellas con
una incidencia irregular a lo largo del análisis. Una plausible explicación de la falta
de sistematización en la transmisión de una imagen corporativa bien definida, resi-
de en la menguada importancia que se concede tanto a estos aspectos como al medio
por el que se emite y, por tanto, en la infravaloración de los efectos resultantes de
una buena o mala práctica, cuando, en realidad, estas cuestiones deberían constituir
un objetivo prioritario. La escasez de efectivos disponibles también repercute nega-
tivamente en la dedicación a los contenidos web, pero, principalmente, la situación
actual pone de manifiesto estrategias comunicativas con un enfoque limitado.
El otro subconjunto de indicadores se concentra en torno a la categoría información
de contacto que, igualmente, debe aparecer completa y detallada, lo que sí sucede en la
mayor parte de las sedes web (53,33% de presencia plena), aún con algunas singulari-
dades. Así en tres de las OTRI no se facilita el nombre, correo electrónico y teléfono
del responsable. En otras tres no se dispone de un directorio del personal adscrito, por
lo que no es posible dirigirse directamente a los técnicos. Sin embargo, son más las oca-
siones en las que aparece el listado íntegro de la plantilla con especificación de cada
área de responsabilidad, lo que permite la comunicación individual orientada en fun-
ción de las necesidades. Este listado suele reemplazar a la inclusión del organigrama,
que sólo se muestra explícitamente en dos de las sedes web. El exiguo número de tra-
bajadores reduce el alcance de esa ausencia, siempre que se cuente con todos los datos
bien presentados visualmente. Por supuesto, en todos los casos se recogen los datos de
contacto general de las OTRI (dirección, teléfono, fax y correo electrónico), algo total-
mente imprescindible. No ocurre lo mismo con otras cuestiones menores, pero de gran
utilidad práctica, como el mapa de ubicación geográfica –visible sólo en dos OTRI– o
el horario de atención al público, que únicamente precisa la Universidad de Almería.
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C. Información a empresas
Este tercer conjunto de contenidos reviste gran significación por situarse en el
epicentro de la actividad OTRI y constituir el principal objetivo de la transferencia de
resultados de investigación, donde la información a las empresas adquiere enorme
trascendencia. Pese a ello, el porcentaje de presencia plena de los elementos que lo
conforman (30%) es inferior al de su ausencia (41,11%), diferencia con especial inci-
dencia en lo referido a los servicios que se prestan. En efecto, salvo dos excepciones,
las OTRI no ofrecen una información cabal de todos los servicios disponibles. Por el
contrario, estas indicaciones bien no se contemplan, bien se dispersan entre otros con-
tenidos afines. Tampoco existe nitidez respecto a las posibilidades de colaboración
universidad-empresa. En la mayor parte de los casos es necesario intuirlas o dedu-
cirlas indirectamente. Un ejemplo de buena práctica en este particular es la Univer-
sidad de Jaén, donde quedan enumerados y estructurados claramente los servicios y
las diferentes opciones de cooperación. También resulta deficiente, en general, la
información relativa a los grupos de investigación de cada universidad y los datos de
contacto correspondientes. Destaca el hecho de que cuatro de ellas prescindan de un
aspecto tan relevante. Ni siquiera un supuesto argumento de seguridad y protección
justificaría esa omisión, como lo demuestra el caso de la Universidad de Sevilla,
donde se inserta un paso intermedio en el que se solicita la repetición manual de un
código numérico como medida para evitar spam y reducir la captura de los correos
electrónicos por vía de programas informáticos (robots, spiders), tal y como explican.
Paralelamente, no se presta la debida atención a las convocatorias públicas en vigor,
ausentes en cinco de las nueve sedes web y con carencias en otras tres. Frente a ello,
sí resulta factible mayoritariamente la descarga de documentos especializados, ya
sean de carácter administrativo, normativo o modelos de contratos.
En los demás ítems congregados expresamente bajo la categoría transferencia
predomina una presencia parcial, especialmente en lo que respecta a tres tipos de
actividades sustanciales como son los convenios y contratos, la protección de resul-
tados (propiedad intelectual, patentes), y la creación de nuevas empresas surgidas
desde el ámbito universitario (spin-off, empresas de base tecnológica). Es frecuente
que la información facilitada en las sedes web acerca de estas variantes de coopera-
ción universidad-empresa aparezca incompleta, por ejemplo en cuanto a tipología,
características, modelos y requisitos de los convenios y contratos, donde habitual-
mente se cubre alguno de los aspectos pero se olvidan otros. Algo parecido sucede
con la protección de resultados y la creación de empresas. Resulta más fácil encon-
trar información general y abstracta sobre las dos cuestiones y, sin embargo, son
pocas las OTRI que incorporan información particular acerca de sus patentes en
vigor o de las spin-off creadas, además de otras aportaciones como instrucciones,
impresos o la forma de ampliar conocimientos al respecto. Las limitaciones se
extienden asimismo en lo concerniente a las vías de financiación y los programas de
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CALIDAD DE LAS SEDES WEB DE LAS OTRI UNIVERSITARIAS ANDALUZAS
ayudas públicas a los que las empresas se pueden acoger. Cinco sedes web no lo
albergan entre sus contenidos. Y lo que es aún mucho más sorprendente, otros cinco
tampoco integran la oferta científico-tecnológica de las universidades completa y
actualizada (incluso, en ocasiones, ni se menciona), cuando, en cambio, su difusión
resulta primordial para trasladar a la sociedad los resultados de la actividad investi-
gadora y poder captar así la demanda del tejido empresarial. Tres universidades
constituyen una excepción a esta afirmación: la de Huelva, la Pablo Olavide y la de
Sevilla, a las que, con ciertas limitaciones, también se suma la de Cádiz.
D. Otros elementos adicionales
Los ítems aquí considerados son los que peor resultados arrojan (66,67% de
ausencia). En primer lugar, el mantenimiento de la sede web se refleja en aspectos
tales como la existencia de un apartado de noticias destacadas relacionadas con las
funciones de las OTRI –sólo dos lo mantienen al día– y el anuncio de próximos even-
tos de interés tanto para la comunidad científica como para los usuarios de los servi-
cios de transferencia, apartado éste inexistente en ocho de los nueve casos estudiados
y sólo parcialmente aceptable en el restante. La ausencia de enlaces rotos también
pone de manifiesto la dedicación y revisión de los contenidos. Sin embargo, se han
detectado enlaces rotos en casi la mitad de las sedes web. En ocasiones, el origen de
éstos puede deberse a causas ajenas al funcionamiento interno de la OTRI o tener
carácter temporal, pero una comprobación sistemática y periódica permitiría locali-
zarlos y corregirlos. De todos modos, resulta fácilmente criticable que entre las nove-
dades se incluyan jornadas que tuvieron lugar en años precedentes, o que eventos del
pasado –a veces ni siquiera recientes– continúen ocupando un lugar preferente en el
mal llamado tablón de anuncios, como ha descubierto el análisis. Este tipo de malas
prácticas redundan en ineficacia, a la vez que transmiten una imagen netamente nega-
tiva del quehacer cotidiano, aunque no se corresponda con la realidad. Por el contra-
rio, los efectos positivos pueden multiplicarse cuando se atienden estos detalles.
El ámbito de actuación de la OTRI, pese a primar el territorio regional, no tiene
por qué constreñirse a un espacio geográfico totalmente acotado, sino que forma
parte de un mundo globalizado en el que la información fluye en mercados amplifi-
cados, donde coinciden oferta y demanda de conocimientos científicos para su apli-
cación práctica y explotación comercial. No hay que olvidar, por otro lado, que una
parte importante de las políticas de I+D y los fondos que la estimulan proceden de
la Unión Europea. Los programas marco y el CESEAND8 son dos ejemplos muy
8 El Centro de Enlace para la Innovación del Sur de Europa-Andalucía, CESEAND o SEIRC
(Southern Europe Innovation Relay Centre), como parte de la Red Europea de Centros de Enlace para
la Innovación (European IRC Network) es agente promotor de la innovación y la transferencia de tec-
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IRENE RAMOS VIELBA Y NÉSTOR CLABO CLEMENTE
ilustrativos de esa realidad trasnacional. Por ese motivo, la sede web ha de procurar
una proyección que traspase fronteras demasiado reducidas. Uno de los elementos
que da cuenta de ello es la calidad de sus enlaces con la presencia de organismos,
programas de I+D y redes de transferencia tecnológica internacionales, (además del
número total de enlaces, su organización y la inclusión de instituciones clave para
los fines específicos). La internacionalización más explícita se muestra muy débil en
las sedes web a tenor de la prácticamente inexistencia de páginas en otros idiomas.
Sólo una universidad adjunta un único documento traducido al inglés y en otra apa-
recen banderas extranjeras como iconos de supuestas versiones pero no se corres-
ponden con los contenidos de la OTRI, sino con una sede web diferente dentro de
la universidad destinada a potenciales alumnos extranjeros.
Disimilitudes entre universidades
El análisis transversal de las sedes web no desvela la existencia de patrones
estándar en cuanto a la composición y distribución interna de los contenidos. Por el
contrario, responden a planteamientos dispares y básicamente individuales. En lo
que respecta a las puntuaciones medias obtenidas por las universidades en cada con-
junto de elementos contrastados, la media más alta se corresponde con los datos
facilitados sobre la OTRI, seguida a continuación –por orden descendente– de la
media en información a empresas, la estructura de contenidos y, por último, los ele-
mentos adicionales. Los totales ponderados de esta primera parte del análisis atesti-
guan importantes limitaciones en las sedes web de las OTRI universitarias andalu-
zas, puesto que sólo dos de ellas se sitúan por encima del cinco en una escala de uno
a diez. Son la Universidad Pablo de Olavide, la única que supera la mitad de puntos
en todos y cada uno de los cuatro grandes criterios, y la de Jaén, que sólo suspende
en los elementos adicionales. La media de las valoraciones finales se sitúa en 3,90
poniendo de relieve debilidades inherentes a los contenidos web. La mayoría de las
puntuaciones obtenidas por las universidades oscila entre el cuatro y el tres (por
orden descendente: Huelva, Almería, Cádiz y Granada). Ligeramente por encima de
cuatro se encuentra Sevilla y ligeramente por debajo de tres Córdoba. Ocupa la últi-
ma posición Málaga (2,08) con un nivel ínfimo en todas las categorías y secciones.
Por tanto, las sedes web que mantienen un equilibrio positivo entre los diferentes
ítems –por separado y agrupados– generan un mejor rendimiento. Sólo mediante
unos contenidos armónicos es posible dar respuesta de manera competitiva a las
nología en Andalucía, Ceuta, Melilla y Canarias. La European IRC Network, cofinanciada por la
Comisión Europea a través de Programa INNOVATION, funciona desde 1995 y cuenta en la actuali-
dad con 71 Centros en 32 países de Europa, Israel y Chile, de ahí su trascendencia a la hora de difun-
dir transferencia de tecnología. [http://www.ceseand.cica.es/].
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necesidades de los usuarios finales de los servicios OTRI que acuden a la sede web
para obtener información amplia, coherente y operativa, cuando, además, en nume-
rosas ocasiones, buscan aprehenderlo de forma clara, rápida, e intuitiva debido a su
aplicación inmediata.
Figura 1
Puntuaciones en los grupos de contenidos por universidades (escala 1-10)
10
9
8
7
Es tr u c t u r a c o n te n id o s
6
Da t o s O TR I
5
In f o r m a c ió n e m p r e s a s
4
Ele m e n to s a d ic io n a le s
3
2
1
0
én
ía
lva
ga
Ja
ádiz
Sevilla
C
Almer
Hue
órdoba
C
Granada
Mála
P. Olavide
3. Análisis de usabilidad
Según la norma ISO 9241-11 (1998), la usabilidad «es la eficiencia y satisfac-
ción con la que un producto permite alcanzar objetivos específicos a usuarios espe-
cíficos en un contexto de uso específico». En un entorno web como el que nos
ocupa, mide la facilidad del usuario para interactuar con el sistema de información
digital. Nielsen (2002), quien fomentó de forma decisiva la aplicación de la usabili-
dad para la evaluación y construcción de sedes web, considera que la usabilidad se
apoya en cinco pilares fundamentales: facilidad de aprendizaje del sistema, eficien-
cia, capacidad de memorización del sistema, errores y capacidad de rectificación, y
grado de satisfacción subjetiva. Por otro lado, el concepto de usabilidad está estre-
chamente relacionado con el de accesibilidad (Hassan, 2006), por lo que una eva-
luación de la misma no quedará del todo completa sin la otra. De ahí que se abor-
den ambas tareas y se plasmen en resultados individuales y conjuntos de los dos
tipos de análisis.
Para la evaluación de la usabilidad de las páginas iniciales de las sedes web de
las OTRI de las universidades andaluzas hemos utilizado un tipo de evaluación
denominada heurística, consistente en la aplicación de una serie sistemática de indi-
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cadores que miden el nivel de cumplimiento de unos principios de usabilidad
ampliamente reconocidos y que, entre otras fuentes, están recogidos en las guías de
evaluación de Hassan y Martín (2003) y de Márquez Correa9. Con ligeras variacio-
nes para adaptarla a las características propias de las sedes web de las OTRI, hemos
adoptado la plantilla creada por García (2006). Dicha plantilla utiliza cincuenta y
cinco indicadores, aunque no siempre son todos aplicables al mismo tiempo. El
cumplimiento o no de los requerimientos de cada indicador se traduce en la asigna-
ción de cero, uno o dos puntos. Con ellos se obtiene un subtotal ponderado (cocien-
te entre la puntuación recibida y el número de indicadores o ítems aplicables) que,
posteriormente, se traslada a un total ponderado (al multiplicar por diez y dividir por
dos el subtotal anterior) que consistirá en una puntuación comprendida entre cero y
diez. La tabla II recoge los resultados.
Tabla II
Valoración de la usabilidad (escala 1-10)
Olavide
Sevilla
Málaga
Cádiz
Almería
Huelva
Córdoba Granada
Jaén
Media
6,83
6,13
6,05
5,83
5,64
5,42
5,34
5,30
4,66
5,69
Como puede observarse, la mayoría de las páginas analizadas a duras penas
superan el aprobado, siendo la puntuación media de 5,69. Únicamente se aproxima
al notable la Universidad Pablo de Olavide, seguida –ya a relativa distancia– de la
Universidad de Sevilla, la de Málaga y la de Cádiz. El resto se sitúa por debajo de
la media, siendo destacable, por negativa, la puntuación obtenida por la Universidad
de Jaén, por debajo del cinco. En general, cabe decir, aún con la excepción de la
Universidad Pablo de Olavide y un poco menos Sevilla y Málaga, que la usabilidad
presenta bastantes fallos, sobre todo en algunos aspectos que se repiten con cierta
insistencia y que se señalan a continuación:
• Presencia de diseño fijo en vez de diseño líquido.
• Excesivo peso de la página, lo que aumenta los tiempos de descarga.
• Excesivo tamaño del logo y abundancia innecesaria de imágenes.
• En algunos casos, utilización de marcos, algo nada recomendable.
• Ausencia de opción de búsqueda y de mapa de la sede web.
• Falta de subrayado de los vínculos y no diferenciación de los visitados y los
no visitados.
• Algunos textos son poco identificativos para la etiqueta <TITLE>.
• Ausencia de textos alternativos para las imágenes.
• Abuso de menús desplegables.
9 «Guía para la evaluación experta» [recurso electrónico].
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• Utilización de valores fijos en vez de escalables para definir el tamaño de la
fuente.
• Ausencia de etiquetas META (<meta name=keywords… y <meta name=des-
cription…) y, cuando aparecen, con frecuencia se produce un mal uso de la
descripción del contenido de la página.
• En algunos casos, utilización de HTML para la definición del formato en vez
de hacerlo exclusivamente con CSS (hojas de estilo en cascada).
La aparición de estos errores dificultan el acceso, la navegación y amigabilidad
de las interfaces consultadas, así como la consecución de la información demanda-
da por parte del usuario, por lo que es muy recomendable intentar eliminarlos, sobre
todo si se tiene en cuenta que la mayoría son fácilmente subsanables.
4. Análisis de accesibilidad
La accesibilidad puede ser definida como la posibilidad de que cualquier usua-
rio acceda a contenidos web sin que sus capacidades físicas y técnicas supongan un
condicionante para ello. Como afirman Nogales y Martín (2007), «se dice que una
página o sitio web es accesible cuando está diseñado y construido para que sus con-
tenidos y servicios estén disponibles para cualquier persona con independencia de
sus capacidades visuales, auditivas, cognitivas o motrices. La idea básica de la acce-
sibilidad está en conseguir que la información pueda ser presentada con indepen-
dencia de los equipos y aplicaciones utilizados para su acceso: navegadores gráfi-
cos, textuales o de voz; ayudas técnicas (lectores de pantalla, ratones de cabeza,
magnificadores, etc.); empleando el teclado, etc.»
El organismo internacional más importante que se ocupa de promover la acce-
sibilidad es el World Wide Web Consortium (W3C) que, por medio del comité Web
Accessibility Initiative (WAI), ha elaborado una serie de recomendaciones, entre las
que destacan las Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 1.0, dedicadas a la
accesibilidad de los contenidos web.
Las WCAG 1.0 se estructuran en catorce directrices o principios generales de
diseño accesible que, a su vez, y según la importancia de las mismas, se agrupan en
torno a tres prioridades:
• Prioridad 1, de obligado cumplimiento para el uso universal de documentos
web, y que afecta a la mayoría de colectivos de discapacitados.
• Prioridad 2, de cumplimiento muy recomendable para la eliminación de obs-
táculos importantes en el acceso a contenidos web.
• Prioridad 3, de carácter facultativo, pero que también facilitará el acceso de
determinados grupos. En teoría, los documentos web que cumplan las tres
prioridades no ofrecen dificultad de acceso a ningún colectivo.
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Dependiendo de que una página respete una, dos o tres de las prioridades, eva-
luándose según unos indicadores denominados controles, se le concederá, respecti-
vamente, los niveles de conformidad WAI-A (cumple los requisitos de la prioridad
1), WAI-AA (cumple los requisitos de la prioridad 1 y 2) y WAI-AAA (cumple los
requisitos de las prioridades 1, 2 y 3). Por tanto, es muy importante que, al menos,
una página satisfaga las exigencias de la prioridad 1 (WAI-A). Para evaluar el grado
de cumplimiento de dichos criterios, hemos utilizado dos herramientas de valida-
ción: TAW y HERA. Estos programas detectan automáticamente problemas de
accesibilidad, aparte de recomendar el análisis manual de otros aspectos que ofre-
cen dudas y que el examen automático no es capaz de determinar con exactitud. En
el caso de TAW el análisis lo hemos extendido a 135 páginas, ya que permite des-
cargarse una versión para usar en local con una utilidad para, a partir de una página
web dada, examinar el directorio, dominio y subdominio, especificando el nivel de
análisis y el número de páginas deseadas. En este estudio hemos analizado el domi-
nio en tres niveles de profundidad hasta alcanzar un total de quince páginas por cada
sede web. Sin embargo, HERA no tiene una utilidad similar, por lo que el análisis
hay que hacerlo página a página. Por ello, con este programa nos hemos ceñido a las
nueve páginas de inicio de las sedes web de las respectivas OTRI y lo hemos teni-
do en cuenta, principalmente, para la detección de los controles incumplidos y la
comparación de los resultados obtenidos con los logrados con TAW.
Grado de cumplimiento de los niveles de conformidad WAI
Sólo trece páginas de las 135 analizadas automáticamente con TAW obtienen el
nivel de conformidad WAI-A. Ninguna los niveles WAI-AA y WAI-AAA. Además,
esas páginas se concentran mayoritariamente en la Universidad de Huelva, quedan-
do Pablo de Olavide con dos, Jaén con una y el resto sin ninguna. Por tanto, sólo un
escaso 9,63% del total de páginas examinadas ratifica los requerimientos mínimos
establecidos.
Tabla III
Páginas que cumplen niveles WAI (n=135 páginas) (15 páginas por cada OTRI)
Almería
Cádiz
Córdoba Granada Huelva
Jaén
Málaga Olavide
Sevilla
Total
WAI-A
0
0
0
0
10
1
0
2
0
13
WAI-AA
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
WAI-AAA
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Total
0
0
0
0
10
1
0
2
0
13
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Promedio de errores por prioridades y universidades
En la tabla IV puede observarse el promedio de errores tras el análisis TAW de
las quince páginas respectivas de las nueve sedes web. Así obtenemos la posición
relativa de cada universidad y de cada tipo de prioridad incumplida.
Tabla IV
Promedio de errores por prioridades y universidades
Almería
Cádiz
Córdoba Granada Huelva
Jaén
Málaga Olavide
Sevilla
Media
P1
47,13
5,33
31,93
16,46
1,73
4,6
3
17,2
9
15,62
P2
167,47
71,93
248
44,06
79
44,73
25
62,66
23,73
85,6
P3
19,2
10,4
49,53
6,83
7,26
3,66
15
6,73
10,8
13,06
Media
77,93
29,22
109,82
22,45
29,33
17,66
14,33
28,86
14,51
Destaca la elevada cuantía de errores que presentan Almería y Córdoba, con
serias deficiencias de accesibilidad. Entre las mejores clasificadas es preciso citar a
Málaga, Sevilla y Jaén, aunque todas, insistimos, exhiben un prominente número de
problemas. Otro aspecto prevaleciente procede del predominio de errores en el nivel
de prioridad 2, como se aprecia en la figura 2.
Figura 2
Número de errores por prioridades WAI
A lm e r ía
C á d iz
P1
C ó r d o b a
G r a n a d a
P2
H u e lv a
Ja é n
Prioridades
M á la g a
P3
P. O la v id e
S e v illa
0
2 0 0
4 0 0
6 0 0
8 0 0
Núm. de errores
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Principales tipos de errores por prioridades y controles
Una vez detectados los errores resulta conveniente identificarlos y agruparlos
para conocer los controles que se incumplen y así poder buscar soluciones apropia-
das. Para ello se analizan en profundidad las nueve páginas principales de acceso a
las sedes web de las correspondientes OTRI. Los resultados obtenidos son muy sig-
nificativos, ya que la mayoría de problemas de accesibilidad se concentran en torno
a una serie de controles específicos. Otra cuestión relevante deriva de la disparidad
de los resultados alcanzados con TAW y HERA respectivamente, algo también
señalado por Rovira, Marcos y Codina (2007). En nuestro estudio, no sólo es lla-
mativa la distinta cantidad total de errores hallados, sino, en general, la mayor cifra
de tipos de controles incumplidos detectados automáticamente por HERA. Ante
esto, hemos decidido reflejar todos los controles incumplidos, aunque sólo lo reco-
giera uno de los dos programas usados. Queda plasmado por niveles de prioridad,
explicando el contenido de los cinco controles más incumplidos en cada uno de ellos
y que son identificados con la misma numeración utilizada por las Web Content
Accessibility Guidelines (WCAG).
En el nivel de prioridad 1, con abrumadora diferencia, el control que más veces
se incumple es el 1.1, seguido por los posteriores en esta lista:
• Control 1.1: ha de proporcionarse un equivalente textual para cada elemento
no textual, incluidas imágenes, representaciones gráficas de texto, regiones de
mapas de imagen, animaciones, applets10 y objetos, arte ASCII, marcos,
scripts, imágenes usadas como viñetas de listas, espaciadores, botones gráfi-
cos, sonidos, ficheros de audio autónomos, pistas audio de vídeo y vídeo.
• Control 8.1: los elementos de programación tales como scripts y applets deben
ser directamente accesibles o compatibles con las ayudas técnicas.
• Control 6.3: las páginas deben ser accesibles cuando scripts, applets u otros
objetos de programación sean desactivados o no soportados. Si esto no es posi-
ble, debe proporcionarse información equivalente o una página alternativa
accesible.
• Control 12.1: debe titularse cada marco (frame) para facilitar su identificación
y navegación.
• Control 6.2: los equivalentes para el contenido dinámico han de actualizarse
cuando el contenido dinámico cambia.
10 Un applet es un componente de una aplicación que corre en el contexto de otro programa, por
ejemplo un navegador web. [http://es.wikipedia.org/].
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En el nivel de prioridad 2 el nivel de incumplimiento es alto en todas las uni-
versidades. Los controles que con más frecuencia se contravienen son:
• Control 11.2: hay que evitar las características desaconsejadas de las tecnolo-
gías W3C. Por ejemplo, en HTML no debe usarse el elemento desfasado font,
sino hojas de estilo en su lugar (la propiedad ‘font’ en CSS).
• Control 3.2: deben crearse documentos válidos respecto a gramáticas forma-
les publicadas.
• Control 3.3: se refiere al uso de hojas de estilo para controlar la disposición y
la presentación.
• Control 3.4: es aconsejable usar unidades relativas en lugar de absolutas al
especificar los valores en los atributos del lenguaje de marcadores y en los
valores de las propiedades de las hojas de estilo.
• Control 3.5: se recomienda emplear elementos de encabezado para transmitir
la estructura lógica y su uso de acuerdo con la especificación. No han de uti-
lizarse encabezados para hacer efectos de fuente.
En el nivel de prioridad 3 los errores más frecuentes se dan en el control 5.5,
seguido por los controles que se suceden a continuación:
• Control 5.5: se recomienda proporcionar resúmenes para tablas.
• Control 4.3: se recomienda identificar el lenguaje natural principal de un
documento.
• Control 9.5: se recomienda proporcionar atajos de teclado para los enlaces
importantes (incluyendo los de los mapas de imagen de tipo cliente), los con-
troles de formulario y grupos de controles de formulario.
• Control 10.4: hasta que los agentes de usuario11 (incluyendo tecnologías de
ayuda) manejen controles vacíos correctamente, se sugiere incluir en cuadros
de edición y áreas de texto caracteres por defecto.
• Control 10.5: hasta que los agentes de usuario (incluyendo tecnologías de
ayuda) representen enlaces adyacentes de forma separada, se sugiere incluir
caracteres imprimibles entre ellos.
En la prioridad 1 se observa que la Universidad de Málaga, con cuatro, es la que
mayor número de controles vulnera, seguida por Almería, Córdoba y Pablo de Ola-
11 Un agente de usuario es una aplicación informática que funciona como cliente en un protocolo
de red; el nombre se aplica generalmente para referirse a aquellas aplicaciones que acceden a la World
Wide Web. Los agentes de usuario que se conectan a la web pueden ser desde navegadores web hasta
los web crawler de los buscadores, pasando por teléfonos móviles, lectores de pantalla y navegadores
en braille usados por personas con discapacidades
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vide, con tres incumplimientos cada una. En la prioridad 2, los resultados por uni-
versidades son homogéneos, a la par que muy negativos. Todas infringen los cinco
controles, salvo Málaga, que es la única que incumple cuatro. Sin embargo, en la
prioridad 3 Málaga vuelve a obtener los peores resultados, eludiendo los cinco con-
troles, mientras que el resto alcanza la cifra de tres controles incumplidos, excepto
Córdoba y Jaén que contravienen cuatro. El rendimiento final, fruto de la suma de
las tres prioridades, sitúan a Málaga encabezando el ranking de la inobservancia de
controles con un total de trece omisiones, seguida inmediatamente después por Cór-
doba con doce y, en tercer lugar, Almería y Pablo de Olavide con once cada una.
Granada, Huelva y Sevilla se ubican en el extremo más favorable con nueve infrac-
ciones. Las cifras alcanzadas son en todos los casos excesivamente altas.
Tabla V
Los cinco controles más incumplidos en cada prioridad
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Controles
1.1 8.1 6.3 12.1 6.2 Tot. 11.2 3.2 3.3 3.4 3.5 Tot. 5.5 4.3 9.5 10.4 10.5 Tot.
P1 + P2 + P3
Almería
X
X
X
3
X
X
X
X
X
5
X
X
X
3
11
Cádiz
X
X
2
X
X
X
X
X
5
X
X
X
3
10
Córdoba
X
X
X
3
X
X
X
X
X
5
X
X
X
X
4
12
Granada
X
1
X
X
X
X
X
5
X
X
X
3
9
Huelva
X
1
X
X
X
X
X
5
X
X
X
3
9
Jaén
X
1
X
X
X
X
X
5
X
X
X
X
4
10
Málaga
X
X
X
X
4
X
X
X
X
4
X
X
X
X
X
5
13
P. Olavide
X
X
X
3
X
X
X
X
X
5
X
X
X
3
11
Sevilla
X
1
X
X
X
X
X
5
X
X
X
3
9
Total
9
4
3
2
1
19
9
9
9
9
8
44
9
8
8
3
3
33
96
Valoración total de la accesibilidad
Tomando en consideración todos estos datos, hemos elaborado una plantilla con
una serie de indicadores para hacer un test completo de accesibilidad. En él se eva-
lúan, por un lado, el total de páginas analizadas (n=135), lo que permite puntuar las
sedes web según el número de páginas que obtienen la certificación WAI-A y el
número total de errores cometidos y, por otro, únicamente las páginas web iniciales
de las OTRI para valorar por prioridades el número de controles incumplidos.
Hemos otorgado más peso porcentual en la puntuación a la prioridad 1 (0,70), segui-
da de la prioridad 2 (0,20) y la prioridad 3 (0,10). La nota final se establece sobre
diez puntos para poder compararla y operar con las obtenidas en los análisis de usa-
bilidad y contenidos. Llama la atención los malos resultados logrados, que revelan
una nota media muy baja, por lo que se puede afirmar que existen muchos proble-
mas de accesibilidad. En este sentido, especialmente negativas son las bajas notas
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logradas por las universidades de Almería y Córdoba, mientras que en el lado posi-
tivo hay que citar a Huelva, que queda bastante por encima del resto, sobre todo
debido al elevado porcentaje de páginas que obtienen la certificación WAI-A.
Tabla VI
Valoración de la accesibilidad (escala 1-10)
Huelva
Sevilla
Jaén
P. Olavide
Cádiz
Málaga
Granada
Almería
Córdoba
Media
6,75
5,25
5,25
5
3,75
3,25
3
1
1
3,80
5. Análisis conjuntos
Principales conclusiones de los análisis de usabilidad y accesibilidad
En general los resultados concernientes a la usabilidad son bastante pobres, con-
centrándose los errores en torno a una serie de problemas reflejados en el análisis
realizado. Convendría que los responsables de la construcción y mantenimiento de
dichas sedes web introdujeran una serie de modificaciones que mejoraran sustan-
cialmente la usabilidad de las mismas, sobre todo si tenemos en cuenta que, por su
propia filosofía, las sedes web de las OTRI contienen páginas susceptibles de reci-
bir muchas visitas dado su carácter eminentemente práctico, ya que sirven de vín-
culo entre los investigadores de una universidad y el sistema productivo para el
aprovechamiento de las capacidades de I+D y la consecución de retornos económi-
cos y sociales a partir de los resultados de la actividad investigadora universitaria.
Por otro lado, la estrecha vinculación de las OTRI con el personal científico de la
universidad y, en cierto modo, su carácter aglutinante de investigadores, hace reco-
mendable que deba ser más sensible a la construcción y mantenimiento de espacios
virtuales conformes a condiciones de ergonomía y estándares ampliamente consen-
suados en la comunidad científica internacional.
Lo mismo puede decirse de la accesibilidad, que obtiene una media de 3,80, con
el agravante de que cinco universidades ni siquiera alcanzan el aprobado. Más aún
si tenemos en cuenta que las instituciones públicas, como las que nos ocupan, deben
ser aún más receptivas en este particular para asegurar la universalidad del acceso a
los espacios virtuales sin ninguna traba física o técnica que lo impida. Ya Toledo
(2001), Pinto Molina et al. (2004), Térmens, Ribera y Sulé (2003) insistían en esta
necesidad al detectar las deficiencias de accesibilidad de las web académicas espa-
ñolas. Puede observarse lo recurrente de una serie de problemas que podrían solu-
cionarse atendiendo las recomendaciones que al respecto hace la WAI y que afec-
tan principalmente a estas directrices:
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• Directriz 1: se refiere a la necesidad de proporcionar alternativas equivalentes
al contenido auditivo y visual.
• Directriz 3: referida a la necesidad de usar marcado y hojas de estilo.
• Directriz 9: recomienda el uso de características que permitan la activación de
elementos de página por medio de varios dispositivos de entrada, de modo que
el usuario pueda interactuar con el documento con el dispositivo de entrada
preferido: teclado, ratón, voz, licornio, etc.
• Directriz 11: recomienda usar las tecnologías y directrices del W3C
Los fallos repetidos con más frecuencia son los siguientes:
• Uso de imágenes y áreas de mapa de imagen sin textos alternativos (priori-
dad 1)
• Ausencia de declaración de tipo de documento (prioridad 2)
• Empleo de elementos y atributos obsoletos en HTML 4.01 (prioridad 2)
• Errores en el código de las hojas de estilo (prioridad 2)
• Uso de unidades absolutas en los atributos de elementos que conforman tablas
(prioridad 2)
• Utilización de unidades absolutas en los tamaños de las fuentes, definidas en
píxeles, en las hojas de estilo (prioridad 2)
• Falta de elementos de encabezado que sugiera la estructura del documento
(prioridad 2)
• Empleo de elementos HTML para controlar la presentación en vez de hojas de
estilo (prioridad 2)
• Ausencia de atajos de teclado (prioridad 3)
Sin embargo, aunque lo ideal fuese que se superaran todos los controles que
afectan a las tres prioridades, se hace imprescindible que, al menos, como primer
paso, las páginas obtengan el nivel de conformidad WAI-A (prioridad 1), para luego
plantearse ir superando el resto de controles de las otras prioridades, sobre todo los
más incumplidos en el nivel de prioridad 2.
Por último, mencionar las sedes web de las OTRI que obtienen mejores resulta-
dos en el análisis conjunto de usabilidad y accesibilidad. En este sentido, aunque con
algunos problemas, sobresale la Universidad de Huelva, con la puntuación más alta,
seguida de cerca por la Pablo de Olavide. En el lado negativo son reseñables los
malos resultados logrados por Córdoba, Almería, Granada y Málaga, que quedan
por debajo de la nota media, y Cádiz, que no obtiene el aprobado.
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Valoración conjunta de contenido, usabilidad y accesibilidad
El análisis global no ha identificado pautas concretas de comportamiento uni-
forme entre las sedes web de las OTRI. Sin embargo, la divergencia en las puntua-
ciones finales se sitúa entre unos márgenes cercanos, lo que pone de relieve el nada
sobresaliente nivel de calidad alcanzado y la generalización de los problemas aso-
ciados a esa falta de calidad, con independencia de la naturaleza específica de cada
caso. La puntuación más alta en cualquiera de los apartados (escala uno a diez)
nunca llega a seis. Por tanto, no existe una sede web que despunte nítidamente sobre
el resto y pueda servir como ejemplo de buena práctica integral para sus homólogos.
Aunque si hubiera que tomar una referencia, la Universidad Pablo de Olavide es la
única que pasa el listón intermedio en los dos bloques de la evaluación con una nota
final de 5,92, reflejando, de ese modo, una atención diferenciada para las distintas
cuestiones relevantes implícitas en el desarrollo de una sede web. Otro dato que
avala la universalidad de las deficiencias reside en los promedios generales, todos
inferiores a cinco, siendo el correspondiente a usabilidad y accesibilidad agrupadas
(4,75) superior al de contenido (3,90). Es decir, los contenidos obtienen, en conjun-
to, peor calificación que los aspectos de carácter técnico. Esta evidencia no permite
achacar los problemas de calidad a la falta de recursos o conocimientos informáti-
cos, puesto que en seis sedes web los contenidos alcanzan una puntuación clara-
mente inferior. La estructuración, el tratamiento y la exposición de la información
en un entorno web no demanda ninguna especificidad técnica especial, pero sí la
exigencia de pensar cuidadosa y detenidamente sobre los objetivos de ese tipo de
comunicación externa, así como sobre la forma de plasmar dichos objetivos aten-
diendo a los posibles usuarios receptores de la misma. Sin embargo, son usabilidad
y accesibilidad las que, aún mostrando también importantes imperfecciones, contri-
buyen a mejorar moderadamente algunas de las calificaciones totales, como sucede
con la Universidad de Huelva que logra un 5,02 gracias al impulso en ese apartado.
Málaga, pese a haber obtenido la nota más baja de todas en contenidos, sube un
escalón en el ranking debido a ese factor, lo que le evita el puesto de cola que cede
a Córdoba. A su vez, Sevilla, Cádiz y Granada se ven relativamente beneficiadas en
la misma dirección. La situación contraria (contenidos mejor que usabilidad y acce-
sibilidad) sólo merece mencionarse en los casos de Jaén y Almería, pero sin llegar
a un punto de diferencia entre los dos bloques.
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IRENE RAMOS VIELBA Y NÉSTOR CLABO CLEMENTE
Tabla VII
Valoración conjunta de contenido, usabilidad y accesibilidad
(escala 1-10)
Usabilidad +
Puntuación final
Contenido
Accesibilidad
(media)
Pablo de Olavide
5,93
5,91
5,92
Jaén
5,83
4,95
5,39
Huelva
3,95
6,08
5,02
Sevilla
4,20
5,69
4,95
Cádiz
3,45
4,79
4,12
Granada
3,15
4,15
3,65
Almería
3,60
3,32
3,46
Málaga
2,08
4,65
3,37
Córdoba
2,93
3,17
3,05
Media
3,90
4,75
4,33
6. Conclusiones finales
La primera aportación de este estudio es de carácter metodológico y se plasma
en el esquema analítico creado, que permite, mediante la combinación y pondera-
ción de tres tipos de análisis complementarios, la sistematización y normalización
de una serie de criterios esenciales para una evaluación exhaustiva de la calidad de
las sedes web OTRI. Su aplicabilidad en entornos regionales diferentes posibilita el
análisis comparativo regular y ordenado, constituyendo esta tarea una viable exten-
sión del análisis en el futuro. Otra posible vía de indagación residiría en la visibili-
dad y posicionamiento de las sedes web en la red, rastreando y computando, por
ejemplo, el número de accesos, citas y enlaces recibidos.
Los indicadores de contenido utilizados, lejos de pretender imponer una condi-
ción normativa rígida, apuestan por avanzar decididamente hacia la búsqueda de
estándares mínimos de calidad exigibles y exigentes. Esto no supone menoscabo
alguno para el desarrollo creativo de las peculiaridades o particularidades que cada
institución desee inferir a su sede web. De hecho, esa parte puede resultar un ali-
ciente adicional tanto para el personal que presta los servicios asociados a la trans-
ferencia de conocimientos científicos como para quienes los demandan. Sin embar-
go, ha de primar una visión predominantemente práctica, dada la especificidad de su
cometido y la importancia que adquieren los aspectos relativos a la eficacia en la
ejecución. De la Puente et. al. (2000) consideran la complejidad como un ingre-
diente habitual y la incertidumbre como un componente inseparable de la investiga-
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ción científica. Frente a ello, la OTRI –señalan estos autores– tiene que realizar una
gestión de marketing mediante tres tipos de acción: análisis, planificación y control,
y proyectarlas sobre la oferta, la demanda y la organización. En esa misma direc-
ción, una recomendación derivada de nuestro trabajo consiste en orientar esfuerzos
hacia el diseño y el mantenimiento de una estrategia específica de comunicación.
Por lo que respecta a los requisitos de usabilidad y, en especial, a los de accesi-
bilidad, existen unas pautas claras ya consensuadas y ampliamente aceptadas, inclu-
so por la comunidad internacional, por lo que resulta muy adecuado y recomenda-
ble su reconocimiento y observancia, más cuando una parte destacada de los crite-
rios van encaminados a garantizar la no discriminación de colectivos que puedan
sufrir alguna discapacidad de cualquier índole. Igualmente, se pretende que el
impacto de la carencia de habilidades técnicas individuales quede minimizado y, en
cierto modo, no suponga impedimentos accesorios para interactuar a través de la
sede web. Por ese motivo, las bajas puntuaciones alcanzadas sugieren una revisión
pormenorizada y la consideración de la oportunidad de mejora de tales aspectos.
La plasmación de los resultados en rankings tiene como única finalidad visuali-
zar el grado de homogeneidad existente entre las sedes web analizadas, lo que con-
tribuye a ser más conscientes de la situación global actual. Intentar alcanzar los
puestos más elevados en la clasificación podría servir como estímulo para los ges-
tores responsables de las mismas. Pero, por encima de ello, sobre todo han de apos-
tar por una evaluación continua –no sólo puntual– del grado de excelencia alcanza-
do. Jiménez y Ortiz-Repiso (2007) estiman que si no se asignan presupuestos y per-
sonal específico es poco probable conseguir un alto nivel de calidad. En todo caso,
tal premisa no puede servir de excusa. Las OTRI, partiendo de sus capacidades
–tanto económicas como humanas–, aunque sean limitadas, cuentan con margen
para avanzar hacia ese objetivo. La clave está en maximizar sus posibilidades.
Por supuesto, la sede web no se erige en el único medio para la difusión de las
actividades OTRI. La atención telefónica y personal suponen otras dos vías funda-
mentales en el desempeño de sus funciones, pero, por un lado, la expansión del uso
de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación precisan la incorpo-
ración de unas herramientas apropiadas y, por otro, contar con una sede web de cali-
dad redundará en sinergias positivas, contribuyendo a resolver dudas y a cubrir
demandas informativas; en definitiva, facilitará el trabajo de la plantilla. La posible
ubicuidad, universalidad y atemporalidad de este medio añade otras ventajas a su
uso. En todo caso, instituciones como las OTRI, teniendo en cuenta la trascenden-
cia de su misión para el progreso en materia de I+D, no pueden descuidar los aspec-
tos relativos al cultivo de una buena imagen corporativa que genere una percepción
social acorde con su naturaleza, y a ello puede contribuir significativamente la sede
web. Ésta, obviamente, ha de adaptarse a las necesidades concretas de las organiza-
ciones, sin olvidar la obligación de las OTRI de ser competitivas y audaces en la
consecución de logros socioeconómicos en el entorno mediante la transferencia de
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IRENE RAMOS VIELBA Y NÉSTOR CLABO CLEMENTE
los resultados de investigación desde las universidades al ámbito empresarial, tam-
bién en Andalucía. Máxime si nos atenemos al informe sobre las regiones españo-
las de la Dirección General de Política Regional de la Comisión Europea (2006),
donde se detecta una escasa interacción entre la universidad y la empresa causada
por la poca información de que disponen las empresas sobre las capacidades de
innovación de los centros universitarios andaluces. En sus manos está paliarlo.
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CALIDAD DE LAS SEDES WEB DE LAS OTRI UNIVERSITARIAS ANDALUZAS
ANEXO I
Criterios, categorías e indicadores de la evaluación de contenidos
A. ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
Sede web propia en primer nivel de engarce con sede web de la universidad
Distribución equilibrada de la página de inicio
Emplazamiento Correspondencia barra navegación con contenidos esenciales
de contenidos
Información relevante aparece en el primer nivel de navegación
Buscador de contenidos
Elementos textuales
categorías
Apartado específico para el personal docente e investigador
indicadores
Facilidades
Apartado específico para los empresarios
a usuarios
Zonas restringidas gestión transacciones usuarios específicos
Elementos para interactividad general
B. DATOS OTRI
Autopresentación
Relación con otras instituciones
Misión
Apartado funciones y actividades
Servicios que se prestan
Identificación de sus potenciales usuarios
Responsable
categorías
Estructura-organigrama
indicadores
Información
Directorio del personal
de contacto
Datos de contacto OTRI
Mapa de ubicación y horario de atención al público
C. INFORMACIÓN A EMPRESAS
Servicios que la OTRI presta a las empresas
Posibilidades de colaboración universidad-empresa
Servicios
Información sobre grupos de investigación
Convocatorias públicas en vigor
Descarga de documentos
Oferta científico-tecnológica actualizada
categorías
Convenios y contratos
indicadores
Transferencia Protección de resultados-patentes
Creación de empresas de base tecnológica, spin-off
Financiación - programas de ayudas a las empresas
D. OTROS ELEMENTOS ADICIONALES
Apartado noticias relevantes actualizado
Mantenimiento Anuncios próximos eventos y actividades
Ausencia de enlaces rotos
Proyección
Calidad enlaces
categorías
indicadores
externa
Internacionalización: páginas en otros idiomas
criterios
categorías
indicadores
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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 396-412, 2008
ISSN 0210-0614
Evaluación y clasificación de las revistas científico-
técnicas españolas de Ciencias de la Actividad Física
y el Deporte
Assessment and classification of Spanish scientific-technical journals
of Physical Activity and Sport Sciences
Javier Valenciano Valcárcel*, Miguel Villamón**,
José Devís-Devís**
Resumen: En este artículo se evalúan y clasifican las revistas españolas de
Ciencias de la Actividad Física y el Deporte (CCAFD), atendiendo a su
calidad global. Para ello se aplica un modelo de evaluación, validado con
anterioridad, que combina 23 indicadores relativos a diferentes característi-
cas de las revistas (formales, de contenido científico y difusión). De esta
manera pueden clasificarse las publicaciones periódicas en cuatro categorí-
as de calidad: ‘muy alta’, ‘alta’, ‘media’ y ‘baja’. Los resultados indican que
ninguna de las 28 publicaciones existentes alcanza la categoría superior, el
25% obtiene una calidad ‘alta’, el 50% una calidad ‘media’ y otro 25% una
calidad ‘baja’. Aunque se observa una mejoría general de las revistas res-
pecto a otras evaluaciones anteriores, todavía se aprecian deficiencias en la
normalización, un uso no mayoritario del sistema de revisión ‘ciego por
expertos’ y una visibilidad limitada, sobre todo, en bases de datos.
Palabras clave: revistas científicas, calidad, evaluación, Ciencias de la Acti-
vidad Física y el Deporte, ranking
Abstract: This paper evaluates and classifies Spanish Physical Activity and
Sports Science journals according to their overall quality. A previously vali-
dated assessment model combining 23 indicators of style, scientific content
and diffusion characteristics was used for this purpose. This model classifies
journals into four quality categories: ‘very high’, ‘high’, ‘medium’ and
‘low’. None of the 28 journals studied fell into the top category, 25% fell into
the ‘high’ category, 50% into the ‘medium’ category, and the remaining 25%
into the ‘low’ category. A general improvement was observed compared to
previous assessments of these journals, although deficient standardization
and a non frequent use of the blind peer review process were still evident. In
addition, their visibility (especially in databases) remains limited.
Keywords: scientific journals, quality, evaluation, Physical Activity and
Sport Sciences, ranking.
* Facultad de Ciencias de la Educación. Universidad de Huelva.
Correo-e: javier.valenciano@dempc.uhu.es.
** Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte. Universitat de València.
Correo-e: miguel.villamon@uv.es
Correo-e: jose.devis@uv.es
Recibido: 16-11-07; 2.a versión: 25-2-08.
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REV. ESP. DOC. CIENT., 31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 396-412, 2008. ISSN 0210-0614

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EVALUACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS REVISTAS CIENTÍFICO-TÉCNICAS ESPAÑOLAS
1. Introducción
Las revistas se han convertido durante las últimas décadas en un instrumento de
comunicación científica fundamental para cualquier campo de conocimiento. Aunque
en algunas disciplinas de las Ciencias Sociales y, sobre todo, en las Humanidades pre-
domine el uso de las monografías, las publicaciones periódicas han cobrado reciente-
mente más importancia en estas áreas. A través de estas publicaciones, se dan a cono-
cer los resultados alcanzados por los investigadores y se retroalimenta la actividad
científica desarrollada en las distintas líneas y equipos de investigación (Russell,
2001). Además, la certificación del conocimiento producido por los investigadores
exige que su trabajo se someta al criterio de los colegas o pares y resista sus objecio-
nes (Callon, 1995). Como fase final de esta discusión y crítica colectiva, la publica-
ción en revistas supone un paso y un escaparate imprescindible para que el trabajo se
someta a la consideración del conjunto de la comunidad, al mismo tiempo que actúa
como registro público, confiriendo reconocimiento y prioridad a los autores.
Últimamente, las revistas también están sirviendo como instrumento de evalua-
ción de la actividad científica de los investigadores. Los organismos encargados de
la política científica y académica están utilizando como indicador de la actividad
investigadora las contribuciones publicadas en estos medios, sirviéndose de dife-
rentes indicios para estimar el reconocimiento y el prestigio de cada una de las
publicaciones. Se comprende así que durante los últimos años se haya desatado una
preocupación creciente entre los distintos agentes, investigadores, editores y res-
ponsables de la política científica y académica, por la calidad de las revistas. Esta
preocupación se ha extendido al campo de las CCAFD en España que, en pleno pro-
ceso de consolidación, necesita dotarse de revistas de calidad que ejerzan con efica-
cia las funciones propias de estos instrumentos.
La evaluación de la calidad de las revistas de CCAFD ha sido objeto de estudio
de unos pocos trabajos. Algunos se han ocupado de la calidad de las revistas inter-
nacionales del campo (Miranda, 1991) y otros de aspectos concretos como la evo-
lución del factor de impacto de una determinada publicación (McBride, 2006) o la
metodología empleada en los artículos de un grupo de revistas (Bleakley, 2002;
Brophy, 2005). En relación con las publicaciones periódicas españolas de este
campo, los primeros análisis sobre la calidad muestran una insuficiente normaliza-
ción de las revistas (Devís, 2003, 2004; Villamón, 2005, 2006). Así, por ejemplo,
ninguna de ellas incluía la totalidad de los elementos identificativos en cada página
de los artículos y sólo un 19,2% adjuntaba los resúmenes y las palabras clave en
inglés o francés. Las ‘Instrucciones a los autores’ eran adecuadas, aunque con defi-
ciencias puntuales, en el 35,29% de las revistas. Cabe destacar también el uso mino-
ritario de un ‘sistema ciego’ de revisión de originales (en un 15,4% de los casos) y
la limitada visibilidad de las revistas en bases de datos (18,75%) o en el Catálogo
Latindex (12,5%).
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JAVIER VALENCIANO VALCÁRCEL Y OTROS
Las deficiencias apuntadas en estos estudios aconsejan mantener la vigilancia de
la calidad de las revistas españolas, que todavía tienen un recorrido considerable de
mejora. Por otra parte, estos trabajos han descrito parcialmente la situación general
de las publicaciones, pero es necesario discriminar la calidad de cada uno de los títu-
los mediante un análisis integral de sus características. Por este motivo se ha plan-
teado este estudio, que tiene como propósito evaluar y clasificar la calidad global de
las revistas españolas de CCAFD en diferentes categorías para establecer un ranking
final. Además, los resultados permitirán observar la evolución de las revistas duran-
te los últimos años y proporcionarán información de utilidad para diversos agentes
y propósitos. Con ello, puede estimularse la toma de conciencia de los responsables
de las revistas porque verían identificadas las carencias y las posibilidades de mejo-
ra de sus productos. La comunidad científica también puede disponer, así, de más
criterios para seleccionar las revistas de su interés, tanto para el consumo de la infor-
mación como para la difusión de sus trabajos. Y por último, puede contarse con más
elementos de juicio para realizar una evaluación más informada de la investigación
publicada en las revistas de este campo.
2. Métodos
En los apartados siguientes se describe la metodología seguida para la realiza-
ción del estudio. Se detalla el proceso de actualización del inventario de revistas, el
modelo de evaluación de la calidad empleado y los procedimientos para la recogida
de la información.
2.1. Inventario de revistas para el análisis
La variabilidad de las publicaciones observada entre los primeros listados de
revistas, así como la actividad editorial observada recientemente, aconsejaba una
nueva puesta al día del inventario de revistas españolas de CCAFD. Para ello, duran-
te los meses de junio y julio de 2006 se siguió el mismo proceso de actualización
empleado en los trabajos anteriores (ver Villamón, 2006). Por una parte, se proce-
dió a la identificación de nuevas revistas a través de la consulta de diferentes direc-
torios, catálogos y bases de datos. Por otra parte, se comprobó la vigencia de los títu-
los recogidos por el inventario más reciente.
Para delimitar la inclusión de las revistas en el inventario se han mantenido los
criterios establecidos desde el primero de los listados. De esta manera, las revistas
deben ocuparse de temas relativos al campo de las CCAFD y ofrecer contribuciones
originales y resultados de investigación para uso de la comunidad científica, acadé-
mica y/o profesional. Además deben disponer de ISSN y mostrarse activas a través
de la publicación de números recientes.
398
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EVALUACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS REVISTAS CIENTÍFICO-TÉCNICAS ESPAÑOLAS
2.2. Elaboración y validación del modelo de evaluación
El método de evaluación empleado partió de una exhaustiva revisión de la lite-
ratura dedicada a la evaluación de la calidad de las revistas científicas. Se observó
que frecuentemente se recurre a cálculo del factor de impacto, la combinación de
varios indicadores indirectos de la calidad o la consulta de expertos o de la comuni-
dad científica.
Entre estas estrategias metodológicas, los modelos de evaluación que combi-
nan una serie de indicadores relativos a los diferentes aspectos de la calidad de las
revistas parecieron los más adecuados al propósito y al contexto al que se desti-
naría el instrumento de evaluación. Entre éstos, se analizaron en profundidad los
modelos de la Universidad de Sao Paulo (Krzyzanowski, 1998); el de Colciencias
(Colciencias, 2002) el de CONACYT (Brazdresch, 1999); el de Latindex (Román,
2002); el modelo canadiense, elaborado por el National Research Council of
Canada (1981); el modelo utilizado por Thomson Scientific (Testa, 2001); el ela-
borado por el Centro de Documentación Científica (CINDOC) para evaluar la
calidad de las revistas españolas que se incluyen en las bases de datos ISOC e
ICYT del CSIC (Giménez, 2001a); y el utilizado por la base de datos IME (Alei-
xandre, 2004).
Tras analizar y comparar esos modelos de evaluación, se procedió a la selección
de los indicadores de calidad que formarían parte del nuevo modelo. El número total
de indicadores escogidos fue de 23 y están relacionados con las tres vertientes de la
calidad distinguidas tradicionalmente (Delgado, 1997a): la calidad formal, la cali-
dad de contenido científico y la difusión. A diferencia de los diseños metodológicos
de los trabajos anteriores centrados en las revistas objeto de estudio, el modelo inte-
gra los diferentes indicadores en una valoración global que permite clasificar las
revistas en distintas categorías de calidad.
La ponderación de los indicadores y la delimitación de la escala de puntuación
y de los distintos rangos de calidad, se basó en el modelo de evaluación de la Uni-
versidad de Sao Paulo, atribuyéndose un valor distinto a cada uno de ellos en fun-
ción de su relevancia en el contexto de aplicación: las revistas españolas de CCAFD.
La tabla I muestra los indicadores y el valor máximo asignado a cada uno de ellos.
La escala de puntuación tiene un máximo de 130 puntos y está dividida en cua-
tro categorías de calidad. Los rangos comprendidos por cada una de esas categorías
se reflejan en la tabla II.
El modelo fue validado a través de dos procedimientos. Por una parte, a modo
de validación de contenido, se argumentó la idoneidad y adecuación de los indi-
cadores y de su aplicación de acuerdo con la literatura especializada. Por otra
parte, con las adaptaciones pertinentes, se procedió a la comparación de los resul-
tados obtenidos tras la aplicación del modelo elaborado y del modelo de la Uni-
versidad de Sao Paulo a una muestra de 10 revistas españolas de CCAFD. La com-
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JAVIER VALENCIANO VALCÁRCEL Y OTROS
Tabla I
Indicadores y puntuación del modelo de evaluación
Puntuación
Indicadores
máxima
1. Leyenda bibliográfica completa en la portada y el sumario
4
2. Membrete bibliográfico en todas las páginas de cada artículo
4
3. Datos editoriales de la revista
2
4. Índice o sumario del fascículo
3
5. Referencias bibliográficas normalizadas
3
6. Información sobre el autor / es
3
7. Resúmenes en todos los artículos
4
8. Inclusión de palabras clave en todos los artículos
4
9. Fechas de recepción y de aceptación de los artículos
2
10. Mención de la periodicidad
1
11. Cumplimiento de la periodicidad
4
12. Instrucciones a los autores
6
13. Artículos con participación de autores extranjeros
5
14. Coautoría. Artículos de autores de distintas instituciones
5
15. División del contenido en el índice
10
16. Consejo asesor o comité editorial
4
17. Apertura institucional del consejo asesor
6
18. Sistema de evaluación de los artículos
12
19. Pervivencia
10
20. Presencia en bibliotecas universitarias
10
21. Presencia en catálogos electrónicos
6
22. Indización en bases de datos internacionales
15
23. Presencia en Internet
7
paración confirmó la adecuada orientación de los procesos anteriores, al obser-
varse un elevado porcentaje de acuerdo entre los modelos (80%). El proceso de
elaboración y validación del modelo se encuentra detallado en el trabajo de Villa-
món (2007a).
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Tabla II
Categorías y rangos de calidad
del modelo de evaluación
Rango
Categoría
Hasta 39
Baja
De 39 hasta 71
Media
De 71 hasta 103
Alta
Más de 103
Muy alta
2.3. Procedimientos e instrumentos para la aplicación del modelo
La recogida de la información se realizó a través de la consulta directa de los
ejemplares de las revistas sometidos a evaluación. Además, en el caso de los indi-
cadores 20, 21 y 23 se hicieron las correspondientes consultas en Internet.
El ejemplar analizado es el último número disponible del año 2006 en el
momento de la evaluación (octubre-noviembre de 2006). El análisis de los indica-
dores 13, 14 y 15 se realiza sobre el total de números más recientes correspondien-
tes a un año de la publicación. El indicador 18, puede requerir igualmente la con-
sulta de todos esos números si las ‘Instrucciones a los autores’, donde suele infor-
marse del sistema de evaluación de los artículos, no se encontraran en el más recien-
te. Solamente en el indicador 11, cabe la posibilidad de recurrir a los números del
año anterior (2005) para comprobar si se han publicado tantos números como
corresponde a la periodicidad de la revista.
La aplicación de los indicadores se realiza por dos evaluadores, que simultáne-
amente analizan y cotejan la información hasta anotar por acuerdo mutuo el resul-
tado. En el caso de duda, se acude a un tercer investigador para discutir y decidir el
resultado definitivo.
Toda la información se registra en una base de datos elaborada ad hoc sobre
Microsoft ACCES 2000, desde la que se exportan los datos a una hoja de cálculo
Microsoft EXCEL 2000 y donde se calculan las frecuencias y los porcentajes obser-
vados para cada uno de los indicadores y el resultado global.
3. Resultados
Los resultados del estudio se presentan estructurados en dos subapartados. En
primer lugar, se recoge la clasificación de las revistas atendiendo a su calidad glo-
bal y que resulta de la aplicación del modelo de evaluación. En un segundo suba-
partado, se expone un resumen del análisis pormenorizado de los indicadores del
modelo.
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JAVIER VALENCIANO VALCÁRCEL Y OTROS
3.1. Clasificación de las revistas
En la tabla III puede observarse el resultado global de la evaluación de la cali-
dad de las 28 revistas recogidas tras la actualización del inventario. A partir de la
puntuación total obtenida por cada una de ellas, se ha establecido un ranking de
revistas y se han agrupado por categorías de calidad.
Tabla III
Ranking de calidad de las revistas españolas de CCAFD
Orden
Título de la revista
Puntuación Categoría
1
Revista de Psicología del Deporte
100,50
2
Selección. Revista Española e Iberoamericana de Medicina
de la Educación Física y el Deporte
89,25
3
Apunts. Educación Física y Deportes
86,50
Alta
4
Archivos de Medicina del Deporte
83,50
(25%)
5
Apunts. Medicina del Deporte
77,00
6
Cultura, Ciencia y Deporte
76,75
7
Revista Iberoamericana de Psicomotricidad y Técnicas Corporales
71,25
8
Revista Internacional de Medicina y Ciencias de la Actividad
Física y el Deporte
68,70
9
RICYDE. Revista Internacional de Ciencias del Deporte
68,70
10
Revista Española de Educación Física y Deportes
68,00
11
Cuadernos de Psicología del Deporte
67,55
12
Motricidad. European Journal of Human Movement
67,25
13
Revista de Educación Física. Renovar la teoría y la práctica
60,10
14
Tándem. Didáctica de la Educación Física
58,60
Media
15
Revista de Entrenamiento Deportivo. RED
55,60
(50%)
16
Kronos. La revista científica de actividad física y deporte
53,50
17
Avances en Traumatología, Cirugía Ortopédica, Rehabilitación,
Medicina Preventiva y Deportiva
46,85
18
MD. Revista Científica en Medicina del Deporte
45,60
19
Biomecánica
44,35
20
Habilidad Motriz
43,50
21
Espacio y Tiempo. Revista de Educación Física
39,75
22
Cuadernos Pastopas. Revista de Intercambio de Experiencias sobre lo
corporal y lo motriz
38,60
23
Retos. Nuevas tendencias en Educación Física, Deporte y Recreación
38,15
24
Aloma. Revista de Ciències de l’Educació i de l’Esport
34,70
25
Comunicaciones Técnicas. Publicación de la Escuela Nacional de
Baja
Entrenadores de Real Federación Española de Natación
33,10
(25%)
26
Fútbol. Cuadernos Técnicos
30,35
27
Revista Jurídica de Deporte y Entretenimiento. Deportes, Juegos de
Azar, Entretenimiento y Música
29,10
28
Derecho Deportivo en línea
27,95
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La primera observación que se desprende de estos resultados es que ninguna de
las 28 revistas ha alcanzado la categoría de calidad ‘muy alta’, es decir, no ha sobre-
pasado los 103 puntos que conducen al nivel superior.
En el nivel anterior, el de calidad ‘alta’, se ha situado el 25% de las revistas.
Habría que destacar que tres de las siete revistas pertenecen al ámbito de la Medici-
na y que la revista que ocupa la primera posición es «Revista de Psicología del
Deporte».
La mayor parte de los títulos, el 50%, ha conseguido un nivel de calidad ‘media’
y, por último, otro 25% no ha superado la categoría de calidad ‘baja’. Entre las siete
revistas de este nivel inferior se encuentran las dos únicas publicaciones de Dere-
cho, en las últimas posiciones.
3.2. Análisis de los indicadores de calidad
En la figura 1 se ofrece un resumen de los indicadores del modelo de evaluación
relacionados, principalmente, con la calidad formal de las revistas. En cada uno de
ellos, se indica el porcentaje de revistas que cumplen íntegramente los diferentes
requisitos exigidos.
Figura 1
Análisis de los indicadores de calidad formal
21,4%
Datos completos en cubierta
Datos completos en cada página
14,3%
Datos editoriales completos
46,4%
Datos completos en els umario
3,6%
Ref. bibliograficas normalizadas
28,6%
Identificación completa de autores
46,4%
Res .y palabras clave en dos idiomas
39,3%
Fecha de recepción-aceptación
17,9%
Mención y cumplimiento periodicidad
57,1%
Instrucciones a autores completas
14,3%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Se observa que son muy pocas las revistas que presentan todos los datos en el
sumario (3,6%), en cada página y en la sección de ‘Instrucciones a autores’ (en
ambos casos un 14,3%). Algo mayor es el porcentaje de publicaciones que recogen
las fechas de recepción y de aceptación de los trabajos (17,9%) y el de las revistas
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que incluyen todos elementos identificativos en la cubierta y en el sumario (21,4%).
Por otra parte, las referencias bibliográficas están normalizadas en todos los artícu-
los de sólo un 28,6% de revistas.
En cuanto a los elementos más incluidos, tanto los datos editoriales completos
como la identificación de los autores (institución y dirección) tienen lugar en un
46,4% de las publicaciones. El porcentaje de revistas que presentan resumen y pala-
bras clave en dos idiomas es algo menor, un 39,3%. El único aspecto observado en
más de la mitad de las revistas es la mención y cumplimiento de la periodicidad
correspondiente (57,1%).
Figura 2
Análisis de los indicadores relacionados con la calidad de contenido
Participación extranjeros s up.al25%
17,9%
Coautoría s uperior al30%
64,3%
Originales en el50% de los fas cículos
96,4%
A pertura ins titucionalmáxima
21,4%
Revis ión ciega por pares
42,9%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
La figura 2 recoge los elementos más destacados de los indicadores relaciona-
dos indirectamente con la calidad de contenido. La coautoría en más del 30% de los
artículos es algo que se aprecia en muchas revistas (64,3%), mientras que la partici-
pación de extranjeros por encima del 25% de los trabajos sólo se observa en un
17,9% de las publicaciones. Al respecto, conviene señalar que la coautoría varía
mucho de unas disciplinas científicas a otras y, por tanto, no deben infravalorarse
trabajos firmados por un solo autor. No obstante, según Aleixandre (2003) la canti-
dad de firmas múltiples en los trabajos se relaciona positivamente con el apoyo eco-
nómico que recibe una disciplina científica. En cuanto a las contribuciones de
extranjeros, algunos autores han señalado que es un indicador por sí solo de la cali-
dad de una revista, pues es una señal de que la revista es conocida en otros países y
es elegida por sus investigadores (Giménez, 2000; Ortega, 1986; Vázquez, 2003a).
La sección más distintiva de las revistas científicas, los ‘originales’, está pre-
sente de manera regular en la práctica totalidad de los títulos (96,4%). Las ‘notas’ o
los ‘artículos breves’ aparecen en un porcentaje de revistas muy inferior (35,7%) y
las ‘revisiones’ en sólo un 14,3%.
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EVALUACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS REVISTAS CIENTÍFICO-TÉCNICAS ESPAÑOLAS
Por otra parte, la mitad de las publicaciones no precisa la procedencia institu-
cional de los miembros del consejo asesor y sólo un 21,4% de las revistas muestra
una apertura institucional máxima de estos órganos. Respecto a los procesos de revi-
sión utilizados, un 28,6% de revistas no informa acerca de ellos y no llega a la mitad
las publicaciones que emplean el sistema de revisión ciego por pares (42,9%). De
estas últimas, solamente una (3,6%) publica la relación de evaluadores.
Figura 3
Análisis de los indicadores de difusión
Fondos en más de 20 bibliotecas
35,7%
28,6%
Inclus ión en Catálogo Latindex
17,9%
Indización en BdD internacionales
Pres encia en Internet
64,3%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
La última de las figuras refleja el resumen de resultados derivados de la aplica-
ción de los indicadores de difusión. El primero de ellos señala que el porcentaje
de revistas que se hallan en los fondos de más de 20 bibliotecas supone algo más de
un tercio del total (35,7%). Un porcentaje idéntico se halla en menos de 10 biblio-
tecas.
Respecto a la inclusión de las revistas en medios electrónicos de difusión, se ha
observado que la mayoría está recogida en Rebiun (el 89,3%), en Dialnet (75%) y
en el Directorio Latindex (64,3%). Sin embargo, en el Catálogo Latindex sólo se
encuentra un 28,6%. Pero todavía es inferior el porcentaje de publicaciones indiza-
das por alguna base de datos internacional, ya que se reduce a un 17,9%. En cuanto
a la visibilidad de las revistas a través de Internet, el 64,3% tiene algún grado de pre-
sencia en la red, luego buena parte de las publicaciones no se hacen visibles en este
medio.
4. Discusión
Los resultados globales de la evaluación de la calidad apuntan que, en general,
buena parte de las revistas presenta todavía una serie de limitaciones. Es lo que se
desprende de la clasificación de la calidad de las revistas, donde ninguno de los títu-
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los ha alcanzado el máximo nivel y el 75% se ha situado en las dos categorías infe-
riores, es decir, son de una calidad ‘media’ o ‘baja’. El panorama dibujado por estos
resultados mantiene vigente la preocupación por la calidad de las revistas, pues sólo
un 25% de las publicaciones traspasa el ecuador que divide las dos categorías supe-
riores de las dos inferiores.
La información proporcionada por los indicadores permite afirmar que la situa-
ción de las revistas de CCAFD es similar a la de las publicaciones periódicas de
Ciencias Sociales y Humanas (Román, 2002) y de Ciencia y Tecnología (Urdín,
2003), que evidencian diversas irregularidades en el cumplimiento de los estándares
de calidad. En cambio, se asemeja poco al estado de las revistas de Ciencias de la
Salud (Vázquez, 2003b), que muestran un mejor cumplimiento de las características
analizadas.
Con respecto a la situación descrita por trabajos anteriores sobre la calidad de
las revistas españolas de CCAFD (Devís, 2003, 2004; Villamón, 2005) puede decir-
se que, en general, la calidad formal ha mejorado sustancialmente. Por ejemplo, el
porcentaje de revistas que incluían todos los datos identificativos en cada página ha
aumentado de un 3,8% a un 14,3% y la presentación de resúmenes y palabras clave
en dos idiomas ha pasado de un 19,2% a un 39,3%.
Hay que destacar este avance pues, por elemental que pueda parecer, la norma-
lización es un indicador indirecto de la calidad de una revista en tanto en cuanto la
calidad formal y su calidad intrínseca suelen ser paralelas o, al menos, la primera es
un prerrequisito para la segunda (Pérez, 2001). En el marco de la comunicación
científica, es necesario normalizar los cauces y medios a través los cuales se produ-
ce la transferencia de la información y del conocimiento (Giménez, 1999; Giménez,
2001b; Ruiz-Pérez, 1990). Es así como la normalización contribuye a mejorar las
prestaciones de las revistas como instrumentos de comunicación.
A pesar de las mejoras, continúan evidenciándose deficiencias en la normaliza-
ción de las revistas. Por ejemplo, son pocas las que incluyen la totalidad de los datos
preceptivos en sus cubiertas o en la leyenda bibliográfica de cada página de los artí-
culos. La traducción al inglés de elementos como los resúmenes, las palabras clave
o el sumario de las revistas no tiene lugar en buena parte de las revistas, cuando
resulta imprescindible para favorecer la proyección internacional de las publicacio-
nes a través de los distintos sistemas de difusión. También son minoría las publica-
ciones cuyos artículos presentan normalizadas las referencias bibliográficas de las
citas efectuadas en el texto, a pesar de tratarse de una de las características funda-
mentales de la escritura científica. La sección de ‘Instrucciones a los autores’ es otro
elemento escasamente desarrollado, cuando puede contribuir a agilizar los procesos
editoriales si orienta e informa convenientemente a los autores.
Entre las razones explicativas de estas carencias, tal y como señala Delgado
(1997b) en otro contexto, se encuentra la preocupación de los editores por la super-
vivencia de las publicaciones, la consecución de recursos económicos y el asenta-
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miento de la estructura editorial, más que por la normalización de sus revistas. En
cualquier caso, urge subsanar todas estas limitaciones que, por otra parte, no exigen
grandes esfuerzos ni recursos.
También se han producido mejoras notorias en aspectos claves de la calidad de
contenido científico como son los procesos de revisión empleados. En primer lugar,
las revistas que no informaban del sistema de evaluación de los trabajos han des-
cendido de un 50% a un 28,6%. Y en segundo lugar, el sistema de revisión ciego por
expertos ha pasado de utilizarse en sólo un 7,7% de las revistas a un 42,9%. Aun-
que no se trate de un procedimiento exento de objeciones (Campanario, 2002), este
sistema ha sido aceptado por la comunidad científica para evaluar los trabajos que
pretenden publicarse y, en general, el trabajo de los investigadores (Bordons, 1999;
Camí, 1997; Sancho, 2001; Smith, 2006; Weller, 2002).
Otro aspecto relacionado indirectamente con la calidad de contenido es la auto-
ría de los trabajos. Los resultados muestran que la colaboración de autores de dife-
rentes instituciones es relativamente frecuente en los artículos de las revistas estu-
diadas, si bien la participación de extranjeros es mucho más limitada. Hay que tener
en cuenta que ambos fenómenos son indicativos de la progresiva calidad de las
revistas (Giménez, 2000, 2001a). Por un lado, que una revista publique de manera
regular trabajos de autores extranjeros es síntoma de que se trata de una publicación
reconocida en otros países y de que es considerada como un vehículo adecuado para
la difusión de los trabajos y resultados de investigación. Por otro lado, la colabora-
ción es una característica positiva de la ciencia moderna. El trabajo en equipo es, en
cierta medida, garante de la calidad del producto al implicar el intercambio de cono-
cimientos y experiencias de los autores y la revisión del original por cada uno de
ellos.
En el apartado de la difusión se observa una mejora de la visibilidad de las publi-
caciones a través de medios electrónicos, mientras que no ha sucedido lo mismo en
el caso de la indización de las revistas en bases de datos o en su penetración en Inter-
net. En el último caso se ha producido un empeoramiento de la situación al reducir-
se de un 81,25% a un 64,3% el porcentaje de revistas que cuentan con algún tipo de
presencia en la red. Por otra parte, la inclusión de las revistas en el Catálogo Latin-
dex ha experimentado un aumento de un 12,5% a un 28,6%, pero el porcentaje de
publicaciones recogidas en bases de datos internacionales apenas ha variado y se
mantiene en torno al 18%. En este sentido, se observa que en los sistemas más res-
trictivos el porcentaje de publicaciones incluidas es reducido. Es lo que se aprecia
en el Catálogo Latindex, por ejemplo, que no recoge ni un tercio de las publicacio-
nes analizadas y donde, para que una revista sea recogida, se exige que reúna 25 de
las 33 características referidas a diferentes aspectos de su calidad (Román, 2002).
Más agravada es la situación de las revistas respecto a su inclusión en bases de
datos internacionales. En general, estos sistemas de difusión agudizan sus procesos
de selección, más cuanto más reputadas son, de manera que las revistas encuentran
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JAVIER VALENCIANO VALCÁRCEL Y OTROS
mayores dificultades para ser indizadas, además de que entran en competencia con
publicaciones de otros países y de otros idiomas. La limitada proyección de las
revistas españolas de CCAFD a través de estos sistemas delata, en alguna medida,
sus carencias y su escasa internacionalización. Sin duda, éste es otro de los aspectos
necesarios para que las revistas ejerzan como verdaderos instrumentos de comuni-
cación científica. La difusión es inherente a las funciones propias de las revistas
científicas. No sólo es necesaria para la revisión, la certificación y el intercambio del
conocimiento, sino que contribuye a dinamizar la actividad investigadora de la
comunidad implicada al permitir el contacto de grupos y líneas de trabajo (Díaz,
2001).
5. Conclusiones e implicaciones
Los resultados obtenidos en este estudio permiten establecer las siguientes con-
clusiones sobre la clasificación y las características de las revistas españolas de
CCAFD:
– El conjunto de las revistas españolas de CCAFD se muestra inestable. El
inventario de revistas ha pasado en sólo un año de recoger 32 títulos a 28,
como consecuencia de la caída de 7 publicaciones y de la entrada de otras 3.
– La evaluación de la calidad de las revistas y su consiguiente clasificación no
ha situado a ninguna de las 28 revistas en la categoría de calidad ‘muy alta’.
En la categoría ‘alta’ se ubica el 25% de las revistas, en la categoría ‘media’
el 50% y el resto, otro 25%, se halla en el nivel de calidad ‘baja’.
– La información editorial es completa en casi la mitad de las revistas (46,4%)
y mencionan y cumplen la periodicidad en el 57,1% de los casos. En cambio,
las ‘Instrucciones para los autores’ sólo son suficientemente amplias en el
14,3% de las publicaciones.
– La totalidad de los datos identificativos de la revistas en la portada y en el
sumario se incluyen solamente en el 21,4% de las publicaciones. En el caso de
la leyenda de cada página, el porcentaje de revistas que presenta todos los
datos es de un 14,3% y todavía es inferior en el caso del sumario, donde una
sola publicación (3,6%) recoge todos los elementos informativos de esta sec-
ción.
– La identificación de los autores es correcta en el 46,4% de las revistas y los
resúmenes y las palabras clave se adjuntan en dos idiomas en el 39,3%. Sin
embargo, las referencias bibliográficas están normalizadas en el 28,6% de las
publicaciones y aún es menor el que incluye las fechas de recepción-acepta-
ción de los trabajos (17,9%).
– En un alto porcentaje de publicaciones (64,3%), la colaboración de autores de
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distintas instituciones tiene lugar en más del 30% de los trabajos. En cambio,
sólo un 17,9% de las publicaciones ha contado con la participación de autores
extranjeros en más de la cuarta parte de las contribuciones.
– La mitad de las revistas no precisan la filiación institucional de los miembros
de los consejos asesores y sólo un 21,4% muestra una apertura máxima de
estos órganos.
– La sección de ‘originales’ se incluye en la práctica totalidad de las publica-
ciones (96,4%) y en una proporción mucho menor recogen secciones como las
‘revisiones’ (14,3%) o las ‘notas’ o los ‘artículos breves’ (35,7%).
– El sistema empleado para la evaluación y selección de los trabajos no se da a
conocer en el 28,6% de las revistas. La revisión anónima por expertos se uti-
liza en un 42,9% de los casos.
– La presencia de las revistas en distintos sistemas de difusión disminuye a
medida que éstos son más restrictivos. La mayoría están recogidas en Rebiun
(89,3%), en Dialnet (75%) y en el Directorio Latindex (64,3%) y cuentan con
algún tipo de presencia en Internet (64,3%). Sin embargo, sólo un 28,6% se
encuentra en el Catálogo Latindex y un 17,9% en alguna base de datos inter-
nacional.
Las carencias detectadas señalan claramente cuáles son los aspectos más defici-
tarios de las revistas y las consiguientes posibilidades de mejora. Se siguen obser-
vando deficiencias en la normalización de las revistas o en los procesos de revisión
que, en muchos casos, todavía no han adoptado la evaluación anónima por expertos,
característica de las revistas científicas. Y, sobre todo, es preocupante la limitada
difusión de las publicaciones, particularmente, en las bases de datos internacional-
mente reconocidas.
Los resultados deben servir de estímulo para que los responsables de las revis-
tas promuevan las estrategias de mejora pertinentes. Esos procesos de mejora, lide-
rado por los equipos editoriales, deberían contar con los necesarios apoyos institu-
cionales. En este sentido, la Fundación Española de Ciencia y Tecnología (FECYT)
está difundiendo el programa de Apoyo a las Revistas Científicas Españolas
(ARCE). Entre otras cosas, tiene previstas ayudas para estimular la mejora y la inter-
nacionalización de las revistas de cierta calidad. Los esfuerzos de los editores po-
drían dirigirse a alcanzar los mínimos exigidos y para ello se ha puesto a su dispo-
sición un manual de edición de revistas científicas, diseñado para la autoevaluación
y mejora de las publicaciones. Hay que tener en cuenta que los parámetros impues-
tos por ese modelo de la FECYT son tan exigentes que pocas revistas del área pasa-
rían su filtro, por lo que no se verían apoyadas. Por otro lado, esa alta exigencia no
se corresponde con la gran cantidad de títulos editados en España para un área de
conocimiento pequeña, por lo que se impone una política de fusiones de títulos,
como ya hemos reclamado en otra ocasión (Villamón, 2007b). Una oferta excesiva
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JAVIER VALENCIANO VALCÁRCEL Y OTROS
de títulos influye negativamente en la calidad de las revistas al dispersarse también
el número de artículos originales potenciales, disminuyendo la solidez y posiciona-
miento internacional de las revistas españolas de CCAFD.
La comunidad académica española, por su parte, debería corresponder a los
esfuerzos de las revistas con su bien más preciado, el resultado de su actividad cien-
tífica. El trabajo de los editores está encaminado a convertir a las revistas en desti-
nos más atractivos para el trabajo de los investigadores, pero estos últimos son quie-
nes deciden finalmente qué revistas nutren con sus aportaciones.
Asimismo, para incentivar la publicación en las revistas españolas las autorida-
des académicas y científicas deberían revisar sus políticas de evaluación. La incli-
nación de los criterios hacia las revistas internacionales o indizadas por Thomson
Scientific ha puesto en peligro la supervivencia de muchas revistas nacionales. Es
cierto que, tal y como se desprende de las últimos documentos oficiales (p. ej.
CNEAI, 2006), se consideran otros criterios para la evaluación del prestigio de las
revistas, pero sería necesario un respaldo más comprometido hacia las revistas espa-
ñolas para que no queden como productos marginales de la comunicación y difusión
científica.
Agradecimientos
Agradecemos al Ministerio de Educación y Ciencia la ayuda recibida por el pro-
yecto de investigación que sustenta el trabajo de este artículo (Proyecto I+D+I,
SEJ2004-03996/EDUC de la convocatoria 2004-2007)
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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 413-431, 2008
ISSN 0210-0614
Estudio de los hábitos de uso de los estudiantes en la
biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid
Student use of the library at the Complutense University of Madrid
(Universidad Complutense de Madrid)
Alicia Arias Coello*, José Simón Martín**
Resumen: En este estudio se presenta la frecuencia con la que los estudiantes
de la Universidad Complutense de Madrid (UCM) utilizan la biblioteca, y
los factores que tienen influencia sobre dicho uso. Así mismo, se analizan
las actividades que los estudiantes realizan dentro de la biblioteca, así
como los servicios que utilizan. El estudio se ha llevado a cabo mediante
la realización de 2.208 entrevistas personales a estudiantes seleccionados
aleatoriamente entre la población de alumnos matriculados en los estudios
de Licenciado, Ingeniero y Diplomado ofertados por la UCM. El 48% de
los estudiantes matriculados en la Universidad Complutense utilizan una o
varias veces a la semana la biblioteca. Esta proporción aumenta en los
alumnos pertenecientes a las disciplinas del área de Humanidades, en los
matriculados en los últimos cursos, y en aquéllos que asisten con mayor
frecuencia a las clases teóricas pertenecientes a cualquier disciplina. La
actividad más frecuente que realizan los estudiantes que acuden de forma
habitual a la biblioteca, es la de estudiar utilizando sus propios apuntes y
libros o usando los libros de libre acceso. De entre los servicios que la
biblioteca ofrece a los estudiantes, el más utilizado es el de préstamo a
domicilio. Según los resultados que se exponen, se infiere la necesidad de
que las bibliotecas universitarias planifiquen reformas que permitan una
mejor adaptación a las necesidades de los estudiantes, y a las posibles
necesidades procedentes de la adaptación de la universidad al Espacio
Europeo de Educación Superior.
Palabras clave: usuarios de la biblioteca, bibliotecas universitarias, encuesta
de usuarios, frecuencia de utilización de la biblioteca.
Abstract: This study reports the frequency with which students of the Uni-
versidad Complutense de Madrid (UCM) use the library, and the factors
that influence such use. The activities of students in the library were also
recorded, as were the library services they used. 2208 randomly selected
students from the population of those studying for degree and diploma
qualifications offered by the UCM were interviewed. Forty eight percent
were found to use the library once or more per week. This proportion
* Facultad de Ciencias de la Documentación, UCM. Correo-e: aarias@pdi.ucm.es.
** Instituto Universitario de Evaluación Sanitaria, UCM.
Recibido: 25-6-07; 2.a versión: 28-1-08.
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
increased among students of the humanities, among those in the final years
of their studies, and among those of any discipline who more frequently
attended lectures. The activity most frequently undertaken by the students
who used the library regularly was individual study using their own notes
and books, or using books to which access was unrestricted. The most
commonly used library service was personal loan. The results suggest
there is a need for university libraries to plan reforms that would better
adapt them to students’ needs as well as those that might arise as a result
of adaptation to the demands of the European Higher Education Area.
Keywords: library users, university libraries, user survey, frequency of library
use.
1. Introducción
Las bibliotecas universitarias son estructuras que consumen un gran volumen de
recursos para cumplir su misión de satisfacer las necesidades de conocimiento e
información de la comunidad universitaria, sirviendo, por ello, de soporte esencial
para el desarrollo de los programas formativos, del aprendizaje de los estudiantes y
de la investigación. Sin embargo, en el momento presente, la irrupción masiva de
internet, o la importancia y el desarrollo cada vez mayor de los recursos electróni-
cos de la biblioteca, deberían hacernos modificar los planteamientos clásicos acerca
de las bibliotecas universitarias.
En el presente estudio intentamos analizar la utilización de las bibliotecas uni-
versitarias por parte de los estudiantes, con la finalidad de poder establecer estrate-
gias que permitan rediseñar las instalaciones y los servicios y mejorar las compe-
tencias del personal bibliotecario para su mejor adaptación a las necesidades y
expectativas de los estudiantes.
Los datos de la literatura relativa a este asunto revelan que, desde hace ya varias
décadas, las bibliotecas universitarias no son utilizadas en todas sus potencialidades
por los estudiantes (Barkey, 1965; Lane, 1966; Mays, 1986; Jiao y Onwuegbuzie,
1997); en contraste, estudios recientes orientados a analizar la conducta de los estu-
diantes para satisfacer sus necesidades de información, ponen de relieve la impor-
tancia de internet como fuente de información (Pelzer et al., 1998, Mittermeyer
2003, Kerins et al. 2004), o el uso de recursos electrónicos, tanto de las bibliotecas
como de internet (Dilevko y Gottlieb, 2002).
Los estudios realizados sobre los factores que tienen influencia en la frecuencia
de uso de las bibliotecas universitarias, señalan que ésta depende de variables como
las propiamente demográficas (edad, sexo, etnia, etc.), el curso de estudio, el área de
conocimiento de la disciplina que se cursa, las características del programa formati-
vo, las calificaciones previas al acceso a la universidad, la interacción entre el pro-
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
fesor y el estudiante, la distancia entre la vivienda y la biblioteca, la familiaridad con
la biblioteca y la calidad de los recursos de ésta, la implicación de los estudiantes en
la realización de trabajos escritos, así como la utilización de metodologías de apren-
dizaje activo, la diversidad cultural, o la raza (Williams, 1995; Wells, 1996; Jiao y
Onwuegbuzie, 1997; Whitmire, 1999; Grimes y Charter, 2000; Whitmire 2001a,
2003).
En cuanto a las razones por las que los estudiantes acuden a la biblioteca, los
datos de la literatura indican que una de las actividades más importantes es la de uti-
lizar la biblioteca como lugar para estudiar o realizar trabajos (Berger y Hines, 1994;
Clougherty et al., 1998; Bancroft et al., 1998; Talbot et al., 1998; Grimes y Char-
ters, 2000; Hiller, 2001; Simmonds y Andaleeb, 2001; Whitmire, 2001b; Waldman,
2003; Callinan, 2005). Otras razones con menor peso, y que dependen de la anti-
güedad del estudio, o de los servicios complementarios que gestiona la biblioteca
(por ejemplo, la gestión de las salas de ordenadores o fotocopiadoras), son las de
usar el espacio bibliotecario para la realización de fotocopias o la utilización de
ordenadores. Así mismo, dentro de los servicios que oferta la biblioteca, el más uti-
lizado es el de información y el de préstamo domiciliario (Claugherty et al., 1998)
En España no existen datos publicados sobre frecuencia de uso de las bibliote-
cas universitarias; sin embargo, a partir de la implantación del Plan Nacional de
Evaluación de la Calidad de las Universidades, en 1996, y más específicamente del
Programa de Evaluación de las Bibliotecas, la mayoría de las mismas vienen reali-
zando estudios de satisfacción de usuarios dirigidos a los estudiantes y profesores
con los servicios que ofertan. Rey Martín (1999), en un estudio sobre las bibliotecas
universitarias catalanas realizado entre 1995 y 1997, señala que el 47,8% de las
bibliotecas analizadas efectúan estudios sobre la opinión que tienen los usuarios
sobre los servicios bibliotecarios, y en un estudio más reciente, Perea Vega (2000)
analiza el patrón de uso de las bibliotecas de la Universidad de la Coruña, encon-
trando también que las razones más frecuentes para utilizar las bibliotecas son: estu-
diar apuntes, búsqueda de información que le ha pedido o recomendado el profesor
o trabajar en grupo; así mismo, este autor encuentra que los servicios más deman-
dados por los estudiantes son el de préstamo en sala y el de préstamo a domicilio.
El propósito del presente trabajo es el de conocer la frecuencia con la que los
estudiantes visitan las bibliotecas de la Universidad Complutense de Madrid, los
factores que influencian dichas visitas y las razones que llevan al estudiante a visi-
tar la biblioteca.
La biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid dispone de 26 bibliote-
cas de centro y es, con sus 2.700.697 volúmenes, la segunda biblioteca en impor-
tancia en España (REBIUN, 2006). De acuerdo con los datos de las diferentes
encuestas realizadas a los estudiantes, la biblioteca es el servicio mejor valorado de
todos los que son utilizados por éstos.
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
2. Métodos
2.1. Muestra y población
En este estudio han participado 2.208 estudiantes que han sido seleccionados de
manera aleatoria, a partir de la población de estudiantes matriculados en las Licen-
ciaturas, Ingenierías o Diplomaturas que se imparten en la UCM (alrededor de
68.000 estudiantes). Este tamaño muestral se ha elegido teniendo en cuenta las
siguientes cuotas: curso de estudios, centro de estudios y campus en donde se loca-
liza el centro. El tamaño de muestra elegido nos da un error muestral de ± 2,1% para
los datos globales, supuesto un muestreo aleatorio simple, y para el caso más desfa-
vorable de una variable dicotómica idénticamente distribuida (p = q = 50%).
La recogida de la opinión de los estudiantes se realizó mediante entrevista perso-
nal llevada a cabo en el mes de abril de 2007, con el concurso de una empresa espe-
cializada (Cuanter S.A). En la tabla I se presenta un resumen de las características
más importantes de la muestra. En esta tabla se observa que el número de estudian-
tes entrevistados en primer curso es superior al resto, y esto es debido a que teníamos
un especial interés en poder comparar, con un mejor nivel de significación, la opinión
de los estudiantes de nuevo ingreso con la obtenida en los cursos superiores.
2.2. Fuente de datos y variables de estudio
Los datos utilizados para la elaboración de este estudio proceden de la encuesta
anual diseñada por los autores para la Oficina de Calidad y Desarrollo Estratégico
de la Universidad Complutense de Madrid, y cuyo objetivo era conocer la opinión
de los estudiantes de dicha universidad en relación con los hábitos de uso de la
biblioteca. En este estudio se consideró conveniente incluir un conjunto de cuestio-
nes dirigidas a conocer el uso que hacen los estudiantes de las bibliotecas de los cen-
tros universitarios, así como el tipo de servicios que utilizan y la opinión que les
merecen las diversas estrategias que podrían implantarse, para que los servicios de
biblioteca se adaptaran mejor a las necesidades de los estudiantes.
Entre las variables seleccionadas para este estudio, se tomó como base la fre-
cuencia de utilización de la biblioteca por parte de los estudiantes, ofreciéndoles
para su contestación las cinco posibilidades siguientes: (1) utilizo la biblioteca más
de dos veces a la semana, (2) alguna vez a la semana, (3) alguna vez al mes, (4) algu-
na vez durante el curso y (5) nunca. El paso siguiente consistió en relacionar la fre-
cuencia de uso de la biblioteca con las características de los estudiantes: edad, géne-
ro, curso, centro en el que está matriculado, localización del centro de estudios, nivel
de asistencia a las clases teóricas, y grado de simultaneidad de actividades laborales
con el estudio y las horas de trabajo.
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
TABLA I
Distribución de la muestra de estudio
(tamaño de la muestra = 2.208 estudiantes)
Datos encuesta
Variable
N
%
Género
Hombre
740
33,6
Mujer
1.461
66,4
Edad
< 19 años
687
31,1
20-21
702
31,8
22-23
519
23,5
24-25
191
8,7
> 25
109
4,9
Curso en que se encuentra matriculado
Primero
618
28,0
Segundo
519
23,5
Tercero
431
19,5
Cuarto
334
15,1
Quinto
306
13,9
Área de estudios
CC. Experimentales
380
17,1
CC. Sociales y Jurídicas
1.145
51,9
Humanidades
460
20,8
C. de la Salud
223
10,1
Localización centro de estudios
Moncloa
1.578
71,5
Somosaguas
501
22,3
Otros
129
5,8
Para analizar las razones por las que el estudiante visita la biblioteca, se selec-
cionaron las siguientes actividades y servicios: (1) estudiar con apuntes o con mis
propios libros, (2) estudiar con los libros de la biblioteca, (3) realizar trabajos soli-
citados por el profesor, (4) buscar bibliografía recomendada por el profesor, (5) uti-
lizar la fotocopiadora, (6) tener acceso a internet, (7) solicitar un préstamo a domi-
cilio, (8) solicitar un préstamo interbibliotecario, (9) solicitar el préstamo de portá-
tiles, (10) utilizar los recursos electrónicos y (11) buscar información bibliográfica.
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
2.3. Análisis de datos
Para cada variable categórica se ha calculado, inicialmente, la frecuencia y el por-
centaje; para las variables de escala se han calculado la frecuencia y los estadísticos
como la media y la desviación estándar. A continuación, y para verificar la posible
asociación entre la frecuencia de utilización de la biblioteca y las características de
los estudiantes, se ha construido una tabla de contingencia para cada una de las varia-
bles categóricas y de escala, empleándose la prueba de chi-cuadrado para calcular el
nivel de significación. Para la construcción de la tabla de contingencia, la muestra de
estudiantes de ha subdivido entre «usuarios habituales» y no usuarios de la bibliote-
ca. En este estudio, el término de «usuario habitual» de la biblioteca se ha definido
como todos aquellos estudiantes que acuden a la biblioteca con una asiduidad de, al
menos, una vez a la semana. Por tanto, a los estudiantes que acuden una vez al mes,
o alguna vez en el curso, se les ha tratado como «estudiante no-usuario» de la biblio-
teca. En una segunda fase, y para aquellas variables de escala en donde la prueba de
la chi-cuadrado ha revelado la existencia de una asociación con la categoría de usua-
rio y no-usuario, se ha calculado el coeficiente de correlación de Pearson. En el caso
de las variables categóricas como área de conocimiento, ocupación del estudiante y
localización del centro, se han calculado las diferencias entre las proporciones de
usuarios en cada una de las categorías y el nivel de significación de dichas diferen-
cias. Para todos los análisis realizados en este estudio, se ha utilizado el paquete esta-
dístico «Statistical Package for the Social Sciences» (SPSS versión 12.0).
3. Resultados
3.1. Factores que influencian la frecuencia de utilización de la biblioteca
En la tabla II se presenta la frecuencia de utilización de las bibliotecas de la UCM.
En dicha tabla comprobamos que el 96,7% de los estudiantes han utilizado alguna vez
la biblioteca. Así mismo, el 48% de los estudiantes de la muestra son usuarios habi-
tuales de la biblioteca, de acuerdo con la definición utilizada en este estudio.
Para conocer la existencia de una asociación entre el uso de la biblioteca y las
diversas variables aquí estudiadas, se han construido tablas de contingencia para
cada una de las características de los estudiantes que son consideradas como influ-
yentes en la frecuencia de utilización de la biblioteca. En la tabla III se presentan los
resultados y el valor de la prueba de chi-cuadrado de Pearson para cada una de las
variables estudiadas.
Como se comprueba en la observación de dicha tabla, no existe una asociación
entre la proporción de usuarios y no usuarios de la biblioteca, frente a las variables
referidas al género de los mismos y al número de horas de trabajo a la semana.
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
Tabla II
Frecuencia de utilización de la biblioteca por parte
de los estudiantes de la UCM (N = 2.208)
Frecuencia de utilización
Frecuencia
Porcentaje
de la biblioteca
de respuestas
Más de dos veces a la semana
469
21,2
Alguna vez a la semana
592
26,8
Alguna vez al mes
718
32,5
Alguna vez durante el curso
357
16,2
Nunca
61
2,8
No sabe o No contesta
11
0,5
Total
2.208
100,0
Tabla III
Valor de la prueba de chi-cuadrado de Pearson para la asociación entre frecuencia
de utilización de la biblioteca y características de los estudiantes
Chi-cuadrado
N.o de estudiantes
g.l.
de Pearson
de la muestra
Género
0,266
1
2.190
Edad 28,836*
4
2.197
Ocupación principal
7,414*
1
2.191
Número de horas de trabajo a la semana
3,840
3
689
Campus en donde estudia
29,160*
2
2.197
Área de Estudios
19,523*
3
2.197
Curso en el que se encuentra matriculado
15,109*
4
2.197
Grado de asistencia a las clases teóricas
30,626*
3
2.158
g.l. Grados de libertad
* Significativa al nivel 0,01 (bilateral).
A continuación, analizamos con más detalle las asociaciones entre uso de la
biblioteca y aquellas variables que son significativas.
3.1.1. Grado de asistencia a clase y proporción de usuarios de la biblioteca
Los estudiantes se han agrupado en cuatro categorías de acuerdo con el nivel de
su asistencia a las clases teóricas: estudiantes que asisten al más del 80% de las cla-
ses teóricas, los que asisten entre el 60 y el 80%, los que asisten entre el 40 y el 60%
y los que asisten a menos del 40% de las clases teóricas.
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
Para cada uno de los anteriores grupos de estudiantes se ha medido la propor-
ción de usuarios, esto es, aquellos estudiantes que asisten alguna vez a la semana, o
varias veces a la semana a la biblioteca. Como se observa en la figura 1, existe una
correlación positiva entre la frecuencia de asistencia a las clases teóricas y la pro-
porción de usuarios habituales de la biblioteca. El coeficiente de correlación de
Pearson tiene un valor de 0,151 (significativo con un valor de p < 0,01).
Figura 1
Relación entre la frecuencia de asistencia a las clases teóricas y la proporción de usuarios
habituales a la biblioteca
% medio
48,15
> 80
52,53
48,46
40-60
60-80
38,72
% de asistencia a las clases
< 40
35,83
0
10
20
30
40
50
60
% de usuarios
3.1.2. Edad de los estudiantes y proporción de usuarios de la biblioteca
Como se puede observar en la figura 2, a medida que aumenta la edad de los
estudiantes existe una mayor proporción de usuarios de la biblioteca, con un valor
de correlación de Pearson de 0, 143 (significativo con un valor de p < 0,01).
Figura 2
Relación entre la edad de los estudiantes y la proporción de usuarios habituales de la biblioteca
% medi
m
o
48,05
> 25
2
62,38
23-2
- 5
dad
2
dad
56,23
E
20-2
20- 2
48,12
< 19
1
41,19
0
10
20
2
30
3
40
4
50
5
60
6
70
% de
d us
u u
s ar
a io
i s
o
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
3.1.3. Curso en el que el estudiante está matriculado
La proporción de usuarios de la biblioteca se incrementa a medida que el estu-
diante progresa en sus estudios (figura 3). El cálculo del coeficiente de correlación
de Pearson nos da un valor de 0,115 que es significativo con un valor de p < 0,01.
Figura 3
Relación entre el curso en que están matriculados los estudiantes y la proporción de usuarios
habituales de la biblioteca
% med
e i
d o
i
48,05
5º
54,
54 57
5
4º
53,59
53
o
r
s
3º
48,49
Cu
2º
44,7
1º
44,35
0
10
1
20
2
30
3
40
4
50
5
60
6
% de
d usuari
u
o
suari s
o
3.1.4. Campus en el que se localiza el centro de estudios
En la Universidad Complutense la mayoría de los centros están integrados en
dos campus: el de Moncloa, situado en Madrid, y el de Somosaguas, situado a las
afueras de Madrid; además, existen tres centros de estudios localizados fuera de los
dos anteriores campus. El 51,66% de los estudiantes del campus de Moncloa son
usuarios de la biblioteca, los de Somosaguas el 48,06% y los pertenecientes a los
centros localizados fuera de los campus de Moncloa y de Somosaguas, son los que
utilizan en menor proporción los servicios bibliotecarios (37,8%).
Los estudiantes del campus de Moncloa representan el 51,66% del total de usua-
rios de la biblioteca, los de Somosaguas el 48,06% y los pertenecientes a los centros
localizados fuera de los campus de Moncloa y de Somosaguas, son los que utilizan
en menor proporción los servicios bibliotecarios (37,8%).
3.1.5. Área de estudios
Los estudiantes entrevistados han sido asignados de acuerdo con el centro en el
que cursan sus estudios en las cuatro áreas de conocimiento siguientes: Ciencias
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
Experimentales (Químicas, Física, Matemáticas, Biología, Geología, Informática,
Estadística y Óptica); Ciencias Sociales y Jurídicas (Derecho, Políticas y Sociolo-
gía, Económicas, Empresariales, Psicología, Ciencias de la Información, Ciencias
de la Documentación); Humanidades (Filosofía, Geografía e Historia, Filología,
Bellas Artes y Ciencias de la Educación); y Ciencias de la Salud (Medicina, Farma-
cia, Veterinaria y Odontología).
En la figura 4 se representa la proporción de usuarios por área de estudios. De
ella se infiere que los estudiantes de Ciencias Sociales y Jurídicas son los que pre-
sentan una menor proporción de usuarios de la biblioteca (43,75%), siendo esta dife-
rencia, con respecto a las demás áreas de estudio, significativa con una p < 0,001.
Figura 4
Relación entre el área de estudios a la que pertenece la disciplina en que están matriculados los
estudiantes y la proporción de usuarios habituales de la biblioteca
% medi
m
o
edi
48,
48 0
, 5
Hu
H m
u a
m n
a idade
i
s
55
Exp
Ex eri
e me
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al
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Área de estudios
Salu
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u
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i es
al
43,75
0
10
1
20
2
30
40
4
50
5
60
6
% de
d us
u uario
i s
o
Dentro del área de Ciencias Sociales y Jurídicas, los estudiantes de las titulacio-
nes que se imparten en las facultades de Ciencias Económicas y de Psicología son
los muestran una menor proporción como usuarios habituales de la biblioteca; un
29,2%, en el primer caso, y un 37,5% en el segundo.
En el área de Humanidades, los estudios de Geografía e Historia son los que pre-
sentan una mayor proporción de usuarios habituales de la biblioteca (71,7%,) segui-
dos de los de Filología con un valor del 56,7%.
En el área de Ciencias Experimentales, los estudiantes de la Facultad de Cien-
cias Biológicas son los que presentan una mayor proporción (69,09%) de usuarios
habituales de la biblioteca, seguido por los de Ciencias Geológicas con un valor del
65,79%.
En el área de Ciencias de la Salud, los estudiantes de Medicina son los que asis-
ten más habitualmente a la biblioteca (51,96%), seguido de los de Farmacia con un
valor del 49,25%.
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
3.1.6. Ocupación principal del estudiante
Los estudiantes han sido agrupados en dos categorías: aquéllos que sólo estudian
y los que, además de estudiar, trabajan. Los primeros representan el 46% de los
usuarios de la biblioteca, y los segundos un 52,24%. Es decir, los que simultanean
el estudio con el trabajo presentan una mayor proporción de usuarios.
3.2. Razones para la utilización de la biblioteca
A los 1.061 estudiantes que hemos definido en este estudio como usuarios habi-
tuales de la biblioteca, se les realizó una serie de preguntas con la finalidad de cono-
cer las actividades que desarrollan dentro de la misma y los servicios más utilizados.
Para cada uno de los servicios analizados se solicitó a los estudiantes que indi-
caran si dicho servicio o actividad lo utilizan muy frecuentemente (4), frecuente-
mente (3), alguna vez (2), o nunca (1).
3.2.1. Actividades que realizan los estudiantes en la biblioteca
En la figura 5 se representa la frecuencia con la que realizan las actividades de:
estudiar utilizando sus propios apuntes y libros, estudiar utilizando los libros de libre
acceso, búsquedas bibliográficas, fotocopiar, acceder a la bibliografía recomendada
por el profesor, o realizar los trabajos pedidos por el profesor. Como se puede obser-
var en la figura 5, las actividades más usuales, esto es, las que realizan los estu-
diantes frecuentemente o muy frecuentemente son: estudiar utilizando sus propios
apuntes y libros (78%), seguido del estudio de libros utilizando los recursos de la
biblioteca (62,8%), o la realización de trabajos pedidos por el profesor (62,7%).
Figura 5
Actividades realizadas por los estudiantes en la biblioteca
Búsq
Bú
ued
sq
a
ued de in
i fo
f rm
r ac
a ió
i n
1,9
biblio
i grá
r fi
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26,
26 9
32,3
26,3
12,6
9
32,3
26,3
Fo
F toco
o
pi
co ar
pi
0,8
20
22,4
27,4
28,7
Hacer tr
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0,6
13,1
23,7
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33 6
29,1
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22
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1,2
de la
l biblio
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26,6
37
3 ,
7 9
24,9
Est
Es udi
u ar
di
con
co apunt
pu
es
nt
0,5
y lib
i ro
r s pr
p op
o ios
o
5,9
15,6
15
32,4
45,6
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Porc
Por entaj
c
e
Nunca
Al
A guna
l
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v z
Frecuentem
t
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n e
t
Muy fr
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NS/
NS NC
N
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Cuando analizamos la frecuencia con la que realizan las anteriores actividades
en relación con el área de conocimiento, el grado de asistencia a clase, o el curso en
el que se encuentra matriculado el estudiante, obtuvimos los siguientes resultados.
Área de conocimiento
La realización de la prueba de chi-cuadrado permite conocer que existe una aso-
ciación significativa entre las diferentes áreas de conocimiento, y las actividades
señaladas anteriormente.
• «Estudiar utilizando mis propios apuntes o libros». Son los estudiantes de las
áreas de Ciencias Experimentales y Ciencias de la Salud los que más selec-
cionan esta actividad.
• «La realización de trabajos pedidos por el profesor». Son los estudiantes de las
áreas de Humanidades y de Ciencias Sociales y Jurídicas, los que seleccionan
esta opción en mayor número.
• «Búsquedas de bibliografía». Al igual que en el caso anterior, son los estu-
diantes de las áreas de Humanidades y Ciencias Sociales y Jurídicas, los que
más realizan esta actividad.
Grado de asistencia a las clases teóricas
Las asociaciones significativas de acuerdo con la prueba de chi-cuadrado y para
un valor de p < 0.01son las siguientes:
• «Realizar trabajos pedidos por el profesor». Los estudiantes que asisten a más
del 80% de las clases, son los que presentan un porcentaje mayor de frecuen-
cia en esta actividad (65,9%). Como contraste, sólo el 43,3% de los estudian-
tes que acuden a menos del 40% de las clases señalan que esta actividad la rea-
lizan frecuente o muy frecuentemente.
• «Acceder a la bibliografía recomendada por el profesor». Son también los
estudiantes que asisten a más del 80% de las clases, los que señalan que reali-
zan esta actividad frecuentemente (63,9%).
• «Búsqueda de bibliografía». Los estudiantes que asisten a más del 80% de las
clases son los que presentan un porcentaje de uso más frecuente.
Curso en el que se encuentra matriculado
Ninguna de las actividades relacionadas en este apartado muestran una asocia-
ción con el curso en el que el estudiante está matriculado.
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
3.2.2. Frecuencia de uso de los servicios que ofrece la biblioteca
La biblioteca de la UCM ofrece a los estudiantes, entre otros, los siguientes ser-
vicios: préstamo a domicilio, préstamo interbibliotecario, en algunos casos préstamo
de ordenadores portátiles, el acceso a recursos electrónicos, y conexión a internet.
Como se puede observar en la figura 6, los servicios que más se utilizan son el prés-
tamo a domicilio (el 56,8% de los estudiantes dicen que lo utilizan de forma frecuente
o muy frecuente), los servicios de información bibliográfica y el uso de internet.
El análisis del uso de estos servicios con respecto a las variables de área de cono-
cimiento, grado de asistencia a las clases teóricas y curso en el que está matricula-
do el estudiante, presenta los siguientes hallazgos.
Figura 6
Servicios de la biblioteca utilizados por los estudiantes
Us
U o de recursos
ecu
elec
ele trónicos
1,9
1,
46,5
31,
1 4
14,4
4,
5,
5 8
,
Us
U o de Internet
0,5
0,
32,
2 3
,
31,
1 2
,
23,7
12,3
Préstamo
Pr
de
d portátiles
1,5
1,
83,1
9,8
,
4,2
4, 1,
1 3
Préstamo
Pr
int
n erbibliotecario
2,8
2,
55,7
26,3
6,
12,5
2,6
2,
Préstamo
Pr
a domicilio
0,7
0,
17
25,5
36,2
6,
20,6
0,
0%
20%
40%
0
60%
80%
100%
Porc
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j
Nunca
Al
A guna ve
v z
Frec
Fre uentemente
uentemen
Muy frecuentement
recuentemen e
NS/NC
Área de conocimiento
Las asociaciones significativas de acuerdo con la prueba de chi-cuadrado y para
un valor de p < 0,01 son las siguientes:
• Préstamo de libros a domicilio. Son los estudiantes del área de Humanidades
los que más frecuentemente utilizan este servicio (66,2%), y los de Ciencias
Sociales y Jurídicas los que menos (51,6%).
• Préstamo interbibliotecario. Este servicio es utilizado por muy pocos estu-
diantes, sin embargo, los estudiantes de Ciencias Sociales y Jurídicas son los
que más lo utilizan (20,1%).
• Conexión a internet. Son los estudiantes del área de Ciencias Experimentales
los que más utilizan este servicio (53,1%), en contraste los que menos lo uti-
lizan son los del área de Humanidades (24,2%).
• Acceso a los recursos electrónicos. Los estudiantes del área de Ciencias Expe-
rimentales, son los que más utilizan este servicio (28,8%), siendo los del área
de Humanidades los que expresan un menor uso (13,2%).
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
Grado de asistencia a las clases teóricas
Sólo existe una asociación significativa (p< 0,001) entre la frecuencia de utili-
zación del servicio de préstamo a domicilio y el nivel de asistencia a las clases teó-
ricas. Los estudiantes que asisten a más del 80%, y entre el 60 y 80% de las clases,
son los que utilizan más este servicio (alrededor del 60%). En contraste, los que asis-
ten a menos del 40% de las clases, sólo utilizan este servicio en un 34,8%.
Curso en el que se encuentra matriculado
Las asociaciones significativas de acuerdo con la prueba de chi-cuadrado, y para
un valor de p < 0,01, son las siguientes:
• Préstamo de libros a domicilio. Los alumnos de quinto curso son los que más
utilizan este servicio (65,7%), reduciéndose su uso hasta primer curso
(47,9%).
• Acceso a los recursos electrónicos. Presenta una relación similar a la del caso
anterior, son los alumnos de primer curso los que presentan una frecuencia
menor (17,2%), incrementándose esta frecuencia de acuerdo con el curso,
hasta llegar a una cifra del 25,3% para los estudiantes de quinto curso.
4. Discusión
El primer objetivo de este estudio era el de conocer la frecuencia con la que los
estudiantes de la Universidad Complutense de Madrid acuden a la biblioteca y, ade-
más, conocer aquellos factores que pueden ejercer cierta influencia en dicha fre-
cuencia. Los resultados obtenidos muestran que sólo un 2,8% de la muestra nunca
han utilizado la biblioteca, valor que nos indica que la biblioteca es un servicio muy
conocido y utilizado por los estudiantes, hecho que concuerda con los datos aporta-
dos por otros estudios como el de Bancroft (1998) para la Universidad estatal de
Washington, el cual refiere que un 90,8% ha visitado alguna vez la biblioteca. Más
recientemente tenemos el estudio de Hayden et al. (2005) que señala que el 98% de
los estudiantes del Instituto Tecnológico de Waterford han visitado alguna vez la
biblioteca durante el curso 2002-2003. En España, un estudio realizado por la Uni-
versidad de Granada en 2004, refiere que únicamente el 3,8% de los estudiantes
nunca ha visitado la biblioteca.
Los datos sobre la frecuencia de uso de la biblioteca obtenidos en este estudio
son ligeramente más reducidos que los que se presentan en otras publicaciones;
como ejemplo, Hiller y Self (2002) para la Universidad de Washington refieren una
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
frecuencia del 67% para, al menos, una vez a la semana en el periodo 1998 a 2001.
Berger y Hines (1994) indican que más del 25% de los estudiantes utilizan la biblio-
teca dos veces a la semana. Jiao y Onwuegbuzie (1997), en una muestra de 522 estu-
diantes de dos universidades públicas estadounidenses, deducen que el 20% utiliza
la biblioteca menos de una vez a la semana, otro 20% más de 4 veces y el 60% entre
una y cuatro veces.
Los estudiantes que utilizan con más frecuencia la biblioteca en la UCM, de
acuerdo con los resultados obtenidos, son aquellos que están matriculados en los
últimos años de estudios, que asisten a la mayoría de las clases, que son alumnos de
las titulaciones del área de Humanidades y cuyo centro se encuentra ubicado en el
campus de Moncloa. La influencia de la edad y el curso en el que el estudiante está
matriculado, ha sido señalada también por Williams (1995) y por Whitmire (2001a,
2003). Con respecto a la frecuencia de uso, según sea el género del estudiante, nues-
tros datos no presentan una diferencia significativa, ya que según los resultados
obtenidos la proporción de hombres que son usuarios habituales de la biblioteca es
del 49,30%, y la de las mujeres es del 48,60%. Los datos que en la literatura hacen
referencia a la importancia del género en el uso de la biblioteca, tampoco son con-
cluyentes: Clougherty et al. (1998) consideran que no es significativa; así mismo
Whitmire (2001a) señala que no es un factor importante para explicar el uso de la
biblioteca; sin embargo, Jiao y Onwuegbuzie (1997) llegan a la conclusión de que
los hombres utilizan la biblioteca con mayor frecuencia y, más recientemente, Gri-
mes y Charter (2000) han afirmado que los hombres están menos horas en la biblio-
teca que las mujeres.
Respecto al segundo objetivo de este estudio referido a las razones por la que los
estudiantes utilizan la biblioteca, los resultados que hemos obtenido son que las acti-
vidades más frecuentes que realizan los estudiantes son las de estudiar con sus pro-
pios libros y apuntes, o utilizando los libros de libre acceso, la utilización de la
biblioteca para la realización de trabajos solicitados por el profesor y la búsqueda de
bibliografía recomendada por éste. Estos resultados son muy similares a los referi-
dos por otros autores (Lane, 1966; Berger y Hines, 1994; Jiao y Onwuegbuzie,
1997; Bancroft, 1998; Clougherty et al., 1998, Grimes y Charter, 2000; Hiller, 2001;
Hayden, O’Brien y Rathaille, 2005). En España, Perea Egea (2005) en un estudio
realizado en la Universidad de La Coruña, encuentra que el 62% de los estudiantes
que visitan la biblioteca lo hace para estudiar con sus apuntes y, el 50%, la utiliza
para buscar información solicitada por el profesor.
En cuanto al uso de los servicios que ofrece la biblioteca, el utilizado con mayor
frecuencia es el del préstamo domiciliario. Resultado que concuerda con otros estu-
dios (Clougherty et al., 1998; Bancroft, 1998; Hayden et al., 2005).
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ALICIA ARIAS COELLO Y JOSÉ SIMÓN MARTÍN
5. Conclusiones
De acuerdo con los resultados expuestos en este estudio, podemos concluir que
las bibliotecas de los centros pertenecientes a la Universidad Complutense de
Madrid, son utilizadas por una amplia mayoría de los estudiantes de dicha universi-
dad. Dentro de la población de estudiantes de Licenciaturas, Ingenierías y Diploma-
turas, teniendo en cuenta las actividades que realizan con mayor frecuencia en la
biblioteca y los servicios que utilizan, los resultados nos permiten sugerir la presen-
cia de dos perfiles diferentes de usuarios dentro del grupo de estudiantes. El primer
perfil corresponde al grupo de estudiantes de Ciencias Experimentales, el cual se
caracteriza por utilizar la biblioteca para estudiar con sus apuntes, haciendo, además,
un mayor uso de los recursos electrónicos y de internet. El segundo perfil correspon-
de a los estudiantes de Humanidades, quienes realizan con más asiduidad actividades
solicitadas por el profesor que están relacionadas con la elaboración de trabajos, con
la búsqueda de bibliografía y con el uso del servicio de préstamo a domicilio; así
mismo, son los que menos utilizan los recursos electrónicos o internet.
Los otros dos grupos de estudiantes pertenecientes a las áreas de Ciencias Socia-
les y Jurídicas y de Ciencias de la Salud, no presentan un perfil de usuario tan bien
definido como los anteriores.
La relación entre actividades que se realizan con mayor frecuencia y el grado de
asistencia a las clases teóricas, sugiere la importancia que tiene la metodología
docente en la dirección de las actividades realizadas por el estudiante: realizar tra-
bajos pedidos por el profesor, o búsqueda de la bibliografía recomendada.
Las bibliotecas universitarias tienen tres grupos de usuarios principales: los pro-
fesores, los estudiantes de doctorado y los estudiantes de licenciatura, ingeniería o
diplomatura. De los resultados expuestos en este estudio cabe preguntar si podemos
seguir manteniendo, al menos para el grupo de estudiantes de licenciatura ingeniería
y diplomatura, el concepto de biblioteca universitaria como organización responsa-
ble de satisfacer las necesidades de conocimiento e información de la comunidad uni-
versitaria. De acuerdo con los datos aportados por la literatura, y con los aquí expues-
tos, los estudiantes utilizan básicamente la biblioteca como un lugar de trabajo en el
que, además, puede socializar sus conocimientos con otros compañeros.
Esta visión de la biblioteca como lugar de trabajo individual y colectivo puede
verse reforzada con la adaptación de la universidad al Espacio Europeo de Educa-
ción Superior, donde se prevé una modificación profunda del actual modelo educa-
tivo basado en un predominio de la enseñanza presencial en el aula, con una sobre-
carga de horas lectivas para el estudiante que le imposibilita el disponer de tiempo
suficiente para el estudio y la reflexión. La nueva filosofía nos orienta hacia otro
modelo centrado en el aprendizaje activo de los estudiantes en el que deben adqui-
rir nuevas competencias tales como las de trabajo en grupo, la capacidad de resol-
ver problemas, el uso de las tecnologías de la comunicación e información, o
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ESTUDIO DE LOS HÁBITOS DE USO DE LOS ESTUDIANTES EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE
«aprender a aprender» para hacer posible el objetivo de aprendizaje a lo largo de la
vida.
Este nuevo paradigma docente obliga a revisar la misión de la biblioteca uni-
versitaria, al menos en lo que hace referencia a los estudiantes, y a planificar una
mayor integración en el proceso de enseñanza y aprendizaje mediante la potencia-
ción de la biblioteca como lugar de trabajo de los estudiantes y de socialización de
la información y el conocimiento, con el diseño de nuevos espacios para el trabajo
individual y en grupo, con la participación en la implantación y difusión de las tec-
nologías de la información y comunicación dentro de sus instalaciones y en las aulas
y laboratorios, y la participación en la formación de los estudiantes en el uso de estas
tecnologías.
En un comentario que hace Renoult (2006) sobre los resultados que arrojan dife-
rentes encuestas realizadas en los últimos años a los estudiantes de varias universi-
dades francesas, el autor sugiere que las bibliotecas universitarias constituyen para
éstos un servicio fundamental, debido a que disponen de salas de lectura bien acon-
dicionadas para el estudio, a que están situadas cerca del lugar donde se imparten las
actividades docentes, a que suelen tener materiales de estudio adecuados y en núme-
ro suficiente, a que ofrecen la posibilidad de trabajar en grupo, a que tienen amplios
horarios de funcionamiento y a que la mayoría de las prestaciones son gratuitas. A
los anteriores elementos añadiríamos, además, la existencia de suficientes recursos
tecnológicos para que la biblioteca pueda cumplir la función de lugar de trabajo y
de socialización del conocimiento.
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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
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ISSN 0210-0614
RECURSOS DE INTERNET / INTERNET RESOURCES
Tesauros de Humanidades en internet
Humanities Thesauri in Internet
Gonzalo Mochón Bezares*, Ángela Sorli Rojo**
La serie de artículos sobre tesauros de acceso libre presentes en Internet, reco-
pila en esta entrega, los tesauros sobre Humanidades encontrados en la Red. Los
tesauros se muestran por orden alfabético de materias, situando en primer lugar a los
de Humanidades en general. Las URLs de los recursos comentados han sido con-
sultadas a lo largo del mes de abril de 2008.
1. Humanidades en General
Thesaurus
http://www.gnomon-online.de/#Download`
La Universidad Católica de Eichstätt-Ingoldstadt mantiene en su sitio web un
sistema de información sobre ciencias de la antigüedad: la base de datos bibliográ-
ficos «Gnomon Online». Con el fin de facilitar la búsqueda de los registros conte-
nidos en la mencionada base de datos, se ofrece al usuario un macrotesauro que
recoge más de 9.500 términos en alemán y nombres de personajes relacionados con
la antigüedad clásica. La consulta de este macrotesauro se puede realizar bien a tra-
vés de un índice sistemático expandible con 29 términos cabecera, o bien por medio
de un índice alfabético con enlaces a las letras iniciales de los términos, en el que
también se incluyen los escritos en francés o italiano. Los números que aparecen
entre paréntesis, son las referencias de los registros de la base de datos Gnomon
online que cada uno de los descriptores tienen asociadas. Existe también la posibi-
lidad de descargarse dos versiones parciales del contenido del tesauro en formato
pdf: en una se recoge la versión en lengua alemana del índice alfabético (2006)
(http://www.gnomon.ku-eichstaett.de/Gnomon/thesaurus/Alphabetischer_Thesau-
* Fundación de Ayuda contra la Drogadicción. Madrid.
** IEDCYT. CSIC. Correo-e: asorli@cindoc.csic.
Recibido: 6-5-2008.
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
rus_2006.pdf), y en la otra es la versión en lengua francesa del índice sistemático
(2007) (http://www.gnomon.ku-eichstaett.de/Gnomon/thesaurus/Thesaurus_syste-
matique_2007.pdf).
2. Archivos
Archives de France
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.html
La Dirección de los Archivos de Francia es una institución que concibe, orienta
y controla las acciones de ese país en materia de archivos públicos con fines admi-
nistrativos, cívicos, científicos y culturales. Esta institución presenta en su sitio web
un tesauro en francés destinado a indizar y recuperar documentos de archivo: el The-
saurus W. Este vocabulario controlado presenta al usuario 1.775 términos agrupa-
dos en 11 áreas principales: Administración, Agricultura, Comunicaciones, Econo-
mía, Educación, Equipamiento, Asuntos exteriores, Justicia, Tiempo libre, Sociedad
y Opinión. El contenido del tesauro se puede consultar en dos documentos en for-
mato pdf: uno que incluye un índice alfabético (http://www.archivesdefrance.cultu-
re.gouv.fr/fr/textenorme/Thesow.pdf) y otro que incluye un índice sistemático que
presenta los términos contenidos en las 11 áreas principales junto con sus relaciones
asociativas y de equivalencia (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/texte-
norme/Thesauw.pdf).
LHE
http://www.mcu.es/archivos/lhe/Consultas/consulta.jsp
La base de datos de Legislación Histórica de Ministerio de Cultura de España
ofrece un tesauro como elemento de ayuda para la consulta en línea de su base de
datos sobre legislación histórica. Este tesauro, que no pasa de ser mera una clasifi-
cación jerárquica de términos, se presenta en dos documentos en pdf: en uno se
muestra la estructura completa de la lista jerárquica con los 1.909 términos que
incluye (http://www.mcu.es/archivos/lhe/Informacion/Tesauro.pdf), y en el otro se
incluye la estructura jerárquica pero solamente hasta un cuarto nivel de descripción
de la jerarquía (http://www.mcu.es/archivos/lhe/Informacion/Estructura.pdf). La
última actualización de este tesauro se realizó en noviembre de 2006. La forma de
presentación de algunos términos se asemeja más a la usada en las listas de encabe-
zamientos de materias que a la usada para los descriptores de los tesauros.
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RECURSOS DE INTERNET
National Archives (NDAD)
http://www.ndad.nationalarchives.gov.uk/search/thesaurus.php
La entidad británica National Digital Archive of Datasets (NDAD) funciona
como archivo oficial de Inglaterra, Gales y del gobierno central del Reino Unido, y
proporciona acceso a conjuntos de archivos digitales y documentos generados por el
gobierno de ese país. Con el fin de agilizar las consultas de los usuarios en línea de
las bases de datos documentales del NDAD, se incluye en su sitio web un tesauro
en lengua inglesa con 2.343 términos, extraidos principalmente del tesauro de la
UNESCO, sobre diversas materias relacionadas con los archivos. El contenido del
tesauro puede consultarse en dos índices: un índice jerárquico, que agrupa los tér-
minos en seis grandes áreas (Educación, Ciencia, Cultura, Ciencias Sociales y
Humanas, Información y Comunicación y Política, Derecho y Economía); y un índi-
ce alfabético que muestra toda la información en tramos de 40 términos. Este últi-
mo índice al recoger las relaciones semánticas de los términos en forma de hiperen-
laces resulta más practico que el jerárquico, que no las incluye. Cada descriptor lleva
adjunto un enlace a los registros de la base de datos asociados al mismo y una letra
que indica su fuente de procedencia.
Thesaurus of Indexing Terms
http://www.archives.gov/federal-register/cfr/thesaurus.html
El Federal Register Thesaurus es un vocabulario de indización básico en lengua
inglesa utilizado en el Federal Register y el Code of Federal Regulations de Esta-
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
dos Unidos. Este vocabulario de términos de indización o tesauro permite la des-
cripción y recuperación del contenido de los documentos en línea almacenados en
el sitio web de la Code Federal Regulations de Estados Unidos. El tesauro contiene
1.047 términos que se presentan en dos índices en formato txt: un índice alfabético
con todos los términos y sus equivalentes, y un índice jerárquico poco elaborado que
agrupa los descriptores en 19 áreas principales. La utilización de la letra «x» como
elemento marcador de las relaciones entre los términos en el índice alfabético se
revela como una herramienta poco útil a la hora de la consulta. El texto de la ver-
sión en línea está actualizado a noviembre de 1995.
UKAT
http://www.ukat.org.uk/
La herramienta de vocabulario controlado United Kingdom Archival Thesaurus
(UKAT) tiene como fin servir de ayuda en las labores de indización de las coleccio-
nes y los catálogos de documentos pertenecientes a los archivos británicos. Se trata
de un macrotesauro en lengua inglesa que contiene cerca de 20.000 términos sugeri-
dos por el personal de archivos, por programas y reuniones profesionales archivísti-
cos y los usuarios de los distintos archivos británicos entre junio de 2003 y agosto de
2004. La consulta del contenido del macrotesauro UKAT puede realizarse partiendo
de un índice sistemático con 8 microtesauros sectoriales, cuyo enunciado es muy
similar al de las áreas temáticas del Federal Register Thesaurus, o a través de un bus-
cador muy completo. Este buscador permite recuperar contenido por microtesauro,
por las fuentes de los términos, por el texto de las notas de alcance y por el estatus de
los términos; además de proporcionar distintos filtros de búsqueda en cada una de las
opciones referidas. La información sobre cada término incluye la fuente de la que se
ha extraído, el microtesauro al que pertenece y sus relaciones semánticas marcadas
como hiperenlaces. También se permite la descarga del contenido completo del
tesauro en un documento en texto plano o en un documento en formato rtf en el que
el contenido aparece marcado según el SKOS-Core 1.0 RDF schema.
3. Arqueología
MDA Archaeological Objects Thesaurus
http://www.mda.org.uk/archobj/archcon.htm
Los expertos en arqueología David Foster y Rally Carter, junto con otros estu-
diosos de la materia de instituciones del Reino Unido, conformaron el Archaeologi-
cal Objects Thesaurus Working Party, con el fin de realizar un tesauro sobre arqueo-
logía en inglés. Este grupo creo el Archaeological Objects Thesaurus, un tesauro
sobre arqueología que contiene 2.204 términos (1.653 términos preferidos, 399 tér-
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RECURSOS DE INTERNET
minos no preferidos y 152 términos no utilizados en la indización) agrupados en 24
materias principales. La consulta de su contenido puede realizarse de diversas for-
mas: a través de un índice de términos con enlaces a la información particular sobre
cada descriptor; por medio de un índice alfabético que incluye las relaciones semán-
ticas de cada término y una definición del mismo; o navegando desde los términos
cabecera del índice sistemático. La versión del tesauro que se presenta en esta pági-
na web corresponde a febrero de 1997. Para consultar una versión más moderna del
MDA Archaeological Objects Thesaurus, los autores recomiendan consultar este
tesauro en el sitio web de los National Monuments Record Thesauri, que se comen-
ta más abajo. (http://thesaurus.english-heritage.org.uk/thesaurus.asp?thes_no=144&
thes_name=MDA%20Object%20Type%20Thesaurus).
National Monuments Record Theasuri
http://thesaurus.english-heritage.org.uk/
La institución británica English Heritage, entre cuyos objetivos está la protección
y promoción de los lugares y edificios históricos de Inglaterra, pone a disposición de
los usuarios de su sitio web una docena de tesauros en lengua inglesa y de diferente
extensión relacionados con el mundo de la arqueología y los objetos de patrimonio
histórico. Dentro de estos campos de conocimiento, cada uno de los tesauros trata
sobre clases particulares de objetos o técnicas: tipos monumentales, objetos y termi-
nología sobre arqueología, materiales de construcción, elementos de construcciones
defensivas y monumentales, topónimos relacionados con la navegación, tipos de
embarcaciones, tipos de aviones antiguos y descripción de archivos. La forma de
consulta de los doce tesauros es la misma: a través de un índice sistemático dinámi-
co que se presenta en la parte izquierda de la interfaz, o seleccionando una letra ini-
cial en el índice alfabético que se incluye en la parte derecha de la interfaz de con-
sulta. La información sobre cada descriptor se presenta en la parte izquierda de la
interfaz e incluye sus relaciones semánticas marcadas como hiperenlaces, excep-
tuando el caso de los términos no admitidos, y una nota de aplicación en cada uno de
ellos, lo cual mejora bastante la comprensión y el uso de los términos.
Tesauro: European Heritage Network - Réseau Européen du Patrimoine
http://www.european-heritage.net/sdx/herein/thesaurus/introduction.xsp
La Red del Patrimonio Europeo (HEREIN) es un sistema de información que
agrupa a los servicios nacionales de protección del patrimonio arquitectónico y
arqueológico de los países que forman parte del Consejo de Europa. Dentro del
marco del proyecto HEREIN se ha realizado un tesauro con el fin de ofrecer un
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
estándar terminológico de las políticas nacionales de patrimonio, tal y como quedó
definido en el convenios de Granada (octubre de 1985) y La Valeta (enero de 1992),
para que sirva de ayuda al usuario en la consulta de los informes generados por la
mencionada red europea. El tesauro HEREIN recoge más de 500 términos en trece
idiomas: alemán, búlgaro, croata, esloveno, español, francés, griego, holandés, hún-
garo, inglés, lituano, polaco y rumano. La interfaz de consulta del contenido, dispo-
nible en las trece lenguas señaladas, incluye un enlace a un índice sistemático con
las nueve áreas o grupos generales del tesauro, y un buscador que ofrece las opcio-
nes de truncamiento al final de los términos, o una búsqueda exacta o la consulta por
fragmentos de palabras. La información que presenta sobre cada término incluye la
posición del mismo en el índice jerárquico, su traducción a otras lenguas y una nota
de alcance o definición sobre su uso en el contexto del tesauro.
Tesauro Regional Patrimonial - DIBAM (v1.0 - Año 2003)
http://www.tesauroregional.cl/
El Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales, organismo dependiente de
la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos de Chile, es la entidad responsable de
la creación y mantenimiento del Tesauro Regional Patrimonial. Este tesauro recoge ter-
minología relativa a bienes patrimoniales, tangibles e intangibles, pertenecientes a las
culturas precolombinas y a colecciones etnográficas de diferentes pueblos y culturas de
los Andes centrales y de Mesoamérica. Contiene más de 1.200 descriptores sobre mate-
riales, arquitectura, símbolos, vegetales, farmacia y otros temas relativos a las culturas
anteriormente señaladas. Se puede consultar su contenido a través de un índice siste-
mático, denominado estructura, donde se pueden seleccionar las carpetas correspon-
dientes a cada una de las áreas jerárquicas; o mediante un buscador que permite la recu-
peración por palabras completas o fragmentos de palabras. La información sobre cada
descriptor incluye un número de código, un campo jerárquico, la traducción al inglés
del término y una nota de aplicación; pero, en numerosos casos, la información que se
obtiene sobre muchos de los términos es muy incompleta. La página web presenta tam-
bién una amplia bibliografía sobre los temas recogidos en el tesauro.
4. Arte
Architecture & Patrimoine
http://www.culture.gouv.fr/culture/inventai/patrimoine/
Dentro del extenso sitio web del Ministerio de Cultura de Francia nos encontra-
mos con una sección dedicada a las bases de datos documentales producidas por la
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RECURSOS DE INTERNET
Dirección de Arquitectura y Patrimonio. Como herramienta de ayuda en la consul-
ta de dichas bases de datos, se incluye un tesauro sobre diseño arquitectónico y de
mobiliario con dos partes diferenciadas: una en la que se trata el diseño de obras
arquitectónicas y otra en la que se trata el diseño de mobiliario. La parte sobre arqui-
tectura presenta 1.135 términos repartidos en 18 áreas temáticas y la parte sobre
mobiliario, algo más extensa, presenta 2.529 términos y 23 áreas temáticas. El con-
tenido de cada uno de las partes se muestra en un índice alfabético y en otro siste-
mático. Los índices sistemáticos muestran en la parte derecha de la interfaz la
estructura jerárquica del área seleccionada, en la que cada descriptor incluye un
hiperenlace a aquellos registros de la base de datos que lo tienen como elemento de
indización. Los índices alfabéticos presentan su contenido dividido por tramos e
incluyen también enlaces a los registros de objetos e imágenes de las bases de datos.
Art & Architecture Thesaurus
http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/aat/index.html
La Fundación Getty, a través del Getty Vocabulary Program, mantiene una serie
de vocabularios controlados entre los que se encuentra el Art & Architecture The-
saurus (AAT). El AAT es un macrotesauro en lengua inglesa realizado para servir
de herramienta en las labores de indización y recuperación de información en bases
de datos relativas al mundo del arte, la arquitectura y los materiales relacionados con
el mundo de la cultura. Esta herramienta de lenguaje controlado contiene alrededor
de 131.000 términos, descriptores, citas bibliográficas y otras informaciones recogi-
dos en facetas y jerarquías. La consulta de su contenido se puede realizar a través
del índice jerárquico, algo complicado de manejar dado su gran tamaño; o con el
buscador, que permite el uso de los operadores booleanos AND o OR, el trunca-
miento final de los términos y el uso de comillas para una búsqueda exacta de los
términos o las palabras contenidas en las notas de alcance. La información sobre
cada término incluye una nota de alcance, la posición que ocupa en el índice jerár-
quico, su código de identificación, su código jerárquico o de faceta y las fuentes de
las que ha sido extraído. El contenido del AAT se actualiza mensualmente.
Se puede descargar gratuitamente una muestra de parte del contenido del Art &
Architecture Thesaurus en formato MARC, en XML y como una tabla relacional
(http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/download.html).
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
British Museum Materials Thesaurus
http://www.mda.org.uk/bmmat/matintro.htm
El British Museum Materials Thesaurus se inicia a partir de un listado de térmi-
nos extraídos de la documentación sobre materiales orgánicos, inorgánicos y proce-
sados que están presentes en el Museo Británico y sobre la conservación de los mis-
mos. Este listado que posteriormente fue revisado por el personal del British
Museum. El resultado de este trabajo se muestra en dos índices alfabéticos en len-
gua inglesa: uno que contiene los términos con la especificación de sus relaciones
semánticas (índice alfabético completo), y otro como una simple lista de términos.
Las flechas junto a cada uno de los términos incluyen los hiperenlaces a la posición
de cada término dentro del índice alfabético completo. La última actualización del
tesauro fue en agosto de 1997.
British Museum Object Names Thesaurus
http://www.mda.org.uk/bmobj/Objintro.htm
En un proceso similar al señalado más arriba, el personal del British Museum
elaboró un tesauro sobre nombres de objetos de museos que sirviese como herra-
mienta de referencia en los procesos de indización y recuperación documentales. Se
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RECURSOS DE INTERNET
trata del British Museum Object Names Thesaurus, un macrotesauro en lengua
inglesa que contiene 5.612 términos. La forma de consulta es igual que la reseñada
en el caso del British Museum Materials Thesaurus: un índice alfabético que con-
tiene las relaciones semánticas de sus términos (índice alfabético completo) y un lis-
tado alfabético simple de términos. Las flechas junto a los términos incluyen los
enlaces a la información sobre cada término en el índice alfabético completo. La
última actualización del tesauro fue realizada el año 1999.
Lista de Términos Museológicos de Arte del Catálogo Colectivo Acceder
http://www.buenosaires.gov.ar/areas/cultura/dgmcultura/index.php
ACCEDER es una Red de Contenidos Digitales de Patrimonio Cultural consti-
tuida por 58 bases de datos de instituciones de la ciudad de Buenos Aires, las cua-
les conforman un catálogo colectivo que proporciona acceso al patrimonio cultural,
y con el que se aspira a recoger todo el patrimonio cultural perteneciente al Minis-
terio de Cultura de Argentina. Para ayudar en la consulta de este catálogo colectivo,
se pone a disposición del usuario la Lista de Términos Museológicos de Arte del
Catálogo Colectivo Acceder. Esta lista no es otra cosa que un tesauro en el que se
incluyen todas las materias correspondientes a las escuelas, los materiales y las téc-
nicas recogidos en el mencionado catalogo colectivo. El tesauro ACCEDER contie-
ne 7.053 términos admitidos, 881 términos no admitidos y 8.052 relaciones entre
términos. La consulta de su contenido puede realizarse por medio de una lista alfa-
bética de términos agrupados por su letra inicial; o navegando por una lista siste-
mática con tres grandes áreas temáticas; o a través de un buscador que permite la
consulta por términos o fragmentos de términos. La información sobre cada des-
criptor muestra sus relaciones semánticas y su nivel de especificidad, además de
ofrecer la posibilidad de representar dicha información según los modelos propues-
tos por Zthes y SKOS-Core. La fecha de creación de este tesauro es febrero de 2006.
Tesauro de Arte & Arquitectura - DIBAM (v2.0 - Año 2003)
http://www.aatespanol.cl/
El Tesauro de Arte & Arquitectura es la traducción al español, realizada por el
Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales de Chile entre 2000 y 2003, del
Art & Architecture Thesaurus, tesauro desarrollado y administrado por el Getty
Research Institute de Estados Unidos. Esta herramienta de lenguaje controlado tiene
como fin la descripción y acceso a la información sobre objetos relacionados con el
arte, la arquitectura y otras culturas materiales que han existido desde la prehistoria
hasta la actualidad. Según la información que aportan los autores en la página web,
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este tesauro contiene aproximadamente 100.000 términos principales y alternativos.
La consulta del tesauro de Arte & Arquitectura puede realizarse bien a través del
buscador, que recupera términos o fragmentos de términos tanto entre los descrip-
tores como en el texto de las notas de aplicación; o bien seleccionando descriptores
en el índice jerárquico, que distribuye su contenido en las siguientes facetas: con-
ceptos asociados, atributos físicos, estilos y periodos, agentes, actividades, materia-
les y objetos. La información sobre cada descriptor incluye su campo jerárquico, su
traducción al inglés, notas de alcance y sobre su historia, y las fuentes de las que ha
sido extraído.
Tesauro del Cómic
http://eprints.rclis.org/archive/00004719/01/thesaurus.pdf
Un grupo de alumnos de doctorado de la Universidad Carlos III de Madrid rea-
lizó hace algunos años como práctica de curso un pequeño tesauro en lengua espa-
ñola sobre cómics, que se encuentra en el portal E-LIS. El tesauro contiene 422 des-
criptores y 87 no descriptores. Dicho contenido se presenta en un índice sistemáti-
co, un índice alfabético, en el que se incluyen ilustraciones referidas a los descrip-
tores, y un índice alfabético KWIC. En todos los índices los descriptores se distin-
guen de los términos no admitidos por su grafía y por llevar adjunto el número de
código que señala su ubicación en el índice jerárquico. La última actualización de
su contenido se realizó en noviembre de 1997.
LC Thesaurus for Graphic Materials
http://www.loc.gov/rr/print/tgm1/
http://www.loc.gov/rr/print/tgm2/
La Prints and Photographs Division de la Library of Congress de Estados Uni-
dos es la entidad responsable de la compilación del Thesaurus of Graphic Materials
(TGM). La versión actual de esta herramienta, que agrupa cerca de 7.000 términos
en inglés sobre materiales gráficos, está diseñada para indizar materias o conceptos
expresados en obras de arte realizadas en distintos soportes. El contenido del TGM
puede visualizarse por medio de un índice alfabético dividido en tramos de 100 tér-
minos o mediante un buscador que permite una consulta por palabras, el uso de los
operadores booleanos AND y OR, y una consulta exacta. Cada término lleva adjun-
to un enlace a la información sobre sus relaciones semánticas y otro a los registros
de la base de datos que lo incluyen como descriptor. Su contenido se actualiza cada
trimestre. Existe también la posibilidad de descargar la versión antigua (anterior a la
fusión del texto que se realizó en octubre de 2007) del tesauro TGM en texto plano
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RECURSOS DE INTERNET
y en XML en las siguientes direcciones: http://www.loc.gov/rr/print/tgm1/downlo-
adtgm1.html (TGM I sobre términos de materias) y http://www.loc.gov/rr/print/
tgm2/downloadtgm2.html (TGM II sobre términos relativos generos y característi-
cas físicas).
Thesaurus Joconde
http://www.culture.gouv.fr/public/mistral/jocrepr_fr?ACTION=RETOUR&
USRNAME=nobody&USRPWD=4%24%2534P
El sitio web del Ministerio de Cultura de Francia alberga la base de datos Jocon-
de, catálogo colectivo de los Museos de Francia. Esta base de datos dispone de una
herramienta de lenguaje controlado, el Thesaurus Joconde, que se utiliza para des-
cribir objetos incluidos en el catálogo y para ayudar a los usuarios en la recupera-
ción de los mismos. Se trata de un macrotesauro que recoge miles de términos,
incluidos topónimos y nombres de personajes, sobre diversas materias relacionados
con la iconografía de las obras de arte contenidas en la base de datos Joconde. El
contenido de este macrotesauro sólo se puede consultar a través de un buscador, algo
limitado, que sólo devuelve resultados si se introduce una palabra completa. Para
facilitar la búsqueda se ofrece un diccionario de los descriptores y sinónimos que
traslada el término seleccionado al buscador. La información sobre cada descriptor
presenta los términos que conforman sus relaciones semánticas marcados como
hiperenlaces, así como un enlace a todos los registros de la base de datos que ten-
gan al descriptor seleccionado como término de indización.
Welcome to APT - the Australian Pictorial Thesaurus
http://www.picturethesaurus.gov.au/
La finalidad principal del Australian Pictorial Thesaurus (APT) es servir como
herramienta en la descripción e indización de imágenes de Australia presentes en
colecciones de archivos, bibliotecas y museos de este país. La terminología inclui-
da en el APT sirve para indizar tanto imágenes de objetos, como de personas, luga-
res, actividades y otros conceptos derivados o sugeridos por una imagen. Este tesau-
ro ha sido desarrollado por las National and State Libraries Australasia (NSLA), que
han contado con el apoyo de la Collections Australia Network (CAN). Esta herra-
mienta de lenguaje controlado contiene más de 15.000 términos agrupados en 6
grandes áreas: objetos naturales, objetos manufacturados, personas, lugares, eventos
y actividades, e ideas y conceptos. La consulta se realiza a través de un buscador que
permite una consulta básica, en la que se puede recuperar contenido por palabras o
por fragmentos de palabras; y una búsqueda avanzada, que permite seleccionar el
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
campo de búsqueda, el lugar del truncamiento en los términos y el uso de un opera-
dor booleano (AND, OR, and NOT). La presentación de la información sobre cada
descriptor incluye a los descriptores marcados como hiperenlaces para facilitar la
consulta.
5. Cine
FIAF
http://www.fiafnet.org/uk/projects/pip_headings.cfm
La Federación Internacional de Archivos Fílmicos (FIAF) es una organización
que reúne a instituciones que tienen como objetivo la preservación de películas con-
sideradas tanto obras de arte como documentos históricos. Entre los distintos pro-
yectos de la FIAF destaca el Periodicals Indexing Project (P.I.P.), cuyo fin es indi-
zar el contenido de las principales revistas cinematográficas. Dentro del marco del
proyecto PIP se han confeccionado unas listas alfabéticas de encabezamientos de
materia, de nombres de corporaciones y de nombres de persona. Los contenidos de
estas listas se presentan en tres documentos en formato pdf en los que se detallan las
relaciones semánticas entre los términos. Las listas se actualizaron en enero de 2007.
6. Historia
BIBLIO - Bibliografia de História Contemporânea de Portugal
http://www.fcsh.unl.pt/silveira/html/tresframe.html
La base de datos Biblio sobre historia contemporánea de Portugal (1760-1910),
incluye un vocabulario controlado cuyo fin es ayudar a la indización por materias y
facilitar a los usuarios en línea la consulta de la misma. Se trata de un pequeño tesau-
ro en portugués que contiene algo menos de 500 términos agrupados en cinco áreas
o microtesauros (disciplinas, ámbito geográfico, ámbito cronológico, historia y tipo
de documento). Este tesauro dispone de un índice sistemático en el que se recogen
los diferentes niveles de especificidad, y un índice alfabético en el que se agrupan
la referencias del microtesauro y los términos relacionados con cada descriptor. La
consulta también se puede realizar a través de un buscador que trunca de manera
automática la parte final de los términos. Al pulsar sobre un descriptor se muestran
los registros de la base de datos que lo recogen en el apartado indexação.
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RECURSOS DE INTERNET
Tesauro de Historia Contemporánea de España
http://thes.cindoc.csic.es/index_HISTO_esp.html
Dentro de los tesauros publicados por el antiguo Centro de Información y Docu-
mentación Científica (CINDOC del CSIC), está el Tesauro de Historia Contempo-
ránea de España, elaborado por María Cruz Rubio Liniers. Este tesauro contiene
4.126 términos en lengua española, 3.776 descriptores y 350 no descriptores, extra-
ídos de las revistas indizadas en la base de datos ISOC-Historia y de obras de refe-
rencia sobre Historia. La consulta en línea puede realizarse visitando las distintas
áreas temáticas del índice jerárquico; o bien hojeando el índice alfabético, en el que
los términos admitidos se distinguen de los no admitidos por su tipografía; o bien
utilizando el buscador, que permite la consulta de palabras o fragmentos de palabras
utilizando el símbolo % como carácter de sustitución. La información ofrecida sobre
cada término incluye sus relaciones semánticas marcadas como hiperenlaces. El
tesauro incluye también una lista alfabética (identificadores) de nombres de institu-
ciones y partidos políticos de la historia de España durante los siglos XIX y XX.

Victorian Local History Thesaurus
http://210.15.209.254/thesaurus/index.htm
El Victorian Local History Thesaurus es una herramienta de lenguaje controla-
do que se utiliza en la catalogación de documentos relacionados con la historia local
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
de la región de Victoria (Australia), tanto en las colecciones de textos escritos como
en las colecciones de imágenes. Este tesauro contiene más de 3.000 términos en len-
gua inglesa sobre distintas materias relacionadas con la historia local de Victoria. La
consulta solamente puede realizarse seleccionando una letra inicial en el índice alfa-
bético, en el que los no descriptores aparecen en cursiva para una mejor diferencia-
ción con los términos admitidos. La información sobre cada descriptor recoge los
términos que conforman sus relaciones semánticas marcados como hiperenlaces, lo
cual facilita la consulta del contenido.
Thésaurus PACTOLS
http://frantiq.mom.fr/html/pactols/pactols_doc.html
Los centros de investigación del CNRS (Centre National de la Recherche Scien-
tifique), del Ministerio de Cultura de Francia y numerosas universidades francesas
mantienen un proyecto cooperativo, denominado Frantiq, sobre las bases de datos
de ciencias de la antigüedad, la prehistoria y la edad media. Este proyecto incluye el
Tesauro Pactols como herramienta de ayuda a la indización y la consulta de los
documentos incluidos en las bases de datos de dicho proyecto. La autoría de esta
herramienta de lenguaje controlado corresponde a B. Lequeux. El contenido del
tesauro se presenta en distintos índices alfabéticos y jerárquicos en formato word y
rtf para cada una de las áreas o temas que el tesauro presenta: pueblos y culturas,
antropónimos, cronologías, obras, lugares y personas. Todos los índices se encuen-
tran disponibles en francés y los relativos a culturas, cronologías y sujetos también
están disponibles en inglés. La última revisión del contenido es de mayo de 2005,
aunque el contenido de algunos índices está fechado en 1996.
7. Filología y Literatura
Tesauro de Lengua y Literatura
http://doteine.uc3m.es/tesauros/lengua/index.php
Dentro del sitio web de DOTEINE, grupo de investigación vinculado al Depar-
tamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de
Madrid, se encuentra el Tesauro de Lengua y Literatura, que recoge los materiales
curriculares de las asignaturas Lengua y Literatura I y II del nivel de bachillerato del
sistema educativo español (17-18 años). Dicha herramienta ha sido desarrollada por
Antonio García Jiménez, Mª Jesús Colmenero Ruiz y Mª José Ayuso Sánchez. El
tesauro recoge 1.079 términos, de los cuales 92 son no admitidos, y 998 relaciones
de asociación. Su contenido se puede consultar por medio de una lista alfabética, en
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RECURSOS DE INTERNET
la que los términos admitidos y no admitidos se diferencian por su grafía; mediante
una lista sistemática con cuatro grandes áreas (Comunicación, Estudio de la lengua,
Literatura y Técnicas de trabajo); y un buscador que permite la consulta por térmi-
nos o fragmentos de términos. La información sobre cada descriptor muestra sus
relaciones semánticas, su nivel de especificidad, y ofrece la posibilidad de repre-
sentar esa información según los modelos propuestos por Zthes y SKOS-Core. La
última actualización de su contenido fue realizada en el año 2006.
Traces. Base de dades de llengua i literatura catalanes
http://www.traces.uab.es/tracesbd/projecte/tesaurus/index.html
La base de datos del proyecto Traces, elaborada por el Grup d’Estudis de Lite-
ratura Catalana Contemporània de la Universitat Autonoma de Barcelona, recoge
información relacionada con diferentes disciplinas de la filología catalana. Esta base
de datos mantiene un vocabulario documental controlado, el Tesaurus de Llengua i
Literatura, para las labores de indización y recuperación del contenido de la misma.
El tesauro, disponible únicamente en catalán, contiene 1.040 términos que se pue-
den consultar en un índice jerárquico de materias, cuya presentación resulta algo
confusa, y en tres índices alfabéticos: uno que presenta las relaciones semánticas de
los términos, cuyo contenido sólo puede consultarse hasta el término generacions;
otro que solamente contiene un listado con los términos; y otro, permutado. En estos
dos últimos índices, la forma de presentar los términos no admitidos y sus descrip-
tores equivalentes puede despistar al usuario.
8. Música
Thesaurus of Musical Instruments
http://alteriseculo.com/instruments/
Muy escasa es la información que se ofrece sobre los autores o la institución res-
ponsable de la confección y el mantenimiento del Thesaurus of Musical Instru-
ments. En este sitio web solamente se señala que todos los términos y sus relacio-
nes jerárquicas han sido compilados de entre los encabezamientos de materia de la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (compilación realizada en mayo de
2002), lo que le resta novedad a esta herramienta. La consulta del contenido de este
tesauro se realiza a través de un buscador que permite el truncamiento de los térmi-
nos, utilizando el asterisco como elemento de sustitución. Los resultados muestran
las relaciones semánticas de los descriptores marcadas como hiperenlaces, lo cual
facilita la consulta. La última revisión del contenido se realizó en febrero de 2003 y
la interfaz actual fue renovada en noviembre de 2007.
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GONZALO MONCHÓN BEZARES Y ÁNGELA SORLI ROJO
9. Religión
Thesaurus Cedim
http://perso.orange.fr/cedim/thesaurus.htm
El Centre de Documentation et d’Information Missionnaire (CEDIM) de Fran-
cia incluye en su página web un tesauro en lengua francesa que es utilizado en las
tareas de indización de su base de datos de artículos de revista sobre temas religio-
sos. El contenido del tesauro se presenta únicamente en un índice jerárquico, que
contiene un total 879 descriptores. En la página visitada no se ofrece ningún tipo de
información sobre la realización o actualización del tesauro.
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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 453-506, 2008
ISSN 0210-0614
N O R M A S / S T A N D A R D S
En esta sección se incluyen los proyectos de normas españolas relativas a
Información y Documentación durante el periodo en que están sometidas a la
preceptiva información pública.
En este número se recoge el siguiente Proyecto de Norma Española (PNE)
aprobado por el Comité Técnico de Normalización número 50 (CTN50) de
AENOR relativo a Documentación.
Cualquier observación respecto a su contenido deberá dirigirse a: Secreta-
ría del CTN50. AENOR. FESABID, Agustín de Betancourt 21, 8º. 28003
Madrid.
Procesos de gestión de documentos. Metadatos para
la gestión de documentos.
Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación.
ISO 23081-2
Information and documentation - Records management processes -
Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues
Antecedentes
ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mun-
dial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El
trabajo de preparación de las normas internacionales se suele realizar a través de los
comités técnicos de ISO. Todo organismo miembro interesado en una materia para
la cual se haya establecido un comité técnico tiene derecho a estar representado en
dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, que están en
contacto con ISO, también participan en los trabajos. ISO colabora estrechamente
con la Comisión.Electrónica Internacional (CEI) en materia de normalización elec-
trotécnica. Las Normas Internacionales se proyectan de acuerdo con las reglas esta-
blecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/CEI.
El principal cometido de los comités técnicos es la preparación de Normas Inter-
nacionales. Los proyectos de Normas Internacionales adoptados por los comités téc-
nicos son enviados a los organismos miembros para que se proceda a su votación.
Para su publicación como Norma Internacional, se requiere, al menos, la aprobación
del 75% de los organismos miembros que participan en la votación.
453

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NORMAS
En circunstancias excepcionales, cuando un comité técnico ha recolectado datos
de diferente naturaleza de la que normalmente se publica como una Norma Interna-
cional (un estado del arte por ejemplo), puede ser decidido publicar un Informe téc-
nico por el voto de una mayoría simple de los miembros participantes. Un informe
técnico es meramente informativo y puede no tener que ser revisado hasta que se
considere que los datos que contiene no son válidos o útiles por más tiempo.
Se hace observar que existe la posibilidad de que alguno de sus elementos inte-
grantes esté sujeto a derechos de autor. ISO no asume responsabilidad alguna res-
pecto de la identificación de cualquiera de las partes sujetas a dichos derechos de
autor.
ISO 23081-2 fue preparada por el Comité Técnico ISO/TC 46 Información y
Documentación, el Subcomité SC11, Archives/Records Management
ISO 23081 se estructura en las siguientes partes, bajo el título general Informa-
ción y Documentación- Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la ges-
tión de documentos:
Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación
Introducción
Esta Especificación técnica forma parte de la serie UNE-ISO 23081 sobre meta-
datos para la gestión de documentos. Se centra en el marco necesario para definir
elementos de metadatos para la gestión de documentos y ofrece unas directrices
genéricas sobre ellos, coherentes con los principios de UNE-ISO 23081-1: 2008,
independientemente de que se trate de documentos físicos, analógicos o digitales.
Presenta una aproximación lógica a los metadatos para la gestión de documen-
tos en las organizaciones, modelos conceptuales de metadatos y una visión general
del conjunto de los distintos tipos de elementos de metadatos válidos para cualquier
entorno de gestión de documentos. Define los tipos genéricos de metadatos tanto
para las entidades-documento, como para otras entidades que deben ser tenidas en
cuenta para documentar y entender el contexto negocio de los documentos. Esta
Especificación Técnica también identifica, para las entidades clave, un número
mínimo de niveles de agrupación fijos que son necesarios para la interoperabilidad.
Los modelos y los tipos de metadatos genéricos descritos en esta Especificación
Técnica están enfocados principalmente a las entidades-documento. Sin embargo,
son también relevantes para las otras entidades.
Esta Especificación Técnica no describe un conjunto específico de metadatos.
Sin embargo, identifica los tipos genéricos de metadatos que se requieren para la
gestión de los documentos. Este enfoque proporciona a las organizaciones flexibili-
dad para seleccionar los metadatos específicos que les permitan gestionar sus docu-
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NORMAS
mentos durante el tiempo que les resulten necesarios. Proporciona diagramas para
determinar los elementos de metadatos que pueden ser definidos en una implanta-
ción determinada y los metadatos que podrían ser aplicados a cada una de las agru-
paciones dentro de las de entidades definidas. Reconoce que pueden existir diferen-
tes niveles de agrupación dentro de cada entidad. Define los tipos genéricos de meta-
datos que se prevé que se apliquen en todos los niveles de agrupación, al tiempo que
llama la atención a los responsables de la implementación sobre los elementos de
metadatos específicos que podrían aplicarse sólo en un nivel concreto.
La implementación de metadatos para la gestión de documentos en el marco de
la organización y de sus sistemas incluye decisiones que están determinadas por las
circunstancias de la organización, los sistemas existentes y los requisitos para la ges-
tión de documentos.
Basándose en los principios descritos en UNE-ISO 23081-1:2008 esta especifi-
cación proporciona una explicación más amplia sobre los conceptos básicos en los
esquemas de metadatos para la gestión de documentos, ofrece directrices prácticas
para el desarrollo y construcción de dichos esquemas desde un punto de vista orga-
nizativo y finalmente describe los aspectos relacionados con la implementación y la
gestión de metadatos a lo largo del tiempo.
Esta Especificación Técnica se dirige a:
profesionales de la gestión de documentos (o las personas encargadas
dentro de la organización de la gestión de documentos en cualquier
entorno) responsables de la definición de metadatos para gestionar
documentos en cualquier nivel de agrupación tanto en sistemas de ges-
tión como en aplicaciones informáticas específicas para la gestión de
documentos
analistas de sistemas/procesos de gestión responsables de la identifica-
ción de metadatos para la gestión de documentos en los sistemas infor-
máticos de gestión
profesionales de la gestión de documentos o analistas de sistemas
encargados de definir requisitos de interoperabilidad de sistemas que
afectan a los documentos y
proveedores de aplicaciones informáticas que deberían servir de base
para y permitir la creación, incorporación y gestión de metadatos a lo
largo del tiempo.
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NORMAS
Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos.
Aspectos conceptuales y de implementación
1 Campo de aplicación
Esta Especificación Técnica proporciona un marco para definir elementos de
metadatos consistentes con los principios y las consideraciones de implementación
descritas en UNE-ISO 23081-1:2008. Su propósito es:
– Permitir la descripción normalizada de los documentos y de las entidades con-
textuales esenciales
– Proporcionar un entendimiento común de niveles fijos de agrupación que per-
mitan la interoperabilidad entre sistemas corporativos con respecto a los docu-
mentos, y a la información relativa a los mismos,
– Permitir la normalización y la reutilización de los metadatos necesarios para
gestionar documentos a lo largo del tiempo, el espacio y las aplicaciones.
Además identifica algunos de los aspectos esenciales en los que hay que tomar
decisiones y documentarlas para permitir la implementación de los metadatos para
la gestión de documentos. Con ello se pretende:
– identificar los puntos que necesitan ser tenidos en cuenta al implementar meta-
datos para la gestión de documentos
– identificar y explicar las distintas opciones para enfocarlos, e
– identificar varios caminos para la toma de decisiones y la elección de opcio-
nes al implementar metadatos para la gestión de documentos.
2 Referencias normativas
Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación
de este documento. Para las referencias fechadas, solo aplica la edición que se cita.
Para las referencias sin fechar, aplica la última edición (incluyendo cualquier
enmienda):
ISO/IEC 11179 (todas las partes), Information technology - Metadata registries
(MDR) - Parts 1-6
UNE-ISO 15489-1, Información y documentación - Gestión de documentos -
Parte 1: Generalidades
UNE-ISO 23081-1:2008, Información y Documentación - Procesos de gestión
de documentos - Metadatos para la gestión de documentos - Parte 1: Principios
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NORMAS
3 Términos y definiciones
A los efectos de este documento, se aplican los términos y definiciones recogi-
dos en UNE-ISO 15489-1, UNE-ISO 23081-1:2008 e ISO/IEC 11179 (todas las par-
tes).
3.1 sistema informático de archivo
Conjunto organizado de hardware, software, políticas, procedimientos y perso-
nas que mantiene, almacena y gestiona los documentos y hace que estén disponibles
a lo largo del tiempo.
3.2 atributo
Característica de un objeto o entidad.
[ISO 11179-1:2004, definición 3.1.1]
3.3 sistema informático de gestión
Conjunto organizado de hardware, software, servicios, políticas, procedimientos
y personas, que almacena, procesa y proporciona acceso a la información relacio-
nada con las actividades de una organización.
[National Archives of Australia Glossary]
3.4 clase
Descripción de un grupo de objetos que comparten los mismos atributos, opera-
ciones, métodos, relaciones y semántica.
[ISO 11179-1:2004, definición 2.5.2.9]
3.5 modelo conceptual/modelo de datos conceptual
Modelo de datos que representa una visión abstracta del mundo real.
NOTA. Un modelo conceptual representa la comprensión humana de un sistema
[ISO 11179-1:2004, definición 3.2.5]
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NORMAS
3.6 entidad
Cualquier cosa abstracta o concreta que existe, ha existido o puede existir inclu-
yendo asociaciones entre estas cosas.
EJEMPLO: una persona, un objeto, un evento, una idea, un proceso.
NOTA: Una entidad existe haya datos disponibles sobre la misma o no.
[ISO 11179-1:2004, definición 3.2.10; ISO/IEC 2382-17:1999, definición
17.02.05]].
3.7 metadatos para la gestión de documentos
Información estructurada o semi-estructurada que permite la creación, gestión y
uso de los documentos a lo largo del tiempo y entre diferentes dominios.
Nota: v. UNE-ISO 23081-1, capítulo 4.
3.8 aplicación informática de gestión de documentos
Aplicación específica utilizada para mantener, gestionar y hacer accesibles los
recursos documentales de una organización.
4 Objetivo y beneficios de los metadatos
4.1 Objetivo de los metadatos para la gestión de documentos
4.1.1 Generalidades
Las organizaciones necesitan sistemas de información que capturen y gestionen
información contextual que ayude al entendimiento, uso, acceso y gestión de sus docu-
mentos a lo largo del tiempo. Esta información es crítica para afirmar la autenticidad,
fiabilidad, integridad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos. En su con-
junto, esta información se conoce como metadatos para la gestión de documentos.
Los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse en una organización
para distintos fines relacionados con la identificación, autenticación, descripción,
localización y gestión de sus recursos de forma sistemática y consistente para cum-
plir con los requisitos propios de la organización y de la sociedad y hacer frente a
sus responsabilidades.
Las aplicaciones informáticas de gestión de documentos y los sistemas de ges-
tión que incluyen la funcionalidad de gestión de documentos gestionan los docu-
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NORMAS
mentos mediante la incorporación y gestión de metadatos sobre ellos y el contexto
de su creación y uso.
Los documentos, especialmente en el caso de operaciones electrónicas, frecuen-
temente se crean mediante sistemas que tienen objetivos concretos (por ejemplo,
una aplicación de concesión de licencias) y pueden existir fuera de la aplicación
informática específica de gestión de documentos. Los documentos son utilizados y
comprendidos por personas que poseen, o tienen acceso a, un conocimiento sufi-
ciente del proceso llevado a cabo, de las personas involucradas en la operación y de
los documentos generados y su contexto inmediato. Estos documentos no son siem-
pre consistentes, por las siguientes razones:
a) Los enlaces con su contexto pueden no estar escritos y depender de la memo-
ria de un individuo o del grupo. Esta dependencia de un contexto no escrito
para su comprensión no es fiable –algunas personas tienen acceso a más
conocimiento que otras y a lo largo del tiempo la disponibilidad de los docu-
mentos se verá comprometida por los movimientos en la plantilla y la dismi-
nución de la memoria corporativa.
b) Los documentos a menudo carecen de la información explícita que se nece-
sita para identificar los componentes de una operación fuera del contexto
específico y por lo tanto dificultan el intercambio con otros sistemas de ges-
tión a efectos de interoperabilidad.
c) Los procesos de gestión necesarios para asegurar el mantenimiento de los
documentos tanto tiempo como sean requeridos no es habitualmente una
característica de estos sistemas.
4.1.2 Cantidad de metadatos
Existen límites prácticos a la cantidad de información contextual que puede
hacerse explícita y ser incorporada a un sistema determinado en forma de metada-
tos. El contexto es infinito, mientras un sistema de información concreto tiene lími-
tes finitos. Siempre existirá más información contextual fuera de los límites de cual-
quier sistema. Una aplicación informática determinada de gestión de documentos
sólo necesita capturar los metadatos que se consideren necesarios para que el siste-
ma y sus usuarios puedan interpretar y gestionar los documentos durante el tiempo
que sean requeridos dentro del sistema y para permitir la migración de los docu-
mentos que tengan que salir del mismo. Los buenos sistemas de metadatos son diná-
micos y pueden añadir elementos de metadatos adicionales para la gestión de docu-
mentos cuando y como sea necesario a lo largo del tiempo.
Muchos elementos de metadatos para la gestión de documentos pueden obte-
nerse de otros sistemas de información. Para ser útiles en un sistema de gestión de
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NORMAS
documentos tienen que estar estructurados y organizados de una forma normaliza-
da. La normalización de los metadatos es un prerrequisito esencial para la interope-
rabilidad de los sistemas de información tanto dentro de la organización como entre
organizaciones.
4.2 Los beneficios para la organización de los metadatos para la gestión
de documentos
4.2.1 Generalidades
Los metadatos para la gestión de documentos no sólo describen los atributos de
los documentos de una forma que permite su gestión, uso y reutilización, sino que
también documentan las relaciones entre los documentos y los agentes que los han
creado y utilizado y los eventos o circunstancias en los cuales los documentos han
sido creados y usados. La búsqueda de recursos de información y el mantenimiento
de su autenticidad se apoya en los metadatos
4.2.2 Incorporación y gestión de documentos en los sistemas informáticos
de gestión
Las organizaciones necesitan documentar sus operaciones, conservando los
documentos resultantes tanto tiempo como sean necesarios. Esto sólo puede reali-
zarse si los sistemas de gestión capturan metadatos sobre los documentos de acuer-
do con los requerimientos de la organización para la gestión de documentos. Hasta
qué punto un sistema gestiona correctamente los documentos depende en gran parte
de la funcionalidad de metadatos que posea. Las relaciones entre los sistemas de
gestión y las aplicaciones específicas de gestión de documentos son materia de deci-
siones de implementación, tal y como se describe en el capítulo 11.
4.2.3 Interoperabilidad
Por interoperabilidad se entiende la capacidad de dos o más sistemas automati-
zados para intercambiar información y para reconocer, procesar y usar esa informa-
ción satisfactoriamente. Para que puedan interactuar, dos sistemas tienen que ser
capaces de funcionar simultáneamente en los niveles técnico, semántico y sintácti-
co. La normalización de los metadatos es un prerrequisito esencial para que los sis-
temas de información puedan interactuar.
La normalización de los metadatos para la gestión de documentos facilita la inte-
roperabilidad:
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NORMAS
a) entre los sistemas de gestión de una organización ( por ejemplo, entre siste-
mas que dan soporte a dos procesos de trabajo distintos dentro de la organi-
zación);
b) entre sistemas de gestión que crean documentos y aplicaciones informáticas
de gestión de documentos que los tratan en tanto que documentos;
c) entre sistemas de gestión durante la migración entre sistemas;
d) entre varias organizaciones involucradas en los mismos procesos de trabajo
(por ejemplo, gestión de la cadena valor u operaciones de comercio electró-
nico);
e) entre organizaciones para diversos fines, y
f) a lo largo del tiempo entre sistemas informáticos de gestión que crean docu-
mentos y sistemas informáticos de archivo que los conservan.
Al facilitar la interoperabilidad, los metadatos para la gestión de documentos
permiten la recuperación de los documentos tanto en los sistemas de gestión como
en la aplicación informática de gestión de documentos.
4.2.4 Gestión del riesgo
Los esquemas de metadatos pueden ser adaptados para cumplir los requisitos
que la organización considere necesarios para evitar los riesgos. La organizaciones
especificarán los elementos que deben incluirse para que los documentos sean fia-
bles, auténticos e íntegros. Otros elementos serán opcionales, quedando su inclusión
a discreción de las áreas de la organización o limitada a un sistema de gestión espe-
cífico dentro de la organización.
Cuando analicen las estrategias para la implementación de metadatos, las orga-
nizaciones deben identificar los riesgos que existen, tener en cuenta el grado de ries-
go que implican y asegurarse de que la estrategia de implementación:
a) proporcionará acceso a los sistemas de gestión esenciales a lo largo del tiempo
b) cumplirá los requisitos legales de autenticidad y fiabilidad, y
c) podrá mantenerse a lo largo del tiempo
4.2.5 Metadatos para gestión de documentos como activo de información
de la organización
El acceso y la recuperación de la información en el seno de las organizaciones
se basan en metadatos estructurados en combinación con unos buenos sistemas de
búsqueda. Dicha combinación maximiza la capacidad de las personas para encon-
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NORMAS
trar los documentos relevantes de forma rápida y fácil cuando necesitan hacerlo.
Además, los metadatos estructurados permiten que la información contenida en los
documentos se recupere en su contexto, mejorando su comprensión y aumentando
la confianza en la fiabilidad de la información para su reutilización. Una inversión
relativamente pequeña en buenos metadatos puede aumentar la calidad y reducir los
costes de la recuperación de la información en las organizaciones.
4.2.6 Prevención del acceso no autorizado a los documentos
Los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse para reducir el ries-
go de uso no autorizado de documentos. Los metadatos son necesarios para especi-
ficar si el acceso a los documentos está restringido. Solamente las personas que ten-
gan los permisos adecuados deberían tener acceso a los documentos. Cada vez que
se accede a los documentos debe quedar constancia en los metadatos. Los metada-
tos para el control de acceso son vitales para la protección legal y la defensa de los
intereses de la organización. Aseguran la confidencialidad y la privacidad de la
información personal y la gestión adecuada de otras restricciones de uso y seguri-
dad identificadas en los documentos de la organización.
4.2.7 Sostenibilidad de los sistemas informáticos de gestión cuando
se producen cambios administrativos
Con los cambios en las estructuras administrativas, las funciones o los procesos
de trabajo de la organización también se producen cambios en las responsabilidades
asignadas. La implementación de metadatos normalizados y estructurados para la
gestión de documentos ayuda a identificar los documentos que deben ser traslada-
dos entre sistemas o límites de la organización. Estos metadatos normalizados tam-
bién ayudan a extraer documentos de un sistema e importarlos a otros conservando
los enlaces contextuales independientemente del sistema de gestión concreto.
4.2.8 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos
Los documentos electrónicos dependen de los metadatos para su existencia, ges-
tión y futura utilización. Las características de los documentos (UNE-ISO
15489:2001, 7.2) en todos los formatos son definidas en los metadatos. Asegurar la
conservación de los documentos, incluyendo sus metadatos, en formato electrónico
requiere conformidad con normas de metadatos bien definidas, estructuradas y esta-
bles que aseguren su pervivencia a pesar de los cambios o la actualización del soft-
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NORMAS
ware. La conservación de los documentos electrónicos durante el tiempo que sean
necesarios puede realizarse con distintas estrategias (véase capítulo 11), pero todas
ellas dependen de la existencia de metadatos normalizados para la gestión de docu-
mentos.
4.2.9 Incorporación de metadatos en los sistemas informáticos de archivo
La mayor parte de la información que se necesita para describir los documentos
y documentar su contexto en los sistemas informáticos de archivo puede extraerse
de los metadatos de las aplicaciones de gestión de documentos. Esta interconexión
debería ser tan fluida como sea posible. Capturar metadatos para la gestión de docu-
mentos de acuerdo con un esquema normalizado facilitará la implementación de este
proceso.
5 Política y responsabilidades
5.1 Decisiones sobre política
Tal como se indica en UNE-ISO 23081-1 (Cap. 6), las estrategias de metadatos
deben ser tratadas como una parte integral o explícitamente relacionada con la estra-
tegia de gestión de información y de documentos de toda la organización. En con-
secuencia, debe establecerse una política clara de metadatos, bien como una políti-
ca independiente relacionada con el marco de políticas de gestión de documentos
bien como una parte integral, aunque claramente definida, de las políticas de gestión
de documentos existentes en la organización. En cualquiera de los casos, las orga-
nizaciones deberían:
a) identificar y asignar roles y responsabilidades incluyendo la responsabilidad
de garantizar la calidad de los metadatos;
b) identificar requisitos de fiabilidad, accesibilidad, recuperación, manteni-
miento y seguridad de los metadatos;
c) seleccionar las normas o el esquema de metadatos aplicable
d) identificar y establecer reglas para los esquemas de codificación de metada-
tos aplicables (sintaxis y vocabularios controlados);
e) determinar las normas técnicas que deben ser utilizadas en la implementa-
ción;
f) identificar las relaciones entre la política de metadatos para la gestión de
documentos y otras políticas o esquemas de metadatos que se utilizan en la
organización;
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NORMAS
g) identificar criterios y metodología de evaluación para determinar el grado de
cumplimiento (y efectividad) de la política;
h) desarrollar estrategias de evaluación y seguimiento que acompañen la políti-
ca; y
i) determinar cómo actualizar la política a medida que evolucionen las activi-
dades de la organización
Cualquier política debe permitir varios niveles de implementación. Debe identi-
ficarse el nivel que debe alcanzarse y cómo se conseguirá.
Una política también debe identificar aquellas áreas más críticas y que requie-
ren una especial atención con respecto a las estrategias de despliegue de metadatos,
como el mantenimiento, la accesibilidad, la identificación de documentos vitales, la
conservación y el análisis de riesgos.
5.2 Responsabilidades en la implementación de metadatos para la gestión
de documentos
De acuerdo con los roles y responsabilidades establecidos en la gestión de docu-
mentos (UNE-ISO 15489-1, 6.3) la responsabilidad de desarrollar, implementar y
mantener el modelo de metadatos para la gestión de documentos debe estar clara-
mente asignada a las los profesionales de la gestión de documentos junto con otros
profesionales de la organización tales como abogados o informáticos.
Esta responsabilidad incluye:
a) analizar las necesidades de la organización en cuanto a metadatos para la ges-
tión de documentos en función de sus actividades;
b) analizar y supervisar los proyectos relacionados con metadatos que se lleven
a cabo en la organización y especialmente aquellos que afecten a la gestión
de documentos;
c) asegurar que los esquemas de metadatos para la gestión de documentos se
desarrollan de acuerdo con las normas y buenas prácticas aplicables en el
sector;
d) desarrollar el modelo de metadatos para la gestión de documentos, incluyen-
do el esquema de metadatos, y las normas relacionadas propias de la organi-
zación y las reglas para utilizarlos;
e) identificar o desarrollar los esquemas de codificación de metadatos, los cali-
ficadores y refinamientos de los elementos, por ejemplo los cuadros de cla-
sificación;
f) mantener el esquema de metadatos actualizado y alineado con las necesida-
des de las actividades;
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NORMAS
g) dar tratamiento de documento al esquema de metadatos y gestionarlo como
tal;
h) mantener la calidad de los metadatos asignados tanto automática como
manualmente y especialmente garantizar su precisión, integridad, autentici-
dad, fiabilidad, y disponibilidad;
i)
coordinar el personal de tecnologías de la información y de gestión de docu-
mentos con vistas a la implementación;
j)
coordinarse con los responsables de los sistemas informáticos de gestión
para asegurar una apropiada integración de los metadatos para la gestión de
documentos en los sistemas de gestión;
k) coordinarse con las autoridades archivísticas, teniendo en cuenta los proce-
dimientos de archivo a largo plazo, para asegurar la interoperabilidad entre
la aplicación informática de gestión de documentos y el entorno archivísti-
co de aquellos documentos con valor permanente;
l)
establecer un programa de formación continua para los agentes sobre el uso
y aplicación de los esquemas de metadatos; y
m) difundir el esquema de metadatos dentro de la organización.
6 Modelo conceptual de metadatos
6.1 Entidades
Los sistemas diseñados para gestionar los documentos necesitan metadatos
como base para los procesos de gestión de documentos. Uno de los principales usos
de los metadatos es la representación de entidades del entorno en el sistema de ges-
tión. Desde la perspectiva de la gestión de documentos, la comprensión del entorno
de las actividades se basa en las entidades, pero estas no son en todos los casos obje-
tos tangibles.
En el modelo de la Figura 1 cabe cualquier número de entidades pero las rele-
vantes son las siguientes:
a) los propios documentos, tanto documentos individuales como agrupaciones
de documentos (denominadas aquí entidades-documentos);
b) las personas o las estructuras organizativas del entorno de actuación (deno-
minadas entidades-agentes);
c) las actividades de gestión (denominadas aquí entidades- actividades de ges-
tión);
d) y las reglas que rigen la realización y documentación de la actividad (cono-
cida como entidades-regulaciones).
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NORMAS
Figura 1
Principales entidades y sus relaciones
Regulaciones
(Mandates)
Rigen las
Actividades de
gestión
Establecen las
(Business)
Dan cuenta del
competencias de los
cumplimiento de las
Integradas en las
Se documentan en
Actividades de
Realizan las
gestión de
documentos
(Records
management
business)
Realizan las
Gestionan
Permiten
el uso de
Documentos
Agentes
Crean
(Records)
(Agents -People)
Son usados por
Nota: Ver ISO 23081 -1; 2006 9.1
6.2 Relaciones entre entidades
Un requisito clave de los metadatos para la gestión de documentos es que cap-
turen el testimonio de las relaciones entre entidades y lo vinculen de forma persis-
tente con los documentos de tal manera que los documentos resultantes puedan ser-
vir como evidencia de las actividades y de la sociedad que los generaron y utiliza-
ron. También debe ser posible capturar en los metadatos para la gestión de los docu-
mentos información sobre entidades de diferente nivel de agrupación y las relacio-
nes entre esas entidades. Las relaciones son tratadas como una entidad en el siguien-
te modelo de referencia de entidad por la importancia que tienen desde el punto de
vista de la gestión de documentos.
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NORMAS
Figura 2
Modelo de entidad como un diagrama de clase UML[5], que muestra las relaciones generales
y específicas entre entidades
Entidad
Documento
Agente
Actividades
Actividades
Regulaciones
Relaciones
de gestión
de gestión de
documentos
Item
Persona
Operación
Reglas de
procedimiento
Expediente
Grupo de
Actividad
Políticas
simple
trabajo
Expediente
Organismo
Función
Legislación
compuesto
Serie
Institución
Función
marco
Fondo
Agrupación
de fondos
Este diagrama representa clases de entidades, con tipos específicos, o subclases,
dependiendo del nivel de agrupación, por ejemplo «serie» es un tipo o nivel de agru-
pación de la clase de entidades-documento, y las «regla de negocio» son un tipo de
regulación. Las actividades de gestión de documentos es un tipo de entidad activi-
dades de gestión. Utilizando las convenciones del modelo UML, este diagrama no
pretende limitar las clases (por ejemplo documento, agente, gestión etc.) o tipos de
cada clase (en el caso de agente: persona, grupo de trabajo, agencia, institución;
capítulo 7.1.2 y Tabla 3) puesto que cada una de ellas puede extenderse de acuerdo
con estas convenciones –así puede haber otras clases o tipos de cada clase además
de los mostrados en este diagrama. Este diagrama no indica las relaciones entre las
clases. No indica la relación de «contenido en» (jerárquica o cualquier otra) que
existe entre los tipos dentro de cada clase. Sin embargo la jerarquía es importante
para la gestión de documentos. En la sección 7 se tratan las relaciones de agrupa-
ción entre los tipos de cada clase y se identifica un conjunto de niveles de agrupa-
ción fijos con fines de interoperabilidad. La inclusión de las relaciones como una
clase de entidad distinta permite mayor flexibilidad en la implementación de esta
especificación técnica. En los esquemas de metadatos basados en este modelo las
relaciones se pueden implementar como:
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NORMAS
a) una clase distinta;
b) un atributo de relación de las clases de documento, agente, gestión y regula-
ción;
c) o como otros atributos de las clases de documento, agente, gestión y regula-
ción.
Cuando la relación esté definida como una clase de entidad distinta, cada una de
las entidades que intervienen en la relación contendrá un elemento relación que
apunta a la entidad-relación. Esta entidad-relación describe el tipo de relación y los
miembros de la relación. También contiene cualquier información contextual sobre
la relación, por ejemplo la historia de la relación. En la descripción de la entidad-
relación la identidad y naturaleza de la relación necesita quedar reflejada junto con
el papel que cada entidad juega en la relación. Los metadatos del evento relativos a
la relación recogen las fechas de esas asociaciones.
Cuando las relaciones sean capturadas como atributos de otras entidades, deben
manejarse mediante un elemento genérico compuesto que permita capturar en cada
caso el tipo, las fechas y los roles de la relación.
De esta forma, se pueden distinguir las propiedades de la relación de las propie-
dades de las entidades. Esto proporciona una vía de interoperabilidad puesto que
puede realizarse un mapeo entre las diferentes maneras en que los esquemas de codi-
ficación manejan las relaciones y este modelo más genérico.
6.3 Simplificación del modelo de entidad
No se pretende que todas las implementaciones de esta Especificación Técnica
implementen directamente todas las clases de entidades descritas. La decisión
dependerá de la capacidad de asegurar enlaces persistentes entre las descripciones
de las distintas clases de entidades. La incertidumbre en cuanto a esta persistencia
pueden generar implementaciones «centradas en el documento», donde los metada-
tos sobre otras clases de entidades se incluyen explícitamente dentro de los límites
de la clase documento.
Tales implementaciones simplifican el modelo de entidad e incluyen informa-
ción sobre las clases de entidades que faltan en otras entidades. Por ejemplo, una
implementación que no contenga las clases agente, regulación o gestión puede
incluir la información necesaria en la implementación de la clase «documento». Ver
figura 3.
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NORMAS
Figura 3
Expresión como múltiples clases de entidades o como una sola clase «simplificada», centrada
en los documentos
Documento
Agente 1
Agente 1
Agente 2
Agente 2
Regulació
Regulación
Document
Documento
Agente 1
Agente 1
Actividad
Actividad
Agente 2
Agente 2
Regulació
Actividad
Regulación
Actividad
Múltiples clases de entidades
Una cla se d e en tidad
O
“si mplificada” cen trada en
los documentos
7 Conceptos relacionados con la implementación de metadatos
7.1 Agrupación
7.1.1 Generalidades
En cada una de las clases de entidades identificadas en UNE-ISO 23081-1 (es
decir, documento, agente, regulación, gestión, gestión de documentos) existen dife-
rentes niveles de agrupación. Por ejemplo, dentro de las entidades-agente, podría
estar descrito un individuo, una unidad de trabajo, un departamento/división/sucur-
sal o la organización como un todo. Dentro de la clase de entidades-documento
podría estar descrito un documento, un expediente, una serie, etc. Cada uno de estos
niveles constituye una agrupación. Ver figura 4. Cada implementación puede defi-
nirlas de forma diferente.
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NORMAS
Figura 4
Niveles de agrupación
1
2
3
…
items
Agrupaciones items
agrupaciones de segundo nivel
Es importante precisar los niveles de agrupación que a van a ser definidos por-
que:
a) los metadatos pueden ser diferentes para cada nivel de agrupación dentro de
una entidad. Mientras algunos elementos pueden ser comunes a todos los
niveles, otros pueden ser específicos de un nivel de agrupación en particular;
b) los sistemas que exportan o importan documentos necesitarán tener identifi-
cado claramente el nivel de agrupación para asignar el significado y la fun-
cionalidad apropiada al objeto en el sistema que lo reciba.
Definir las entidades y los niveles de agrupación de esta manera proporciona
ventajas significativas pues permite que el esquema de metadatos se implemente y
se gestione a lo largo del tiempo.
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NORMAS
7.1.2 Esquema de codificación de agrupaciones dentro de cada clase
de entidades
7.1.2.1 Esquema de codificación de clases de entidades representadas en los
sistemas de informáticos de gestión o en la aplicación informática de gestión
de documentos
Este esquema codifica las relaciones de «contenido en» dentro de la misma clase
de entidades. Cada sistema incluirá su propia combinación de entidades, basada en
los procesos a los que debe servir de apoyo.
El objetivo de definir un esquema de codificación es facilitar:
– la existencia de información compartida entre varios sistemas sobre los entor-
nos de trabajo;
– la reutilización de entidades y metadatos;
– y la migración de entidades y metadatos desde una aplicación informática de
gestión de documentos a otra.
La interoperabilidad de los metadatos para la gestión de documentos depende de
que los sistemas de gestión (incluyendo las aplicaciones informáticas de gestión de
documentos) utilicen los mismos tipos dentro de cada clase de entidades y los mismos
elementos de metadatos y del significado (semántica), derivado de la forma en que los
valores específicos de los datos se han utilizado en los sistemas de software concretos.
Hay que tener en cuenta que existen algunas cuestiones importantes en la repre-
sentación del entorno desde una perspectiva de gestión de documentos, como son:
a) las entidades pueden formar parte de otras entidades en un sentido físico o
lógico como resultado de la agrupación, la jerarquía o la clasificación, por
ejemplo: un documento dentro de un expediente, una operación dentro de un
proceso, o una persona dentro de una organización. Cada organización debe-
ría tener reglas sobre qué entidades pueden formar parte de otras entidades;
b) el mismo entorno de trabajo puede ser representado de manera diferente en
diferentes aplicaciones informáticas de gestión de documentos o sistemas de
gestión dependiendo de los requisitos específicos de la organización.
Este esquema representa sólo los niveles de agrupación fijos. Las implementa-
ciones concretas pueden utilizar otras agrupaciones, dependiendo de las necesida-
des. No obstante, cuando la información concerniente a metadatos para la gestión de
documentos se intercambia entre sistemas, es necesario que existan niveles de agru-
pación fijos que deberían representarse de la misma forma en los sistemas que inter-
cambian metadatos.
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NORMAS
7.1.2.2 Limitación
Este esquema indica aquellos niveles de agrupación que se implementan nor-
malmente y deberían ser considerados como niveles de agrupación fijos con fines de
interoperabilidad. Se pueden usar términos diferentes para referirse al mismo nivel
de agrupación en función de distintas jurisdicciones. En cualquier caso, se debería
realizar un mapeo entre los términos utilizados y los niveles fijos. Los niveles de
agrupación de cada clase de entidades no tienen necesariamente una corresponden-
cia única. Por ejemplo, el nivel 1 de la Tabla 1 (Documento simple) puede corres-
ponderse con el nivel 1 de la Tabla 2 (Actividades de Gestión), pero también con el
nivel 2 de la Tabla 3 (Agentes). Igualmente, en diferentes entornos de implementa-
ción se pueden denominar las agrupaciones con nombres distintos, de ahí que se
incluyan sólo nombres indicativos. Ésta es una práctica aceptable siempre que en
cada entorno de implementación se realice un mapeo claro entre los nombres asig-
nados a las agrupaciones y los niveles específicos establecidos en esta Especifica-
ción Técnica.
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NORMAS
Tabla 1
Clase de entidades: Documentos
Nombre
Aspectos del entorno de trabajo
Nivel indicativo de la
Ejemplos
representados
agrupación
1
Item o docu-
La unidad más pequeña de documentos Por ejemplo: un correo electrónico que
mento simple
gestionados como una entidad. Los contiene una remisión de un paciente
ítems pueden contener componentes específico a un nuevo médico, o una
como por ejemplo un correo electrónico propuesta de presupuesto para un
con ficheros adjuntos; no obstante, los nuevo proyecto.
componentes de un item son gestiona-
dos como una sola entidad dentro del
sistema.
2
Expediente sim-
Una secuencia de items enlazados físi-
Por ejemplo: documentos resultantes
ple o fruto de un ca o virtualmente, reflejo de una opera- documentos resultantes de la prestación
procedimiento
ción procedimentada de la que se deri-
de un servicio determinado por un
va un resultado específico.
medico cuando atiende a un paciente
en una consulta, o documentos resul-
tantes de las tareas realizadas por un
ayuntamiento para autorizar la apertura
de un nuevo restaurante.
3
Expediente
Una secuencia de ítems enlazados física Por ejemplo: una historia clínica
compuesto o
o virtualmente, que son testimonio de
dossier fruto de
las actividades de la organización. Los
varios procedi-
distintos ítems individuales de un expe-
mientos
diente están relacionados entre sí, por
ejemplo una carta y su respuesta, y una
respuesta a esa etc., y estas relaciones se
mantienen reuniéndolos en el expedien-
te en el orden correcto que forma parte
de la evidencia documental. Un expe-
diente puede ser físico o electrónico.
4
Serie
Una agrupación de documentos, crea-
Por ejemplo: las historias clínicas, o los
dos y mantenidos por un organismo o
expedientes de personal de los emplea-
persona, que siguen un orden numéri-
dos de una empresa de seguros.
co, alfabético, cronológico o cualquier
otra secuencia identificable, o que son
resultado de un mismo proceso de
archivado y tienen una función, forma-
to o contenido informativo similar.
5
Fondo
Conjunto de documentos de una orga-
Por ejemplo: todos los documentos de
nización o individuo.
un servicio médico o todos los docu-
mentos de una oficina regional de una
empresa de seguros.
6
Grupo o agrupa- Todos los documentos de una socie-
Por ejemplo: documentos de varios ser-
ción de fondos
dad, jurisdicción o sector de actividad
vicios médicos o documentos de varias
reunidos en un marco global para crear
organizaciones no gubernamentales
una memoria colectiva.
que contribuyen a la construcción de
infraestructuras en los países en vías
desarrollo.
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NORMAS
Tabla 2
Clase de entidades: Actividades de Gestión (incluyendo actividades de gestión de documentos)
Nombre
Aspectos del entorno de trabajo
Nivel indicativo de la
Ejemplos
representados
agrupación
1
Operación o
La unidad más pequeña de gestión de
Por ejemplo: una instancia de una
transacción
una actividad.
exploración física a un paciente especí-
fico, o una instancia de compra de
suministros específicos.
2
Actividad/
Las tareas principales llevadas a cabo
Por ejemplo: el proceso de un examen
Proceso
por una organización para cumplir cada médico, o un proceso de compra.
una de sus funciones. Una
actividad/proceso debería estar basada
sobre un grupo consistente de opera-
ciones que producen un resultado sin-
gular.
3
Función
Las funciones representan las principa-
Por ejemplo: el servicio de asistencia
les responsabilidades gestionadas por
médica de pacientes, o la gestión de la
una organización para cumplir sus
investigación.
objetivos. Las funciones son agrupa-
ciones de alto nivel de las actividades
de la organización.
4
Función marco
Un derecho o responsabilidad de la
Por ejemplo: asegurar la salud y el bie-
sociedad que desborda los límites de
nestar.
una organización. Una función marco
proporciona el contexto más amplio en
el que la organización realiza sus fun-
ciones.
Tabla 3
Clase de entidades: Agentes
Nombre
Aspectos del entorno de trabajo
Nivel indicativo de la
Ejemplos
representados
agrupación
1
Persona/
Actores individuales o instrumentos
Por ejemplo: un medico, o el mecanis-
Instrumento
que llevan a cabo las operaciones.
mo ECG que produce un diagrama
concreto.
2
Grupo de
Un grupo formal o informal de perso-
Por ejemplo: el grupo de oncología
Trabajo
nas o puestos de trabajo organizadas
dentro de un servicio de asistencia
con fines de gestión para lograr un
médica o el grupo de especialistas en
resultado.
derecho y nuevas tecnologías dentro de
un bufete de abogados.
3
Entidad, órgano, Organizaciones responsabilizadas de
Por ejemplo: un laboratorio medico, o
organismo
una función.
una sucursal bancaria.
4
Institución
Grupos de entidades que tienen en
Por ejemplo: un conjunto hospitalario,
común funciones generales (esto es, las o un gobierno regional.
más amplias), entendidas como objeti-
vos sociales de alto nivel.
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NORMAS
Tabla 4
Clase de entidades: Regulaciones
Nombre
Aspectos del entorno de trabajo
Nivel indicativo de la
Ejemplos
representados
agrupación
1
Reglas de pro-
Un conjunto dado de instrucciones de
Por ejemplo: los pacientes firmarán un
cedimiento o de procedimiento, que incluyen los
impreso de autorización para la recogi-
gestión
supuestos de partida y los condicionan- da de información médica en su prime-
tes que determinan el método, la
ra visita, o se dará al inscribirse.
secuencia y el resultado de las acciones
concretas y se implementan para hacer
frente a los requisitos de la actividad
(incluyendo la gestión de documentos).
2
Políticas
Un conjunto formal de instrucciones
Por ejemplo: la información médica
que rigen la manera de realizar las
sobre un paciente podrá ser revelada
acciones y las normas aplicables.
solo a otro médico y para cubrir las
necesidades del paciente.
3
Legislación
Una orden o autorización externa que
Por ejemplo: La legislación relativa a
rige el desempeño de las actividades y
la intimidad de las personas y el acceso
orienta las políticas.
a la información médica sobre los
pacientes.
NOTA: Las agrupaciones de regulaciones no poseen la misma relación jerárquica que la presentan otras cla-
ses de entidades.
7.2 Herencia
Los metadatos pueden ser heredados por una agrupación desde otra de nivel
superior. Por ejemplo, los metadatos de un expediente o carpeta pueden ser hereda-
dos por todos los ítems localizados dentro de la misma. Esta es una técnica que sirve
para asegurar la consistencia de la asignación de metadatos, y para que no sea nece-
sario repetir las propiedades definidas en un nivel más alto en todas las agrupacio-
nes de los niveles subordinados.
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NORMAS
Figura 5
Herencia
metadatos
Objeto
metadatos
metadatos
Herencia
Período de conservación (PC): 5 años
Serie
PC: 5 años
PC: 5 años
Expediente
Expediente
PC: 5 años
Item
PC: 5 años
Item
Item
PC: 5 años
Clave
PCPeríodo de conservación : 5 años
La herencia juega un papel importante en la gestión de documentos. Ésta permite
que sea definida una funcionalidad específica para grupos de documentos predetermi-
nados –permite, por ejemplo, atribuir de una vez un nivel de seguridad/acceso a
muchas carpetas o expedientes y a los documentos que están dentro de las mismas.
La herencia puede ser implementada de diferentes maneras, como:
a) proporcionando un enlace lógico, bi-direccional, entre los niveles de agrupa-
ción. Esto es habitual en las aplicaciones de gestión de documentos;
b) copiando los metadatos de una agrupación de nivel superior en las agrupa-
ciones de niveles inferiores que le están subordinadas. Este método sirve nor-
malmente de base a la auto-documentación y a los objetos independientes;
c) «empaquetando» o «encapsulando» físicamente las agrupaciones subordina-
das con los metadatos explícitos de la agrupación a la que pertenecen.
Al igual que ocurre en todas las estrategias que utilizan enlaces, puede ser más
difícil asegurar el mantenimiento a lo largo del tiempo de los controles pertinentes
y las funcionalidades que rigen en el nivel inferior, que mantener metadatos que
documenten todas las propiedades de cada nivel de agrupación. Esta cuestión se
convierte en un tema de interés cuando los documentos salen del sistema que los ha
creado.
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NORMAS
7.3 Reutilización de los valores de los metadatos
Los metadatos para la gestión de documentos son definidos específicamente
para cumplir los requisitos de identificación, gestión y uso de los documentos duran-
te tanto tiempo como sea necesario. No obstante, algunos de los elementos de meta-
datos definidos para la gestión de documentos pueden ser usados para otros objeti-
vos. La reutilización de metadatos es un objetivo deseable que mejorará la eficien-
cia de la gestión y el mantenimiento de los recursos documentales.
En concreto, aquellos elementos de metadatos que dan soporte a la recuperación
pueden ser reutilizados por otros sistemas de la organización enfocados expresa-
mente hacia la recuperación con el fin de garantizar que los documentos siempre
estén en su contexto. Por ejemplo, elementos metadatos tales como título, función o
materia pueden ser utilizados por sistemas de gestión diferentes de las aplicaciones
informáticas de gestión de documentos. No obstante, se requiere precaución para
asegurar que la semántica de los elementos de metadatos para la gestión de docu-
mentos, coincida realmente con la de los elementos de metadatos de otros esquemas.
Por ejemplo, el elemento «fecha» en la búsqueda de recursos de información tiene
mucha menor complejidad que la requerida para «fecha» en los procesos de gestión
de documentos, donde hay varios tipos diferentes de fecha que sirven de base a dis-
tintos procesos de gestión de documentos.
7.4 Interdependencia de los elementos metadatos
Dentro de un esquema de metadatos para la gestión de documentos, algunos ele-
mentos contienen conjuntos de metadatos enlazados que, por razones de integridad,
necesitan ser mantenidos como una secuencia en lugar de ser tratados como ele-
mentos independientes, lo que crea interdependencia entre los elementos. Por ejem-
plo, los elementos que describen un evento de un proceso de gestión de documen-
tos tienen que mantenerse como una secuencia que defina el objeto, el actor, la
acción, los resultados de la acción y la fecha / hora de la acción. Este tipo de depen-
dencias necesitan ser claramente establecidas al definir de la semántica y el esque-
ma de los metadatos para la gestión de documentos.
Con respecto a esta característica de los metadatos para la gestión de documen-
tos es importante establecer una equivalencia o mapeo de la semántica (significado)
entre los elementos de metadatos para la gestión de documentos y aquéllos de otras
áreas. Si los elementos metadatos que son tratados como una secuencia a efectos de
gestión de documentos se mapean de forma independiente, sin tener en cuenta la
necesidad de considerarlos parte de una secuencia, la integridad y autenticidad de la
secuencia se pueden ver seriamente comprometidas. Por ejemplo, en una secuencia
de metadatos relativa a la disposición de los documentos, si el elemento fecha se
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NORMAS
desvincula de su secuencia de metadatos, la fecha podría ser relacionada inadverti-
damente con cualquier otro proceso, como la fecha en la que el documento fue cre-
ado o clasificado.
7.5 Carácter extensible y modular
Las estrategias de metadatos deberían permitir que, cuando sea apropiado en un
entorno de implementación, se puedan añadir elementos al esquema predefinido.
Por ejemplo, en los documentos que describen lugares puede resultar conveniente
incluir un elemento adicional para determinar la localización de acuerdo con los
requisitos de una especificación de sistemas de información geográfica, mientras
que este elemento será innecesario en otras implementaciones. Siempre que se ten-
gan en cuenta los elementos principales que garantizan el cumplimiento de los
requisitos de la gestión de documentos y se mantenga su consistencia semántica,
pueden añadirse otros elementos de metadatos adicionales que contribuyan al cum-
plimiento de las funciones de la organización. En otras palabras, los elementos de
metadatos para la gestión de documentos no deberían ser remplazados por elemen-
tos de otros esquemas, pero pueden ser complementados por ellos. Este concepto se
denomina «carácter extensible» y permite que las estrategias de metadatos para la
gestión de documentos integren requisitos adicionales procedentes de especificacio-
nes de metadatos definidas para otros objetivos específicos del sector o disciplina.
Para mejorar la posibilidad de incorporar este carácter extensible al tiempo que
se mantiene la integridad de la gestión de documentos, es conveniente distribuir los
metadatos en módulos que respondan a un funcionalidad concreta. Por ejemplo, los
metadatos para la gestión de documentos pueden ser organizados en módulos de
forma que se distingan aquellos elementos relativos al registro o identificación, a la
descripción de la entidad, a los procesos relativos a la entidad, a las relaciones entre
entidades o a los eventos programados que tienen lugar. La organización en módu-
los facilita la incorporación de los elementos adicionales sin poner en peligro la fun-
cionalidad de la gestión de documentos.
8 Modelo de metadatos para la gestión de documentos
8.1 Modelo de metadatos
Las entidades descritas en la sección 6 pueden incorporarse a este modelo de
metadatos. Los metadatos definidos en esta sección son esenciales para las entida-
des-documento y pueden aplicarse a todas las entidades de este modelo.
Para facilitar la comprensión de la estructura de metadatos expuesta en esta
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NORMAS
Especificación Técnica, los metadatos se organizan en seis amplios grupos. Cada
grupo se divide a su vez en muchos elementos de metadatos. En los diagramas con-
tenidos en esta sección, las flechas continuas indican el tipo de metadatos asociados
al objeto específico (clase y caso) que es documentado, y la flecha discontinua indi-
ca que la entidad se relaciona con otra entidad.
Figura 6
Modelo genérico de metadatos para la gestión de documentos
Descripción
Relación
Historial de eventos
Plan de eventos
Identidad
Uso
Los seis grupos de metadatos son:
a) Identificación: los metadatos de Identificación identifican la entidad. Algu-
nos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta categoría son: tipo
de entidad, nivel de agrupación e identificador
b) Descripción: la categoría de metadatos de Descripción contiene los elemen-
tos requeridos para decidir si la entidad es efectivamente la que se necesita
utilizar. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta cate-
goría son: título, resumen e identificadores externos.
c) Uso: la categoría de metadatos de Uso contiene la información que facilita el
uso a largo plazo de la entidad. Algunos ejemplos de elementos de meta-
datos incluidos en esta categoría son: entorno técnico, acceso, derechos e
idioma.
d) Plan de eventos. La categoría de metadatos de Plan de eventos contiene la
información usada para gestionar la entidad. Los metadatos de este grupo
consisten en una secuencia vinculada de metadatos y de elementos de meta-
datos independientes. Algunos ejemplos de elementos de metadatos inclui-
dos en esta categoría pertinentes para las entidades-documento son: tipo, des-
cripción, fecha/hora, desencadenante de evento y relación (vinculada).
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NORMAS
e) Historial de eventos. La categoría de metadatos de Historial de eventos
documenta el pasado de los documentos y otros eventos de gestión de la enti-
dad y de sus metadatos. Para cada evento especifica el tipo de evento, qué
sucedió, cuando ocurrió, por qué ocurrió, y quién lo realizó. Los metadatos
en este elemento constituyen una secuencia que documenta un evento espe-
cífico. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta cate-
goría son: fecha/hora, tipo, descripción y relación (vinculada).
f) Relación. La categoría de metadatos de Relación señala una entidad-relación
o describe las relaciones entre esta entidad y otras entidades.
8.2 Modelo de metadatos dinámico
Conforme a UNE-ISO 23081-1, Cap. 4, los metadatos para la gestión de docu-
mentos no son estáticos, sino que aumentan continuamente a medida que se desa-
rrollan procesos de gestión de documentos. El modelo dinámico de datos represen-
ta este aumento continuo de metadatos para la gestión de documentos.
En el diagrama siguiente se presenta una segunda visión de este modelo, en la
que se destacan los aspectos basados en el transcurso del tiempo. Los grupos de
metadatos de Identificación, Descripción, Uso y Relación demuestran el estado
actual de la entidad. El grupo de metadatos de Plan de eventos contiene los planes
futuros para la gestión de esta entidad (los cuales pueden cambiar el estado de la
entidad). El grupo de metadatos Historial de eventos contiene la historia de la enti-
dad a lo largo del tiempo (y puede incluir el estado anterior de la entidad). El Plan
de eventos en sí mismo puede cambiar a lo largo del tiempo y estos cambios serán
documentados en el Historial de eventos.
Figura 7
Metadatos dinámicos para la gestión de documentos
n
ó
i
n
c
ó
a
ci
n
fic
i
p
ó
i
t
i
c
n
e
scr
o
l
a
e
Id
D
Us
Re
Historial
Plan de eventos
t
ual
do ac
t
a
s
E
PASADO
FUTURO
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NORMAS
8.3 Los metadatos como documento
Los metadatos sobre una clase de entidad son, en sí mismos, un documento y
pueden, por lo tanto, describirse mediante metadatos.
Figura 8
Los metadatos como documento
Entidad 1:
Metadatos sobre
una clase de
entidad
(p.ej: documento)
Entidad 2:
Metadatos sobre los
metadatos
En este ejemplo, los metadatos en la Entidad 1 describen un documento. El
grupo de metadatos Historial de eventos en la entidad-documento describe todas las
acciones emprendidas sobre el documento, el atributo Plan de eventos describe los
planes futuros de gestión del documento a título de indicación, el atributo Uso defi-
ne las condiciones, los permisos y las restricciones en el acceso y la utilización del
documento, y así sucesivamente.
La Entidad 2 contiene metadatos sobre los metadatos contenidos en la Entidad
1. Por lo tanto, el atributo Historial de eventos en la Entidad 2 describe el historial
de eventos de los metadatos de la Entidad 1, el de Plan de eventos describe los pla-
nes futuros de gestión de los metadatos, y así sucesivamente.
La Entidad 2 es claramente también una entidad y puede describirse mediante
una tercera entidad. En teoría, esta recurrencia no tiene final y cada entidad debe ser
documentada. En la práctica, un sistema real terminaría esta repetición en el punto
en el cual ya no se requiriese información sobre el documento de metadatos ni para
realizar las actividades encomendadas ni para contextualizar el objeto a describir.
Como ocurre con las otras entidades, una implementación concreta podría com-
binar la Entidad 1 y la Entidad 2 y cualquier número de recurrencia deseadas en una
sola entidad.
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NORMAS
9 Elementos genéricos de metadatos
9.1 Grupo de metadatos de Identificación
El grupo de metadatos Identificación distingue una entidad del resto de las enti-
dades del dominio. Estos metadatos clave se asignan a los documentos al registrar-
los y el acto del registro será recogido en el elemento de Historial de eventos. Para
todas las clases de entidades, la finalidad de estos metadatos es proporcionar una
manera única de identificar la entidad concreta a la que se refieren los metadatos, lo
que proporciona a su vez una manera de hacer referencia a esa entidad en las rela-
ciones. Ver figura 9.
Figura 9
Metadatos de Identificación
Descripción
Relación
Historial de eventos
Plan de eventos
Identificación
Tipo de entidad
Nivel de Agrupación
Identificador
Uso
El grupo de metadatos Identificación contiene los elementos siguientes:
a) Tipo de entidad: identifica el tipo de clase de entidad (por ejemplo, Docu-
mento, Agente).
b) Nivel de agrupación: identifica el nivel de la entidad en relación con los nive-
les de agrupación definidos en el esquema de codificación de entidades de cada
clase en función del nivel de agrupación (véase la sección 7.1.2), con el fin de
poder realizar un mapeo entre la entidad y la equivalente en otros sistemas.
c) Identificador: identifica unívocamente la entidad dentro del dominio espe-
cífico del sistema de gestión de documentos. El proceso de atribuir un iden-
tificador debería generar un asiento en el atributo Historial de eventos que
detalle el agente responsable, la fecha y la hora.
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NORMAS
9.2 Grupo de metadatos de descripción
El grupo de metadatos Descripción describe la entidad, permitiendo que se plan-
teen las preguntas precisas para saber si ésta es la entidad buscada. Los elementos de
esta categoría tienen dos funciones: permiten recuperar las entidades mediante bús-
quedas y entender el contexto de la entidad. Esta Especificación Técnica contiene un
conjunto simple de elementos de metadatos descriptivos y será necesario definir ele-
mentos descriptivos propios para aplicarlos a dominios específicos. Ver figura 10.
Figura 10
Metadatos de Descripción
Descripción
Título
Relación
Clasificación
Resumen
Lugar
Jurisdicción
Identificadores externos
Historial de eventos
Plan de eventos
Identificación
Uso
El atributo Descripción contiene los elementos siguientes:
a) Título: contiene el nombre de la entidad (por ejemplo ‘Joe Bloggs’ para una
persona, ‘Environmental Protection Act, No 34 of 2001’ para una disposi-
ción legislativa, ‘Democracy Services’ para una unidad de trabajo, etc.)
b) Clasificación: información sobre la clasificación de la entidad de acuerdo
con una fuente autorizada, por ejemplo, un cuadro de clasificación funcional,
una tabla de clasificación por materias, una lista de encabezamientos autori-
zados, o un tesauro.
c) Resumen: descripción textual no estructurada
d) Lugar: información sobre la localización, el sitio o el espacio asociado a la
entidad, como, por ejemplo dónde está ubicada, dónde se almacena la enti-
dad o dónde se la puede encontrar. El lugar puede ser físico o virtual.
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NORMAS
e) Jurisdicción: la jurisdicción que afecta a la entidad.
f) Identificadores externos: cualesquiera identificadores únicos, actuales o
históricos, asignados en un sistema externo al dominio de la gestión de docu-
mentos (por ejemplo, número del ISBN, número de Seguridad Social).
9.3 Grupo de metadatos de Uso
El grupo de metadatos de uso contiene elementos que contribuyen a que la enti-
dad sea accesible a largo plazo o derechos que afectan a la entidad. Esto cubre una
extensa gama de información, desde la información sobre los derechos de uso de la
entidad hasta la información referida a los detalles técnicos requeridos para mostrar
la entidad. Es lógico que existan considerables diferencias en el grado de especifi-
cidad de estos metadatos dependiendo de la naturaleza del recurso. En el nivel de
agrupación inferior de las entidades-documento, los requisitos deberán identificar de
forma muy precisa las dependencias técnicas del hardware, del software y del for-
mato. Ver figura 11.
Figura 11
Metadatos de Uso
Relación
Historial de eventos
Plan de eventos
Identificación
Uso
Entorno técnico
Derechos
Acceso
Usuarios
Idioma
Integridad
Plantillas o formulario
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NORMAS
El atributo Uso contiene los elementos siguientes:
a) Entorno técnico: este elemento contiene la información sobre el entorno
técnico necesario para utilizar la entidad. En el nivel de agrupación inferior
de las entidades-documento, esto incluye información sobre el formato,
requisitos del descifrado y cualquier tecnología de apoyo requerida.
b) Derechos: para documentos, estos metadatos detallarán información sobre el
uso del documento, incluyendo los derechos de uso (por ejemplo, acuerdos
sobre licencias, copyright, IP), las restricciones (por ejemplo, la reproduc-
ción o su publicación), los permisos (por ejemplo, los permisos del usuario y
visualizaciones autorizadas) y las condiciones (por ejemplo, las condiciones
de reproducción o de descarga, los requisitos de cita, los detalles del pago).
Para los agentes, estos metadatos incluirían los permisos de usuario asigna-
dos, etc.
c) Acceso: la información sobre accesibilidad, o derechos asociados, de una
entidad, por ejemplo, los derechos de acceso (por ejemplo FOI, acceso públi-
co), las restricciones (por ejemplo, la clasificación de seguridad, la privaci-
dad, la confidencialidad, las advertencias como «commercial-in-confiden-
ce»), período de acceso restringido. Para las entidades-documento esto puede
incluir elementos que especifiquen exclusiones de acceso público (previstas
en la legislación sobre archivos o sobre acceso a la información), permisos
(por ejemplo, disposiciones especiales en cuanto al acceso), y condiciones
(por ejemplo, disociación de datos).
d) Usuarios: para las entidades-documento, los usuarios previstos.
e) Idioma: el nombre del idioma o del alfabeto en que está escrita la entidad.
f) Integridad: información que demuestra que la entidad y este elemento de
metadatos han conservado su integridad desde que fueron creados (por ejem-
plo, las sumas de comprobación usadas para comprobar que un documento
no se ha tratado de forzar).
g) Para las entidades-documento, también puede incluir la Plantilla o formula-
rio del documento. Información sobre las características formales que adop-
ta el documento, que rigen su estructura interna y que tienen relación con su
propósito operativo o con la función, actividad u operación que documenta.
9.4 Grupo de metadatos de Plan de eventos
El grupo de metadatos Plan de eventos contiene metadatos que permiten gestionar
las entidades y sus metadatos asociados. El elemento de Plan de eventos consiste en
las acciones de gestión que está previsto que ocurran en el futuro. Para las entidades-
documento, entre las acciones de gestión normalmente planificadas se incluyen:
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NORMAS
– valoración (acciones previstas para determinar si se conserva la entidad);
– disposición (acciones previstas para implementar las decisiones de valoración
referidas a la entidad):
– conservación (acciones previstas para garantizar el acceso a largo plazo a la
entidad);
– control del acceso (acciones previstas para cambiar quién puede acceder a la
entidad y utilizarla);
– y derechos (acciones previstas para modificar los derechos de uso de la enti-
dad asignados).
Para las entidades-agente, los planes pueden incluir revisiones de la acreditación
de seguridad. Para las entidades-gestión, pueden incluirse las reorganizaciones
periódicas que confirman o cambian el alcance de las acciones desarrolladas.
Cada vez que tiene lugar alguna de las acciones previstas, se crea un evento en los
metadatos de Historial de eventos. Entonces, los asientos se eliminan de los metadatos
de Plan de eventos. El Historial de eventos registra la acción: qué sucedió, cuando ocu-
rrió, por qué ocurrió y quién lo llevó a cabo. La documentación de lo que sucedió debe
incluir suficiente información para conocer el estado anterior. Ver figura 12.
Figura 12
Metadatos de Plan de eventos
Descripción
Relación
Historial
Plan de eventos
Identificación
Fecha/Hora del evento
Tipo del evento
Descripción del evento
Relación del evento
Desencadenante del evento
Uso
El grupo de metadatos Plan de eventos contiene los elementos suficientes para
documentar un plan de acción, los desencadenantes, y los valores de los metadatos
necesarios para calcular cuando deben llevarse a cabo las acciones. El Plan de even-
tos abarca un conjunto de acciones. Los metadatos de Historial de eventos son un con-
junto de metadatos vinculados, cada componente de los cuales debe estar presente para
documentar adecuadamente el evento, y elementos de metadatos independientes.
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NORMAS
Para las entidades-documento, para cada acción se incluirán los elementos
siguientes.
a) Fecha/Hora del evento: la fecha y, opcionalmente, la hora de cuando tiene
producirse la acción.
b) Tipo del evento: el tipo de acción a realizar. Se producen acciones que refle-
jan muchos aspectos de la gestión, registro, revisión, seguimiento, elimina-
ción o actualización de la entidad. En la gestión de documentos, existen
muchos más tipos de acciones: autenticación, valoración, disposición, con-
servación y acceso.
c) Descripción del evento: información que necesita el agente para realizar la
acción prevista. Incluiría el grado de prioridad de la acción.
d) Relación del evento: cuando en la implementación no se utilizan entidades-
Relación independientes, este grupo de elementos se debe utilizar para incor-
porar la información siguiente:
1) Regulación. Información sobre la regulación o el instrumento que esta-
blece la base legal o administrativa para la acción. Normalmente sería una
relación con una entidad que contiene la regulación.
2) Agente. Información sobre los agentes que se espera estén implicados en
la realización la acción. Normalmente sería una relación a las entidades
que describen los agentes.
e) Desencadenante del evento. Evento que permite calcular cuándo ha de ser
implementada la acción especificada (por ejemplo, después de auditoría, des-
pués de dimisión etc.).
9.5 Grupo de metadatos de Historial de eventos
El grupo de metadatos Historial de eventos documenta la huella de los últimos
eventos de gestión de documentos o de otras acciones realizadas sobre la entidad y
sus metadatos. Para cada evento especifica el tipo de evento, qué sucedió, cuando
ocurrió, por qué ocurrió y quién lo efectuó.
Los elementos de este grupo tienen la función básica de mostrar que la entidad
y los metadatos conservan su autenticidad a lo largo del tiempo. Para hacerlo, docu-
menta la creación de la entidad y sus metadatos y todos los eventos significativos
que les hayan ocurrido posteriormente. Los eventos se consideran significativos o
no dependiendo de la actividad y del sistema.
Muchos de los eventos recogidos en los metadatos de Historial de eventos se
generan como resultado de la realización de las acciones previstas en los metadatos
de Plan de eventos. Cuando estas acciones se llevan a cabo, pueden crearse uno o
más eventos en los metadatos de Historial de eventos. Por ejemplo, realizar una
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NORMAS
acción de valoración puede generar los eventos siguientes: documento valorado
(seleccionado) y documento para el que se ha ejecutado la decisión tomada en la
valoración (custodia transferida).
Sin embargo, los eventos también pueden generarse por acciones que no son
acciones de gestión planificadas, pero que también han de ser especificadas en el
Historial de eventos. Los ejemplos de tales eventos imprevistos incluyen:
– la dimisión de un miembro del personal (agente);
– un cambio en la descripción de la entidad;
– y la adición de una nueva relación, o la eliminación de una relación existente.
Cuando ocurre un evento de cualquier tipo, se crea un evento en los metadatos
del Historial de eventos.
Figura 13
Metadatos de Historial de eventos
Descripción
Relación
Historial de Eventos
Identificador del evento
Fecha/hora del evento
Plan de eventos
Tipo del evento
Identificación
Descripción del evento
Relación del evento
Uso
Los metadatos de Historial de eventos son un conjunto de metadatos vinculados,
cada componente de los cuales debe estar presente para documentar adecuadamen-
te el evento. Cada evento contiene los elementos siguientes:
a) Identificador del evento: identificador único para el evento/el número ope-
ración del evento.
b) Fecha/Hora del evento: Especifica la fecha y, opcionalmente, la hora aso-
ciada al evento.
c) Tipo del evento: el tipo de evento. Por ejemplo, para las entidades-docu-
mento: registro, clasificación, revisión.
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NORMAS
d) Descripción del evento: una descripción del evento.
e) Relación del evento: cuando en la implementación no se utilizan entidades-
Relación independientes, este grupo de elementos se debe utilizar para incor-
porar la información siguiente:
1) Regulación. Información sobre la regulación o el instrumento que pro-
porciona la base legal o administrativa para la acción efectuada. Normal-
mente sería una relación con una entidad que contiene la regulación.
2) Agente. Información sobre la persona responsable de emprender o de
autorizar el evento. Normalmente sería una relación con las entidades que
describen los agentes.
9.6 Grupo de metadatos de Relación
La Relación contiene metadatos que asocian dos o más entidades. Cuando la
relación se implementa como entidad independiente, el propósito de este elemento
es simplemente señalar la descripción de la entidad de la relación específica. En este
caso, el atributo Relación no contiene información sobre la relación como su tipo o
duración, sino solamente el indicador de la entidad-relación, la cual contiene los
detalles de la relación. La información sobre la relación en sí misma está contenida
dentro de una entidad-relación. Un ejemplo de relación entre una entidad-agente y
una serie sería:
Figura 14
Relación entre una entidad-Agente y una entidad-Serie
Entidad -
Entidad -
Entidad -
agente
relación
serie
Aunque esto muestra una relación binaria, las relaciones pueden conectar cual-
quier número de entidades.
Para entidades-documento, las relaciones típicas pueden incluir: controlado por,
contenido en, utilizado por, creado para, etc. Para entidades-gestión, las relaciones
típicas pueden incluir: controlado por, transferido a, etc. Para las entidades-agente,
las relaciones típicas pueden incluir: controlado por, contenido en, etc.
Cuando las relaciones no se implementan como entidades independientes, este
grupo de metadatos expresa las relaciones específicas, generalmente en secuencias
de comunicaciones binarias simples (por ejemplo: la entidad X controla la entidad
Y; la entidad X controla la entidad Z).
Para las implementaciones en las que no se usan las relaciones como entidad
independiente, el modelo de metadatos también incluye las relaciones específicas en
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NORMAS
otros grupos de metadatos. El grupo de Plan de eventos y el de Historial de eventos
incluyen los elementos para el agente y para la regulación, que son normalmente
relaciones con entidades-agente y entidades-regulación.
Figura 15
Metadatos de Relación
Descripción
Relación
Identificador de relación
o
Identificador de entidad
relacionada
Tipo de relación
Fecha de relación
Historial
Plan de eventos
Identificación
Uso
Suponiendo que las relaciones se implementen como entidades independientes,
el atributo Relación contiene un solo elemento:
Relación. La identificación de la entidad-relación que documenta la relación.
En las implementaciones que no tienen relaciones como entidades independien-
tes los metadatos de la relación deben considerarse como metadatos vinculados para
ser gestionados como un grupo. Las relaciones deben ser recíprocas, así que en la
entidad relacionada debe darse la relación inversa. Los metadatos mínimos para
definir una relación serían:
a) Identificador de entidad relacionada: un vínculo a la identificación de la
entidad relacionada, con el fin de identificar con precisión los objetos rela-
cionados.
b) Tipo de relación: expresa la naturaleza de la relación y el papel de las enti-
dades específicas vinculadas en la relación de una manera inequívoca. Por
ejemplo, contiene, controla, precede.
c) Fecha de la relación: el inicio y, si es relevante, la fecha de finalización de
la relación.
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NORMAS
10 Desarrollo de un esquema de metadatos para la gestión de documentos
10.1 Esquema de metadatos
Un esquema de metadatos es un plan lógico que muestra las relaciones entre los ele-
mentos de metadatos. Los esquemas de metadatos incorporan normalmente un conjun-
to de reglas, incluyendo reglas relacionadas con la semántica y la sintaxis, que permi-
ten la gestión de metadatos (v. UNE-ISO 23081-1, 3.3). Los esquemas de metadatos
son potentes instrumentos que facilitan la interoperabilidad y ayudan a asegurar el man-
tenimiento de los documentos a largo plazo. Las organizaciones y ordenamientos jurí-
dicos que usen metadatos para la gestión de documentos necesitarán invertir los recur-
sos necesarios para desarrollar y documentar los esquemas formales de metadatos.
10.2 Registros de metadatos
Todo esquema de metadatos adaptado para la gestión de documentos debería
incorporarse a los registros de metadatos organizativos o jurisdiccionales pertinen-
tes. Los objetivos y usos de los registros de metadatos son diferentes dependiendo
de su tipo.
Los registros de metadatos tienen al menos tres objetivos que afectan a los meta-
datos para la gestión de documentos. Éstos son:
a) Registros de esquemas de metadatos: son registros cuyo ámbito abarca
más de una organización y más de un ordenamiento jurídico. Proporcionan
una declaración de alto nivel sobre los objetivos de un esquema de metada-
tos concreto que permitirá a los usuarios determinar el esquema apropiado
para su uso propio.
b) Registros de esquemas de elementos de metadatos: son registros, que pro-
porcionan una declaración autorizada de la semántica de los elementos de
metadatos contenidos en un esquema de metadatos específico, generalmente
disponible públicamente, con el fin de establecer un esquema común para
una determinada comunidad de prácticas. El propósito de estos registros es
promover la preparación de mapeos o equivalencias entre elementos de meta-
datos definido por diferentes comunidades.
c) Registros de esquemas de elementos de metadatos de una organización
determinada: estos registros están concebidos para su uso dentro de las
organizaciones, para permitir el mapeo de un esquema de metadatos especí-
fico con los sistemas de trabajo concretos. La finalidad de estos registros es
servir a las necesidades internas de interoperabilidad que se den en la propia
organización, así como lograr la interoperabilidad a lo largo del tiempo.
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NORMAS
10.3 Diseño de esquemas de metadatos para la gestión de documentos
10.3.1 Selección de elementos para formar un esquema
Las áreas genéricas de metadatos destinadas a la gestión de documentos se des-
criben en la Sección 9. Sin embargo, dentro de las definiciones genéricas, cada orga-
nización tiene la capacidad de especificar y/o definir cómo habrán de usarse los ele-
mentos específicos para satisfacer sus propias necesidades. El esquema de metada-
tos de la organización debería:
a) especificar las entidades que se van a implementar (ver sección 6);
b) especificar los niveles de agrupación incluidos (ver sección 7);
c) identificar las entidades/agrupaciones (qué elementos identificarán de mane-
ra única los documentos y de qué fuente se tomarán, por ejemplo, identifica-
dores únicos del sistema, claves primarias de base de datos, etc.);
d) describir las entidades/agrupaciones (qué elementos de metadatos se requie-
ren para determinar la representación apropiada del contenido y la estructu-
ra de los documentos, incluyendo sus dependencias técnicas);
e) establecer vínculos entre entidades/agrupaciones relacionadas;
f) establecer acciones predefinidas que deban emprenderse sobre los documentos
y establecer los desencadenantes que permitan que esos eventos tengan lugar;
g) administrar o decidir sobre funcionalidades, por ejemplo, los términos y con-
diciones de acceso, uso, eliminación, etc.;
h) y documentar el historial de eventos de las acciones emprendidas sobre los
documentos, por ejemplo su uso o migración, etc.
En la práctica, algunos elementos de metadatos pueden servir a más de un pro-
pósito.
10.3.2 Estructuración de elementos y establecimiento de relaciones
Un conjunto de elementos de metadatos se convierte en un esquema cuando se
le aplica una estructura lógica. Lo que implica establecer el valor semántico, o el
significado específico, de los elementos.
Asimismo, se deberían definir las relaciones semánticas, esto es, identificar
cualquier grupo de elementos que deba considerarse como una secuencia conse-
cuente para asegurar que el significado de los elementos está establecido claramen-
te. Por ejemplo: documentar un evento requiere la definición de la secuencia de ele-
mentos que definan el objeto, el agente, la acción, los resultados de la acción y la
fecha de la acción.
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NORMAS
10.3.3 Esquemas de codificación
Los elementos de metadatos pueden tomar su valor de esquemas de codifica-
ción. Los esquemas de codificación son fuentes autorizadas, que incluyen listas pre-
definidas, clasificaciones, vocabularios controlados o taxonomías. Usar esquemas
de codificación que estén documentados formalmente ayuda a garantizar la calidad
y la consistencia de los valores de los metadatos.
Normalmente, los esquemas de codificación son de dos tipos:
– esquemas de codificación de vocabulario, los cuales definen valores con los
que cumplimentar elementos específicos;
– esquemas de codificación de sintaxis que definen la estructura o la sintaxis de
la expresión de los valores.
Un ejemplo de estos últimos es ISO 8601:2004[2].
Al definir un esquema de metadatos, debería especificarse si los elementos indi-
viduales requieren el uso de esquemas de codificación. Si fuera el caso, el esquema
de codificación, sus protocolos de cita y cualquiera de las reglas relativas al uso de
citas (sintaxis), deberían identificarse claramente. Ejemplos de elementos de meta-
datos para la gestión de documentos que normalmente incluyen esquemas de codi-
ficación son «función» y «materia».
Para garantizar la interoperabilidad, los esquemas de codificación necesitan
definirse con el mismo rigor que los esquemas de elementos de metadatos. Las rela-
ciones entre los términos de los esquemas de codificación deben admitir su proce-
samiento automatizado.
10.3.4 Reglas sintácticas, niveles de obligatoriedad, valores por defecto
y repetibilidad
Las reglas precisas de uso de los elementos deben definirse en la documentación
de los esquemas de metadatos. Algunas de las áreas específicas requieren una meti-
culosa documentación, como:
a) La formación de la sintaxis: la forma de expresión de los elementos, debe
definirse en todas las situaciones en las que resulte pertinente. Por ejemplo:
es normal especificar que una fecha debe seguir una sintaxis determinada
como por ejemplo aaaa/mm/dd. Todas las reglas sintácticas de este tipo
deben quedar recogidas en la definición del esquema.
b) En algunos casos pueden asignarse valores por defecto a los elementos. Por
ejemplo, establecer que el nombre de la organización figure siempre antes
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NORMAS
del «productor» concreto. Todos los valores por defecto que se vayan a asig-
nar a los metadatos deben establecerse formalmente en la definición del
esquema.
c) Se deben definir las reglas concernientes al nivel de obligatoriedad del uso
de cada elemento, esto es, si es opcional u obligatorio cada objeto que se
defina para contener un valor dentro de una secuencia de metadatos. En algu-
nos casos los elementos son opcionales, es decir, sólo se usarán si resulta per-
tinente para un objeto específico. Por ejemplo: el elemento «fecha de trans-
ferencia» sólo será aplicable si el objeto ha sido transferido, así será de carác-
ter opcional o condicionado a la existencia de ese evento específico.
d) Reglas de incidencia: algunos elementos pueden repetirse cuantas veces sea
necesario, mientras que otros sólo podrán aparecer una vez y no podrán repe-
tirse. Por ejemplo: la presentación específica de un documento tan sólo ten-
drá un formato. Puede, sin embargo, haber múltiples documentos de metada-
tos que definan diferentes formatos de un documento.
e) Casos en los que el uso de un elemento dependa de la existencia de otro ele-
mento. Por ejemplo: el elemento Y depende del elemento X. Para tener un
valor para el elemento Y, deberá crearse un valor para el elemento X.
10.3.5 Reutilización de esquemas de metadatos preexistentes para la gestión
de documentos
Si bien la interoperabilidad es un resultado deseable en la gestión de metadatos
para la gestión de documentos, se debe prestar un especial cuidado si se adoptan
reglas de metadatos de otras comunidades. Ciertas reglas generales necesitan modi-
ficarse para satisfacer objetivos específicos de la gestión de documentos. Es nece-
sario garantizar, particularmente, que:
a) La semántica de los metadatos obtenidos de otros esquemas sea adecuada
para la gestión de documentos. Por ejemplo, casi todos los esquemas de
metadatos suelen especificar que se requiere el elemento «fecha». Sin embar-
go, en el entorno de gestión de documentos se manejan muchos tipos distin-
tos de «fecha»: fecha de recepción, fecha de creación, fecha de registro,
fecha de acción, fecha de uso, etc. Nuestros requerimientos específicos para
el uso de fechas pueden no ajustarse a la semántica de otros esquemas de
metadatos. El análisis cuidadoso y la equiparación de la semántica de otros
esquemas resulta necesaria para garantizar que la funcionalidad de la gestión
de documentos no queda comprometida.
b) Cuando los metadatos para la gestión de documentos se definen como una
secuencia de elementos relacionados, como en el caso de la documentación
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NORMAS
de un evento, se debe mantener un especial cuidado en gestionarlos siempre
como una secuencia, y no considerarlos refinamientos o calificadores de un
elemento, tal y como se hace en otros esquemas de metadatos.
c) Los esquemas procedentes de otros dominios o disciplinas pueden identificar
o contener «metadatos administrativos» que consisten, por lo general, en
información sobre los esquemas (por ejemplo, sus versiones, cambios, auto-
res, etc.) con el objetivo de gestionar el propio esquema. Esto es bastante
diferente de las funcionalidades específicas de gestión de documentos tal y
como se definen en los esquemas de codificación destinados a la gestión de
documentos. Los «metadatos administrativos» se refieren normalmente a la
autoridad, cambios y estado de un esquema de metadatos concreto. En otras
palabras, son a menudo especificaciones para la gestión de los documentos
asociados al esquema concreto. Los requisitos para documentar los datos
autorizados sobre desarrollo y modificaciones de los documentos también
tienen que cumplirse con respecto a los esquemas de metadatos para la ges-
tión de documentos, pero tales metadatos son metadatos sobre un documen-
to particular (el esquema) que no deben confundirse con los metadatos gene-
rales que define el esquema para la gestión de documentos.
d) Las reglas definidas en otros esquemas deben comprobarse cuidadosamente,
cuando los elementos de metadatos para la gestión de documentos hereden la
información de metadatos de esos esquemas o se establezcan equivalencias
entre unos y otros. Se deben considerar las reglas de sintaxis, obligatoriedad,
fuente, repetibilidad, etc. Cualquier regla específica del dominio deberá ser
revisada cuidadosamente.
10.4 Presentación de esquemas de metadatos
10.4.1 Documentar un esquema de metadatos para la gestión de documentos
Los esquemas de metadatos para la gestión de documentos definen la manera en
que los documentos se estructuran y presentan. Como tales, los propios esquemas
resultan instrumentos de control de una importancia decisiva que requieren una ges-
tión y documentación cuidadosas y precisas. Concretamente:
a) Todos los esquemas de metadatos para la gestión de documentos deben res-
petar un formato predefinido.
b) Los esquemas de metadatos para la gestión de documentos deben citarse
como la fuente autorizada de toda definición semántica cuando se lleve a
cabo la extracción de los metadatos para la gestión de documentos.
c) Los esquemas de metadatos para la gestión de documentos se deben mante-
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NORMAS
ner actualizados, llevando un cuidadoso control de las versiones y haciendo
referencia a los números de versión donde se cambian los requerimientos
semánticos y sintácticos.
d) En la documentación de lo esquemas de metadatos para la gestión de los
documentos se deben precisar las limitaciones del esquema de metadatos, la
naturaleza de los compromisos que se hayan alcanzado y el impacto de tales
compromisos sobre la funcionalidad.
Los esquemas de metadatos deben quedar registrados en los registros de meta-
datos apropiados (ver Sección 10.2).
10.4.2 Presentaciones legibles por máquina
Los requisitos para mantener un documento de un esquema de metadatos claro
y autorizado y directamente legible son completamente distintos de los requisitos
necesarios para establecer y mantener formatos susceptibles de ser procesados por
máquinas.
Se necesitan representaciones del esquema para la gestión de documentos sus-
ceptibles de ser procesadas por máquinas para poder automatizar la extracción e
intercambio de documentos a través de diferentes sistemas. En la práctica, sin
embargo, tales representaciones resultan complejas.
XML es una de las representaciones de metadatos legibles por máquina que se
utiliza actualmente en los entornos de gestión de documentos. Sin embargo, la pre-
sentación en un lenguaje legible por máquina como ese requiere que se garantice la
calidad necesaria para crear y mantener la precisión y la lógica apropiada. En parti-
cular, deberían analizarse cuidadosamente los siguientes aspectos:
a) Validación: los esquemas representados en formato legible por máquina con-
tienen realmente los controles de validación interna y externa necesarios para
que se produzcan los resultados esperados.
b) Agrupación: los esquemas pueden gestionar los niveles de agrupación y las
relaciones definidas en los metadatos
c) Carácter modular: cualquier traducción de los elementos para la gestión de
documentos a módulos legibles por máquina mantiene la funcionalidad
requerida para la gestión de documentos
d) Dependencias: cualquier presentación legible por máquina puede identificar
y gestionar las dependencias entre elementos (por ejemplo, gestionar las rela-
ciones entre objetos, o la herencia de valores desde otras agrupaciones, etc.).
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NORMAS
11 Implementación de metadatos para la gestión de documentos
11.1 Introducción
Los documentos como entidades conceptuales sólo existen cuando un objeto es
considerado en asociación o relación con su contexto. Los aspectos contextuales de un
documento quedan documentados en los metadatos para la gestión de documentos, que
deberían considerarse siempre como parte del documento, con independencia de si
están almacenados físicamente junto con el objeto-documento o de manera separada.
11.2 Almacenamiento y gestión
11.2.1 Almacenamiento y gestión centralizados vs. descentralizados
En el desarrollo de estrategias de metadatos para la gestión de documentos, tiene
que adoptarse una decisión acerca de una cuestión relacionada con la arquitectura de
sistemas: si los documentos (incluidos los metadatos) creados en un sistema infor-
mático de gestión serán transferidos físicamente a un repositorio controlado por la
aplicación de gestión de documentos, o se dejarán almacenados en el sistema que
los creó. Esto es, si el sistema de gestión de documentos será un sistema centraliza-
do o un sistema distribuido descentralizado. Como siempre que se consideran las
posibilidades de centralizar / descentralizar, no hay respuesta correcta. Técnica-
mente cualquier opción es factible.
Si se opta por la centralización, el documento se retira físicamente del sistema,
sus metadatos se copian, y ambos se depositan en un repositorio específico para su
almacenamiento. Los procesos de gestión de documentos se aplican entonces a todo
lo contenido en el repositorio, mientras que el sistema retiene una copia de los meta-
datos necesarios para llevar a cabo la actividad en curso. En teoría, este repositorio
no tiene que ser la aplicación de gestión de documentos. Podría ser un repositorio
de datos de la organización.
El segundo modelo de arquitectura consiste en dejar los documentos (incluidos
sus metadatos) capturados en los sistemas informáticos de gestión, identificándolos
claramente como documentos, e identificándolos como «declarados» o «expuestos»
a los controles de la aplicación de gestión de documentos. El almacenamiento de
documentos forma en este caso parte del sistema informático de gestión, mientras
que la funcionalidad de los procesos de gestión de documentos está en la aplicación
específicamente diseñada para la gestión de documentos. En esta opción, los meta-
datos deben copiarse en la aplicación de gestión de documentos, que necesitaría
comunicación constante con el sistema informático de gestión para lograr una sin-
cronización adecuada.
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NORMAS
Es probable que en muchos casos se utilice una opción a medio camino entre
estas dos aproximaciones. En este modelo, los sistemas informáticos de gestión son
responsables de los metadatos de gestión de documentos que se capturan en el
momento de la incorporación, y la aplicación específica de gestión de documentos
sería responsable de la acumulación y gestión de los metadatos relativos a los pro-
cesos de gestión documentos.
11.2.2 Repositorio de metadatos
Muchas aplicaciones de gestión de documentos utilizan repositorios propietarios
para el almacenamiento de los objetos de la gestión de documentos electrónicos. Este
es un asunto preocupante, porque los repositorios raramente se diseñan con requisitos
específicos de almacenamiento a largo plazo claramente articulados. Dado que las
normas para repositorios digitales, específicamente para documentos, están en su
infancia, normas como OAIS (Open Archival Information Systems) model [3] y el
modelo de conservación de InterPares [7] pueden servir como punto de referencia.
11.3 Incorporación de metadatos
La atribución de metadatos debería ser tan automática como sea posible. La atri-
bución manual de metadatos, debería hacerse, en la medida de lo posible, utilizan-
do listas predefinidas de selección (no campos abiertos que puedan ser cumplimen-
tados a voluntad). Normalmente, esto ocurrirá con una parte de los metadatos de
incorporación, mientras que todos los metadatos de proceso deberían introducirse
automáticamente.
En el momento de la incorporación, los metadatos «definen el documento en el
momento en que se incorpora al sistema, fijándole en su contexto de actividad y
estableciendo un control sobre la gestión del mismo. Durante la existencia de los
documentos o sus agrupaciones, se añadirán nuevas capas de metadatos…» [6]
Puede que una parte de estos metadatos sea atribuida por un usuario, pero en la
medida de lo posible deberían reunirse automáticamente, como se sugería en UNE
ISO/TR 15489-21.
1 «Los sistemas de gestión de documentos electrónicos pueden diseñarse con vistas a registrar
documentos a través de procesos automáticos, transparentes para el usuario de la aplicación desde la
que se incorpora el documento, y sin que intervenga personal de la gestión de documentos. Incluso en
el caso de que el registro no esté totalmente automatizado, los elementos del proceso de registro (en
concreto algunos de los metadatos que se requieren para el registro), pueden deducirse automática-
mente del entorno informático y de la organización de los que procede el documento». ISO TR 154892:
2001, Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines [4].
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NORMAS
Las fuentes de datos para la atribución automática de metadatos en el momento
de la incorporación incluyen:
a) relojes de fecha y hora del sistema;
b) el log on o los sistemas de autenticación de la red para detalles de los indivi-
duos y sus unidades de trabajo (p. ej., «logins fiables»);
c) sistemas de gestión de recursos humanos para detalles de los individuos y sus
unidades de trabajo;
d) sistemas de flujo de tareas para detalles del proceso de trabajo, flujos de acti-
vidad, movimientos o autorizaciones;
e) sistemas de correo electrónico para detalles de recibo/despacho y transmi-
sión;
f) y mapeado de metadatos desde las «propiedades del fichero» de la aplicación
creadora, o partes del sistema operativo.
Los metadatos atribuidos manualmente requieren mayor validación para apoyar
la coherencia y la calidad semánticas y sintácticas. Pueden implantarse reglas de
validación fijas como apoyo a la introducción de elementos que requieran una sin-
taxis específica, p. ej. para asegurar que las fechas están en el formato de sintaxis
definido por ISO 8601:2004. Las técnicas de validación tienen que analizarse cui-
dadosamente para no aceptar datos que sean conformes con la sintaxis pero real-
mente signifiquen otra cosa –por ejemplo, las citas de fecha tanto europeas como
americanas pueden ser técnicamente aceptadas por un proceso de validación, pero
una puede significar 5 de noviembre y la otra 11 de mayo.
Los metadatos de proceso para la gestión de documentos acumulan cuantas
acciones se emprenden sobre un documento y se obtienen directamente de los pro-
cesos mismos. En la práctica, a menudo es difícil identificar los valores específicos
que se requieren para documentar los procesos, porque las aplicaciones de gestión
de documentos propietarias los anidan en códigos funcionales de programación, más
que considerarlos como partes inherentes del documento.
11.4 Creación de un documento de metadatos
En momentos determinados, en función de la aplicación de decisiones de valora-
ción, puede que sea necesario crear una representación, independiente de la aplicación
gestión, del documento y sus metadatos. Típicamente, esto se hace «transcribiendo»
los metadatos a un formato normalizado de metadatos, como XML, utilizando los ele-
mentos definidos en el esquema de metadatos para la gestión de documentos.
Puede implementarse expresamente un momento de inflexión, en el que todos
los metadatos asociados a un documento se transcriban bien como un documento
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independiente, o bien almacenados junto con el documento con el que se relacionan.
En la práctica, esta transcripción de metadatos para la gestión de documentos se pro-
duce a lo largo de la existencia del documento:
a) cuando se incorpora al sistema;
b) cuando se apliquen procesos de disposición;
c) a medida que sucedan cambios en los soportes de almacenamiento;
d) en la actualización o cambio de sistemas;
e) si hay cambios en relación con la custodia;
f) para intercambio de datos con otros sistemas (p. ej., recuperación de infor-
mación en toda la organización);
g) y cuando el objeto sale de los límites de la aplicación de gestión de docu-
mentos (p. ej., transferencia a otro almacenamiento).
Siempre que se crea un documento de metadatos independiente, el resultado es
cerrar el objeto documento y sus metadatos en un momento concreto, los metadatos
de proceso posteriores se acumularán externamente al objeto capturado. Los proce-
sos de gestión de cualquiera de tales objetos seguirán ocurriendo y acumulando
metadatos, pero estos metadatos se mantendrán vinculados, y no reflejados dentro
del objeto estático de metadatos independiente. Por ejemplo, esto puede ocurrir
cuando los documentos se retiran y se traspasa su custodia a una organización exter-
na, como un archivo. A partir de ese momento es probable que un sistema informá-
tico de archivo independiente lleve a cabo procesos adicionales de gestión y añada
detalles sobre el contexto y no que lo haga el sistema que gestionó la creación y/o
gestión del documento.
En algunas implementaciones puede que sea necesario reescribir estos metada-
tos adicionales para el objeto-documento en momentos concretos definidos en el
proceso de valoración.
11.5 Registro
Como se ha dicho más arriba, en el momento de incorporación de un documen-
to al sistema deberían heredarse o derivarse del entorno de su creación tantos meta-
datos como sea posible. Si se emplea un software común de oficina, puede estable-
cerse la equivalencia para identificar las fuentes de metadatos pertinentes y aplicar-
se a todos los documentos capturados dentro de ese entorno.
Desafortunadamente no podemos dar por sentado que nuestra aplicación de ges-
tión documentos podrá interactuar de la misma manera con un software común de
oficina que con cualquier otro sistema. Los mapeos entre metadatos de sistema con-
cretos y el esquema de metadatos para la gestión de documentos identificarán los
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elementos específicos necesarios para gestionar documentos. Sin embargo, las orga-
nizaciones desarrollan muchos sistemas. Muchos son propietarios y muchos han
sido específicamente diseñados para ajustarse a las necesidades de una parte de la
organización. A corto plazo se pueden lograr interfaces normalizados entre la apli-
cación de gestión documentos y los sistemas individuales, pero no son sostenibles
porque los sistemas cambian y puede que sea caro implantarlos en todos los de una
organización.
Para lograr implementaciones robustas y fáciles de actualizar, deberían mante-
nerse de manera separada entre los recursos de la organización mapeos formaliza-
dos entre el esquema de metadatos adoptado y los metadatos específicos dentro de
los sistemas informáticos de gestión. La funcionalidad de registro e intermediación
de metadatos está como servicio independiente (véase sección 10.2). Separar los
mapeos de la implementación específica y mantenerlos como documento permite
que se hagan cambios en los mapeos mismos con facilidad, proporcionando un
mecanismo que es más flexible que «codificar» las traducciones en cada aplicación
específica. Proporciona a la organización un recurso permanente para hacer posible
que los mapeos se mantengan actualizados y disponibles para traducciones dinámi-
cas (automáticas) entre los sistemas a medida que se requiera.
11.6 Metadatos como herramientas de control para la gestión de documentos
Implementar metadatos para la gestión de documentos incluye definir las fuen-
tes adecuadas de valores específicos relacionados con una actividad para los ele-
mentos de metadatos. Tales valores específicos pueden gestionarse de diversas
maneras, pero comúnmente las herramientas para gestionar documentos esbozadas
en UNE-ISO 15489:2001, como cuadros de clasificación funcionales y calendarios
de conservación, pueden considerarse como esquemas de codificación aplicables a
elementos específicos de metadatos. Por ejemplo: los valores que pueden ser asig-
nados al elemento de metadatos «título» o «clasificación» pueden extraerse de un
vocabulario estructurado que es el cuadro de clasificación funcional; o puede iden-
tificarse el grado de seguridad adscrito a un documento concreto en un elemento de
metadatos llamado «derechos» o «acceso» y extraerse del conjunto de niveles de
seguridad admitidos de acuerdo con la definición realizada para una implantación
particular. Los esquemas de codificación o las herramientas de control utilizadas son
documentos por derecho propio.
Los metadatos para la gestión de documentos no sólo contendrán detalles de lo
que le sucedió al documento (historial de eventos) sino que también contendrán los
desencadenantes de los eventos que tienen que suceder en el futuro (plan de even-
tos). Por ejemplo: un evento planeado puede ser el cambio automático en el status
de seguridad después de un periodo de tiempo, o la invocación automatizada de una
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acción de eliminación después de un momento especificado. Los metadatos para la
gestión de documentos deben reflejar tales eventos futuros y sus desencadenantes,
así como mantener una descripción exacta de los eventos que tuvieron lugar sobre
los documentos.
11.7 Enlaces entre metadatos
La mayoría de las aplicaciones de gestión de documentos actualmente disponi-
bles almacenan el contenido de los objetos-documento como entidades pasivas o
estáticas, y los metadatos (tanto metadatos en el momento de la incorporación como
los de proceso) se almacenan como campos operativos en la aplicación de gestión
de documentos o en el interfaz de entrada de datos. La conexión entre el documen-
to y sus metadatos se gestiona mediante enlaces o punteros.
En la aplicación de gestión de documentos, los enlaces y los punteros no sólo
existen entre el objeto-documento y sus metadatos, sino que también pueden existir
entre los metadatos entre sí. Los documentos virtuales pueden consistir únicamente
en enlaces o relaciones lógicas que identifican múltiples objetos distintos que, cuan-
do se consideran como un todo, constituyen un documento. La cuestión es cómo
mantener estos enlaces o punteros viables a lo largo del tiempo. Esta es una cues-
tión importante para la gestión de documentos a largo plazo.
El modelo de datos de entidades múltiples define elementos de metadatos acer-
ca de agentes, actividades y el documento mismo. Los valores de estos elementos
pueden proceder de diferentes sistemas, por ejemplo: la fuente más autorizada de
metadatos acerca de personas (agentes) podría encontrarse en el sistema de control
de acceso a la red, o en el sistema de gestión de recursos humanos. Puede que el con-
tenido pertinente esté escrito en el campo correspondiente de la aplicación de ges-
tión de documentos, o puede que sea gestionado mediante una referencia o puntero
que indica dónde están esos datos.
Tales técnicas son comunes en entornos informáticos distribuidos. Sin embargo,
para la gestión de documentos las cuestiones son más complejas. Algunos docu-
mentos tienen una vida extremadamente larga y, por esa razón, existe la preocupa-
ción de que puede que tales estrategias de enlace de documentos y metadatos rela-
cionados no sea viable a largo plazo. Los enlaces se rompen, las asociaciones cam-
bian y, a menos que se tenga mucho cuidado, es posible que con el tiempo el docu-
mento termine disociado de sus metadatos. Si en los metadatos se incluyen punteros
a otros sistemas, existe el riesgo adicional de que el sistema y los campos de datos
utilizados como fuente del valor no sean accesibles durante todo el periodo de tiem-
po que el documento deba conservarse.
Cada implementación debe determinar el nivel de riesgo derivado del empleo de
estas estrategias de enlace. En algunos casos esta estrategia, utilizada muy frecuen-
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temente en entornos informáticos distribuidos, no planteará riesgos significativos.
En otros casos, especialmente aquellos en que los documentos deben conservarse a
largo plazo, la longevidad de los sistemas fuente y la posibilidad de que los enlaces
se rompan, dejando documento incompleto, pueden ser demasiado grandes (para
una consideración adicional de estas cuestiones véase la Sección 11. 9 Conservación
y formatos de almacenamiento, más abajo). En estos casos, pueden adoptarse estra-
tegias de almacenamiento como la herencia de valores o la transcripción de meta-
datos mediante técnicas como el encapsulado.
11.8 Valoración
Los metadatos para la gestión de documentos deben ser ellos mismos objeto de
valoración. La valoración determina no sólo qué metadatos deberían capturarse
acerca del documento, sino durante cuánto tiempo deben conservarse, y cuándo, en
función del documento, algunos o todos ellos pueden destruirse o gestionarse de
manera separada del objeto-documento.
En un entorno electrónico, la valoración de los documentos y los metadatos para
la gestión de documentos puede hacerse con un grado de detalle que no es posible
aplicar en el mundo en papel. Así, por ejemplo, pueden diseñarse metadatos «en el
momento de la incorporación» adaptados para su uso por conjuntos muy específicos
de documentos (por ejemplo, correos electrónicos). La adaptación y selección de los
elementos de metadatos adecuados constituyen en sí mismas una decisión relacio-
nada con la valoración. Para algunos documentos, los riesgos asociados a su crea-
ción, incorporación y gestión podrían no ser significativos, y pueden introducirse
una serie de decisiones prácticas que limiten los metadatos que deben incorporarse.
Para otros documentos, puede que los riesgos sean mayores y deba capturarse un
conjunto más completo de metadatos para asegurar su autenticidad, integridad y fia-
bilidad. La capacidad para tomar estas decisiones sobre las adaptaciones necesarias
depende del grado de conocimiento de las operaciones, funciones y documentos
necesarios para que la organización pueda desarrollar sus actividades, conocimien-
to que generalmente está comprendido en la función de valoración.
La valoración también se aplica en la toma de decisiones sobre la conservación
de documentos digitales. Algunos documentos tienen periodos de conservación lar-
gos, y pueden necesitar intervenciones activas un cierto número de veces a lo largo
de ese periodo. Cada vez que se realice una intervención con vistas a la conserva-
ción, se requiere una valoración para decidir qué metadatos mantener.
Los metadatos asociados con un documento pueden estar sujetos a decisiones de
valoración distintas de (pero enlazadas con) las decisiones de valoración acerca de
los documentos con los que dichos metadatos se relacionan. Por ejemplo, puede que
se considere innecesario conservar todos los aspectos de los metadatos de proceso,
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NORMAS
como la historia del uso, durante todo el periodo de conservación del documento.
Tales decisiones deberían tomarse con precaución, partiendo de una clara compren-
sión del riesgo y teniendo en cuenta los requisitos de autenticidad, fiabilidad de los
documentos, así como de necesidades de la organización. Sin embargo, es perfecta-
mente posible seleccionar sólo parte de los metadatos para acompañar a los docu-
mentos a lo largo del tiempo.
En el momento de implementar una decisión de valoración que implique destruir
documentos, deberían adoptarse un conjunto de decisiones independientes acerca de
cuáles, en su caso, de los metadatos asociados a ese documento, también deberían
destruirse. Normalmente, una parte de los metadatos se retiene después de que el
documento mismo haya sido destruido, como evidencia del hecho de la existencia
del documento en un periodo de tiempo.
La valoración también se tendrá en cuenta para decidir el formato y métodos de
almacenamiento de los metadatos para la gestión de documentos (véase sección
11.10, Conservación y formatos de almacenamiento, más abajo). En momentos
determinados, por ejemplo cuando el documento se traslada de un entorno de alma-
cenamiento a otro, habrá que decidir si se escriben los metadatos en el documento
(encapsular) o como un documento independiente que acompañe al documento.
11.9 Transferencia de documentos
Además del uso de los documentos y sus metadatos fuera de su dominio inmedia-
to de creación, los documentos pueden transferirse a otras organizaciones, bien por exi-
gencias de las funciones y actividades, bien a causa de un mandato legal, para prote-
ger el patrimonio cultural. Cualquier cambio en la custodia tiene que documentarse,
incluyendo la autorización para hacerlo y los agentes implicados. De esta forma se
recogerá la «historia de la propiedad». La transferencia realmente efectuada así como
las condiciones y requisitos bajo las que tuvo lugar, también tienen que documentarse.
11.10 Conservación y formatos de almacenamiento
11.10.1 Generalidades
Muchos grupos de investigación, especialmente los especializados en el campo
de los archivos y de bibliotecas digitales, están abordando las cuestiones relativas a
la conservación de objetos digitales. Estas cuestiones incluyen la toma de decisio-
nes sobre el formato de almacenamiento de los documentos y metadatos asociados,
y las técnicas de conservación que se emplearán para conservar los documentos a lo
largo del tiempo.
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NORMAS
11.10.1 Almacenamiento en formatos predeterminados
Por motivos de organización, más que técnicos, algunas organizaciones deter-
minan los formatos específicos que se utilizarán dentro de la propia organización
como formatos normalizados para el contenido de los documentos. Uno de los más
comunes es el de Adobe PDF o PDF(A), que tiene la ventaja de tener especifica-
ciones publicadas, lo que hará posible que los programadores futuros ideen meca-
nismos de lectura, en lugar de confiar en que toda una variedad de formatos serán
legibles. Esta estrategia reduce el número de formatos que tiene que gestionarse a
los pocos elegidos por la organización como norma.
Otras implementaciones han elegido una norma de almacenamiento que «nor-
maliza» los datos volcándolos en su formato de almacenamiento preferido antes de
aceptarlos en el repositorio.
Normalmente, los metadatos para la gestión de documentos se almacenan en un
repositorio de metadatos (véase sección 11.1.2 Repositorio de metadatos). Todos los
metadatos deberían ser susceptibles de presentación en un formato de almacena-
miento neutral, para que dejen de ser dependientes del código propietario, a menu-
do anidado dentro de la funcionalidad de los sistemas de repositorio de metadatos
para la gestión de documentos. Todos los metadatos para la gestión de documentos
deberían poder extraerse de los formatos propietarios para ser almacenados en el
formato de conservación elegido. Un formato utilizado de manera común para los
metadatos es XML.
Una vez expresados en un formato normalizado todavía queda otra decisión:
almacenar el documento de metadatos como un documento por derecho propio, o
incorporar los metadatos en el documento mismo (véase sección 11.10.2, Encapsu-
lado). Por favor, nótese que ambas estrategias pueden emplearse simultáneamente,
no son mutuamente excluyentes.
11.10.2 Encapsulado
Esta estrategia consiste en escribir los metadatos relativos a los objetos-documen-
to en el documento mismo en los momentos definidos en la gestión del documento. Se
trata de crear una entidad que se contiene a sí misma y que consiste en el documento
y sus metadatos. Una vez unido a sus metadatos, un documento puede existir en cual-
quier entorno de almacenamiento o sistema operativo, porque lleva incrustados los
detalles de todos los desencadenantes y procesos que le son aplicables, incluidos aque-
llos necesarios para acceder a, presentar y re-presentar el documento. Sin embargo,
este tipo de estrategias tiene que abarcar muchos momentos de incorporación de meta-
datos al documento, porque la historia de las operaciones que afectan al documento es
tan importante como los metadatos incorporados inicialmente.
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NORMAS
Las técnicas de almacenamiento de metadatos dentro de un documento incluyen
la posibilidad de incrustar los metadatos como parte de la información de cabecera
del documento. Otra técnica consiste en definir protocolos formales de encapsulado
propios de la organización. Normalmente, esto implica definir una norma técnica
para el almacenamiento y la presentación de los metadatos y del documento, que
también puede incluir mecanismos técnicos para aseverar su autenticidad.
11.11 Asegurar la gestión de los metadatos a lo largo del tiempo
Los documentos y sus metadatos se utilizan constantemente en nuevos contex-
tos, incluidos contextos de investigación. Cada nuevo uso añade algún nuevo signi-
ficado al(a los) documento(s) y por tanto tiene que documentarse. Así, se crearán
nuevos metadatos acerca de cada uso, el(los) agente(s) implicado(s), la actividad y
las circunstancias de uso.
Con el tiempo, surgirán nuevos regímenes de gestión de documentos, y tienen
que documentarse, representando así diferentes niveles de la gestión de documen-
tos. Entre ellos se encuentra la gestión archivística de aquellos documentos que tie-
nen valor permanente. La descripción archivística puede considerarse como una
continuación de la gestión de metadatos.
Bibliografía
[1] ISO/IEC 2382-17. Information technology-Vocabulary- Part 17: Databases
[2] ISO 8601:2004. Data elements and interchange formats - Information interchange -
Representation of dates and times
[3] ISO 14721:2003. Space data and information transfer systems - Open archival informa-
tion system - Reference model
[4] UNE-ISO/TR 15489-2. Información y documentación - Gestión de documentos - Parte
2: Directrices
[5] ISO/IEC 19501-1:2001. Information Technology - Open Distributed Processing - Uni-
fied Modeling Language (UML), version 1.4.2)
[6] UNE-ISO 23081-1:2008, Información y Documentación - Procesos de gestión de docu-
mentos - Metadatos para la gestión de documentos - Parte 1: Principios
[7] The Long Term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the Interpa-
res Project. Appendix 5: A model of the Preservation Function. http://www.interpares.
org/book/interpares_book_n_app05ii.pdf.
[8] National Archives of Australia Glossary. http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/
recordkeeping_glossary.htm#B
[9] Metadata Standards for Managing and Accessing Information Resources in Netwotrked
environments over time for Government, Commerce, Social and Cultural Purposes,
Monsh University research project, also known as the SPIRIT project. http://www.sims.
monash.edu.au/research/spirt/deliver/conrelmod.html
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REV. ESP. DOC. CIENT., 31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 453-506, 2008. ISSN 0210-0614

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REVISTA ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 507-512, 2008
ISSN 0210-0614
NOTICIAS / N E W S
VIII Congreso de Anabad
Madrid 13-15 de febrero 2008
Con el título Memoria y Tecnología se ha celebrado en el Palacio de Congresos
de Madrid el VIII Congreso de Anabad los días 13 a 15 de febrero de 2008.
La conferencia inaugural estuvo a cargo de José Luis Villacañas Berlanga, Cate-
drático de Filosofía Moral de la Universidad de Murcia con el tema «Las institucio-
nes de la memoria», con una amena exposición, y profunda reflexión en torno al
concepto de la memoria histórica, y sobre los aspectos morales y políticos de la
memoria y de las instituciones que la gestionan.
Este congreso conmemoraba además el 150 aniversario de la creación del Cuer-
po Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos y el 50 aniversario de
la promulgación del Decreto que puso en marcha el Depósito Legal lo dio lugar a
sendas conferencias-homenaje.
El programa, visto globalmente era abrumador y obligaba a elegir entre una ofer-
ta claramente dividida por especialidades. La asistencia fue nutrida y como suele
ocurrir en estos eventos, lo más interesante ha sido la oportunidad de intercambiar
experiencias y opiniones con los colegas profesionales de distintas procedencias, y
darse un paseo por los expositores para ver qué hay de nuevo.
La tecnología ha supuesto un cambio total en nuestros centros, tanto bibliotecas
como archivos, centros de documentación y museos; todos ellos se ven inmersos en
proyectos de carácter tecnológico, de digitalización, de cooperación, que suponen
una continua actualización y puesta al día. Esta situación es la que se pone de mani-
fiesto en las mesas redondas habidas tanto en el ámbito de archivos: «Archivos de
empresa» y «Gestión informatizada: digitalización», como en el de bibliotecas
«Estrategias y modelos de cooperación bibliotecaria» y en ponencias como la de
Lluis Anglada «Las bibliotecas entre permanencia, integración y cambio: una visión
de la biblioteca en la sociedad digital» o Jesús Tramillas «Tendencias en documen-
tación digital» o: «Museos y tecnología actuales: de la memoria al futuro» de Ampa-
ro Sebastián Caudet
Resaltar la presencia de representantes de Iberoamérica que participaron en la
presentación del Foro Iberoamericano de Archivos, y por último el «toque» medio-
ambiental tan en boga, aportado por la mesa redonda sobre «Gestión sostenible de
bosques y papel certificado».
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NOTICIAS
Las comunicaciones fueron muy variopintas y como se puede apreciar en el CD
publicado, el capítulo archivos es que cuenta con una representación más nutrida
mientras que sólo hubo dos comunicaciones en el capítulo museos. En conjunto hay
pocos temas innovadores, aunque algunas comunicaciones resultan interesantes por-
que presentan experiencias prácticas, que de otra forma no suelen salir a la luz.
Elisa García-Morales
INFORAREA-Madrid
Congreso Internacional de Información INFO2008
y IV Seminario Internacional sobre Estudios
Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
Tecnología «Gilberto Sotolongo Aguilar»
La Habana, Cuba
Los días 21 al 25 de abril del 2008, tuvo lugar en La Habana, Cuba, la décima
edición del Congreso Internacional de Información, INFO 2008, que se desarrolló
en paralelo con el Taller Internacional sobre Inteligencia Empresarial y Gestión del
Conocimiento en la Empresa, IntEmpres 2008, organizados por el Instituto de Infor-
mación Científica y Tecnológica (IDICT) de Cuba, bajo el lema general: «Sociedad
del Conocimiento: Nuevos espacios para su construcción». Como viene siendo
habitual desde las últimas 4 convocatorias, el programa incluía además el IV Semi-
nario Internacional sobre Estudios Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
Tecnología «Gilberto Sotolongo Aguilar». Se cumplía este año el 20 aniversario del
primer congreso INFO, que se celebra cada dos años.
Como igualmente es tradicional, conjuntamente con el Congreso y el Taller se
organizó la Feria-exposición ExpoInfo2008, con 39 expositores de instituciones y
organizaciones cubanas y extranjeras de productos y servicios de información,
bibliotecas, etc.
En total se recibieron 231 trabajos (algunos no se presentaron por ausencia de los
ponentes), y 86 posters, que se dieron a conocer en sesiones previas.
En cuanto a los países participantes figura en primer lugar Cuba, y destacan,
México en segundo lugar, muy por encima de los siguientes países, Brasil, Argenti-
na y Colombia. España estuvo representada en 12 ponencias, aunque no se presen-
taron todas, con 21 autores firmantes, de los que sólo asistieron 6.
El programa del Congreso resultó excesivamente denso. El Taller IntEm-
pres2008 y el Seminario de Estudios Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
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NOTICIAS
Las comunicaciones fueron muy variopintas y como se puede apreciar en el CD
publicado, el capítulo archivos es que cuenta con una representación más nutrida
mientras que sólo hubo dos comunicaciones en el capítulo museos. En conjunto hay
pocos temas innovadores, aunque algunas comunicaciones resultan interesantes por-
que presentan experiencias prácticas, que de otra forma no suelen salir a la luz.
Elisa García-Morales
INFORAREA-Madrid
Congreso Internacional de Información INFO2008
y IV Seminario Internacional sobre Estudios
Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
Tecnología «Gilberto Sotolongo Aguilar»
La Habana, Cuba
Los días 21 al 25 de abril del 2008, tuvo lugar en La Habana, Cuba, la décima
edición del Congreso Internacional de Información, INFO 2008, que se desarrolló
en paralelo con el Taller Internacional sobre Inteligencia Empresarial y Gestión del
Conocimiento en la Empresa, IntEmpres 2008, organizados por el Instituto de Infor-
mación Científica y Tecnológica (IDICT) de Cuba, bajo el lema general: «Sociedad
del Conocimiento: Nuevos espacios para su construcción». Como viene siendo
habitual desde las últimas 4 convocatorias, el programa incluía además el IV Semi-
nario Internacional sobre Estudios Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
Tecnología «Gilberto Sotolongo Aguilar». Se cumplía este año el 20 aniversario del
primer congreso INFO, que se celebra cada dos años.
Como igualmente es tradicional, conjuntamente con el Congreso y el Taller se
organizó la Feria-exposición ExpoInfo2008, con 39 expositores de instituciones y
organizaciones cubanas y extranjeras de productos y servicios de información,
bibliotecas, etc.
En total se recibieron 231 trabajos (algunos no se presentaron por ausencia de los
ponentes), y 86 posters, que se dieron a conocer en sesiones previas.
En cuanto a los países participantes figura en primer lugar Cuba, y destacan,
México en segundo lugar, muy por encima de los siguientes países, Brasil, Argenti-
na y Colombia. España estuvo representada en 12 ponencias, aunque no se presen-
taron todas, con 21 autores firmantes, de los que sólo asistieron 6.
El programa del Congreso resultó excesivamente denso. El Taller IntEm-
pres2008 y el Seminario de Estudios Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
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NOTICIAS
Tecnología, se programaron para desarrollar 6 y 4 sesiones completas, respectiva-
mente, de ponencias y discusiones. El Foro sobre la Sociedad del Conocimiento
incluyó 5 sesiones completas de presentaciones. Además, se realizaron 4 Mesas
Redondas, 4 Comisiones y 4 Talleres satélites de media jornada cada uno. Hay que
mencionar también las presentaciones de los posters y las conferencias magistrales
pronunciadas en las sesiones de apertura y clausura del congreso.
El taller IntEmpres’2008 se desarrolló en 6 sesiones para presentaciones donde
se trataron los siguientes temas:
1. La gestión del conocimiento en la organización contemporánea.
2. Formación en inteligencia empresarial. Gestión de la información y gestión
del conocimiento.
3. Los recursos humanos y la inteligencia empresarial.
El Foro sobre la Sociedad del Conocimiento. Nuevos espacios para su construc-
ción, se dividió en las siguientes 5 sesiones:
1. Información para todos.
2. Alfabetización y cultura informacional. Brecha digital.
3. El profesional de la información dentro de la sociedad del conocimiento.
4. Políticas de información.
5. Papel de las bibliotecas y servicios de información en la Sociedad del Cono-
cimiento.
Las 4 Mesas Redondas se programaron con los siguientes contenidos:
1. Sociedad de la Información. Redes. Conocimientos emergentes e indicadores.
2. Una Web para todos.
3. Las redes científicas y su desarrollo en función del avance científico en los
países en vías de desarrollo.
4. Las bibliotecas y los bibliotecarios ante los retos de la globalización.
En las Comisiones se trataron los 4 temas siguientes:
1. Gestión de la Información y del Conocimiento.
2. Procesos, sistemas y servicios de información.
3. Sociedad del conocimiento.
4. Tecnologías de la información.
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NOTICIAS
Los 4 Talleres satélites convocados desarrollaron los siguientes contenidos:
1. Administración de recursos electrónicos en las bibliotecas.
2. Los archivos y los nuevos espacios en la sociedad del conocimiento.
3, Calidad en organizaciones de información.
4. Nueva forma de visualizar la gestión de bibliotecas. Cambiando perspectivas.
El IV Seminario sobre Estudios Cuantitativos y Cualitativos de la Ciencia y la
Tecnología, profesor Gilberto Sotolongo Aguilar, se programó en 4 sesiones, que se
resumen a continuación.
La primera sesión estuvo dedicada a los indicadores de ciencia y tecnología en la
Educación Superior. La conferencia inaugural la pronunció Balàzs Schelmmer, de
Bélgica, con el tema: «Los perfiles nacionales de la I+D en Cuba y otros países del
Caribe». Analizó indicadores de los últimos 12 años, poniendo de manifiesto las
barreras lingüísticas de la región, y la escasez de revistas nacionales en WoS, como
aspectos negativos, y destacando la mejora producida en la colaboración internacio-
nal.
En esta primera sesión se presentaron 8 ponencias con los siguientes contenidos:
1. Los comportamientos en la colaboración científica, según las bases de datos
locales de las universidades y su comparación con ISI.
2. La formación de un sistema integral institucional para la gestión de la ciencia
en las universidades, a partir de los CV de los universitarios, señalando los
problemas que plantea el sistema, como la normalización, etc.
3. La construcción de una red de estudios cienciométricos para la Educación
Superior, en colaboración con la Universidad de Granada, basado en datos de
Scopus.
4. El perfil de la actividad científica en las universidades españolas y su relación
con la riqueza regional, antigüedad de la universidad y multidisciplinariedad
de la misma.
5. Estudio del caso de la Universidad Autónoma de México y su lugar en los
ranking internacionales, y análisis de sus fortalezas y debilidades.
6. La visibilidad de la producción científica de la Universidad Autónoma de
México, a través de los sitios web y otros recursos informáticos.
7. La visibilidad de las universidades cubanas en Internet, en función del núme-
ro de enlaces en sitios web.
8. La investigación científica mexicana en Astronomía y su influencia en otros
países.
La segunda sesión se dedicó a los indicadores de patentes. La conferencia de
apertura estuvo a cargo de Wolfgang Glanzel, de Hungría, y versó sobre: «La nueva
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NOTICIAS
generación de indicadores bibliométricos para una evaluación comparativa del
impacto de las citas». Clasifica a las universidades según perfiles de publicación en
WoS, y destacó el problema de la normalización de instituciones.
En esta sesión se presentaron 4 trabajos que se resumen a continuación:
1. Producción tecnológica latinoamericana con mayor visibilidad internacional,
medida a través de las patentes de países latinoamericanos en USPTO.
2. Apropiación del conocimiento producido por los inventores de patentes
USPTO. Se manifestó que en América Latina se produce conocimiento
(patentes) pero no se tiene capacidad para apropiarlo, por lo que la región es
un dador de conocimiento para los países más desarrollados.
3. Análisis de redes y familias de patentes y su impacto en los estudios de vigi-
lancia tecnológica. Citas de patentes de USPTO, EPO y Japón
4. Presentación del software «ProIntec» para el tratamiento de de datos proce-
dentes de bases de datos de patentes.
La tercera sesión se dedicó a los estudios multidisciplinarios. Se presentaron 4
ponencias, que se relacionan a continuación:
1. Estudio de la investigación química en México a través de distintas bases de
datos.
2. Índices «h» sucesivos como nuevos indicadores de rendimiento científico
para evaluar instituciones científicas, utilizando los índices «g» y «a», como
indicadores complementarios.
3. Análisis del aumento de la colaboración científica en México, predominante
en química, y su relación con el contexto histórico y cultural.
4. Interfaces visuales para estudios métricos. Comparación de algoritmos según
características y facilidades de cada uno.
La cuarta sesión se dedicó a los estudios relacionados con el área de la Salud.
Tuvo como conferenciante a Michael Menou, de Francia, que presentó la conferen-
cia: «Intramis, una red internacional para mejorar los datos y mediciones en las
sociedades de la información». Manifestó que los datos que se manejan habitual-
mente en dicha materia son insuficientes y no reflejan los aspectos socioculturales
ni de género, además, se tiende a agregar datos heterogéneos y se construyen los
indicadores de forma arbitraria, debido a la ausencia de un marco teórico.
Se presentaron 4 ponencias con los temas siguientes:
1. Proyecto Scielo de Bireme, orientado a la investigación de los sistemas de
salud. Se puso de manifiesto la desvinculación existente entre los investiga-
dores y los médicos clínicos en los hospitales.
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2. Diseño de un modelo de comunicación científica en el área de la salud.
3. Producción científica sobre salud en la mujer, a través de Pubmed, indicando
la poca atención que se ha prestado a los mecanismos que influyen en la salud
de la mujer.
4. La mujer y la vigilancia en salud. Se manifiesta una gran desigualdad multi-
factorial bajo la perspectiva de género.
5. La Organización Mundial de la Salud y la tuberculosis, a partir de datos publi-
cados durante 50 años. Se mide la evolución temporal por temas.
Al finalizar este seminario se informó de que está en fase de creación una aso-
ciación latinoamericana y del Caribe para llevar a cabo conjuntamente estudios cuali
y cuantitativos de la ciencia.
Rosa Sancho
Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnología (IEDCYT antes
CINDOC)-CSIC
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